會議策劃（會議策劃方案）

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于會議策劃的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

• 1、如何策劃會議

• 2、會議策劃前期的準(zhǔn)備工作

• 3、會議策劃前期需要注意事項(xiàng)

• 4、會議活動策劃的具體要素

一、如何策劃會議

在工作當(dāng)中，我們經(jīng)常會開會，我們作為策劃者，應(yīng)該如何策劃好一個會議呢。今天小編就和你一起分享下。

第一，制定好一個詳細(xì)的會議計劃。只有做好好的會議計劃，才能讓會議有序的進(jìn)行，才能有條不紊的進(jìn)行，良好的計劃是一個會議成功的一半。

第二，在會議計劃中要考慮到各種因素，比如嘉賓，會議時間，用餐等等各種細(xì)節(jié)，只有做好細(xì)節(jié)才能讓整個工作比較順利。

第三，開始布置會場了，在會場放好話筒，放好鮮花，放好茶水，放好紙張和筆，等等各種物品，讓各個東西都放得非常有序。

第四，各個職責(zé)的人各司其職，各自做好自己的工作，出現(xiàn)情況及時的解決處理，領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時工作，也應(yīng)該及時的辦理，這樣能保障會議的進(jìn)行。

第五，做好后勤工作，定時給倒水，定時的打掃衛(wèi)生，并且能處理各種應(yīng)急事件，做好井井有條，讓會議比較順利的進(jìn)行。

第六，做好會議的記錄，這樣才能很好的歸檔，有利于給領(lǐng)導(dǎo)呈現(xiàn)出來，同時應(yīng)該根據(jù)會議就寫好個人的會議總結(jié)，總結(jié)自己的得與失。

第七，會議散場后，我們要做好會議后的工作，比如打掃衛(wèi)生，比如拿下橫幅，送一些嘉賓之類的工作。處理好這些雜事。

二、會議策劃前期的準(zhǔn)備工作

為了確保會議成功，必須在會議前做充分的準(zhǔn)備，會議成功的關(guān)鍵在于會議前的周密策劃。會議策劃的準(zhǔn)備工作是否充分，可以為會議策劃的成功奠定良好的基礎(chǔ)。為了使會議策劃成功，我們必須為會議策劃做好以下準(zhǔn)備工作。

1、會場的預(yù)約和布局根據(jù)會議級別和會議的具體情況，選擇會議地點(diǎn)并提前預(yù)約，安排會議地點(diǎn)的布局，精心設(shè)計所有細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備會議所需的所有設(shè)備，并提前放置在指定地點(diǎn)，同時還要提前調(diào)試好設(shè)備和彩排演練，以確保會議順利進(jìn)行。

2、會議資料的準(zhǔn)備根據(jù)會議的具體需求設(shè)計會議資料的風(fēng)格、內(nèi)容和圖案，并提前將會議資料送到會場。當(dāng)會議材料很多時，可以根據(jù)會議策劃安排會議材料的順序，最好將它們裝訂成冊編好碼，以供參與者閱讀。此外，如果有必要向參加者分發(fā)紀(jì)念品或禮品，則應(yīng)與會議資料一起準(zhǔn)備好并在會議資料袋中分發(fā)給參加者。

3、策劃會議基本流程在正式會議開始之前，通常會有介紹會議的總體流程，在正常情況下，如果沒有會議主持人，則由會議組織者介紹會議流程。策劃的會議通常分為工作報告階段、討論階段和工作安排階段。會議的基本流程將組織為正式文件，作為會議主持人的材料裝訂好，明白基本流程可以讓參與者更輕松地參加會議。

4、會議通知會議通知作為會議策劃的一部分顯然是必不可少的，如果是公司內(nèi)部會議，可以根據(jù)公司的通信系統(tǒng)通知與會人員，如果公司有外部合作伙伴，可以通過電話、短信或電子郵件的形式通知另一方，通知的內(nèi)容應(yīng)簡要說明會議議程、與會人員、會議時間、會議地點(diǎn)等，并盡量簡明扼要。

會議策劃的準(zhǔn)備工作還包括會議的發(fā)起、會議議程的擬定以及與會議策劃前期準(zhǔn)備工作有關(guān)的一些技術(shù)問題。

三、會議策劃前期需要注意事項(xiàng)

經(jīng)常舉辦會議的朋友們，經(jīng)常在苦惱會議舉辦前期的工作如何安排妥當(dāng)？需要注意哪一些重要事項(xiàng)？星界會務(wù)通過經(jīng)驗(yàn)來給大家說說：會議策劃前期應(yīng)當(dāng)注意哪些方面？

星界會務(wù)一直專注于推動會務(wù)產(chǎn)品和會務(wù)服務(wù)的系統(tǒng)化和市場透明化，提供全球各國會議場地、舞臺搭建、燈光音響、禮儀模特、嘉賓出席（專家、學(xué)者、政要及企業(yè)名流等）、演繹節(jié)目、租車服務(wù)、周邊旅游以及會務(wù)承辦公司等全流程會務(wù)服務(wù)，致力于打造全球一體化的會務(wù)資源國際服務(wù)平臺。

會議策劃醞釀期間注意事項(xiàng)：

  會議策劃一、及早動手。通常一個大型國際會議的構(gòu)思、醞釀和策劃一年前就要開始。策劃是個漸進(jìn)的過程。在構(gòu)思和醞釀階段中，策劃的雛形實(shí)際上也在形成，只是待籌備進(jìn)行到一定階段時，人們要求看到工作設(shè)想和實(shí)施方案，正式的策劃才破繭而出。經(jīng)驗(yàn)表明，策劃宜早不宜遲，原因是需留出討論、修改和審批的充分時間。

會議策劃二、全面考慮。國際會議的準(zhǔn)備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時疏漏在將來造成損失。如會議主題選擇不當(dāng)就可能使會議談不起來；如時間選擇不當(dāng)，正值寒冬或酷暑，就會使與會者叫苦不迭；如會場未選合適，會議服務(wù)跟不上來，就會使會議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應(yīng)對策劃者求全責(zé)備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關(guān)鍵環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)大的閃失。

會議策劃三、訂出落實(shí)的時間表。為了保證策劃能按時實(shí)施，必須訂出各階段任務(wù)的具體落實(shí)時間表。這一時間表是督促檢查的依據(jù)，也是掌握進(jìn)度，調(diào)整快慢的準(zhǔn)繩。

下面是確定時間后會議策劃注意事項(xiàng)：

一、會議資料準(zhǔn)備注意事項(xiàng)

1、在具備條件的前提下將參會人員的資料按每人次準(zhǔn)備好，注意區(qū)分參會人員的角色（如分成會議主持、參會領(lǐng)導(dǎo)、參會普通人員），資料按照人員角色分別準(zhǔn)備。

2、會議資料較多時，需要按照會議議程將會議資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。

3、當(dāng)參會各人員因角色不同需要不同的資料時，應(yīng)當(dāng)按照人員或單位將資料以文件袋裝好標(biāo)注資料歸屬人員或單位，方便參會人員領(lǐng)取。

4、若需要給參會人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品等，應(yīng)當(dāng)與會議資料一同準(zhǔn)備好，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會人員。

二、會議通知注意事項(xiàng)

會議通知分為：口頭通知和書面通知

口頭通知只適用于參會人員較少的非正式會議

書面會議通知需注意以下幾點(diǎn)：

1、正式的書面會議通知應(yīng)包含：簡要的會議議程說明、參會人員、會議時間、會議地點(diǎn)等。

2、書面會議通知應(yīng)通過正式途徑發(fā)送給參會人員，如邀請函、電子郵箱等，如有必要可另行電話通知參會人員。

三、會議議程安排注意事項(xiàng)

1、正式會議開始時一般需要介紹會議整體流程，將會議分為幾項(xiàng)內(nèi)容，如工作匯報階段、討論階段、工作安排階段等。會議流程介紹需要整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好，一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程。

2、安排會議議程時應(yīng)考慮到會議時間，盡量將會議時段安排在正常工作時段內(nèi)，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的會議或者占用中晚餐時間的會議需要考慮是否安排餐宿問題。

四、會場布置注意事項(xiàng)

1、正式會議的會場應(yīng)提前安排好，并在書面會議通知中告知參會人員。

2、正式會議一般需要安排好參會人員的坐席并準(zhǔn)備好參會人員的銘牌，在會議開始前排好坐席及銘牌。

3、對于安排好坐席的會場，應(yīng)提前將會議資料袋擺放在坐席上。 

4、需要用到視頻放映或者開視頻會議時，要調(diào)試好會場的投影儀、調(diào)音臺、幕布、麥克風(fēng)等器械。

5、注意各項(xiàng)會場的環(huán)境因素，例如溫度、燈光等，按照實(shí)際情況調(diào)整好。 

6、會議組織人員應(yīng)準(zhǔn)備好各項(xiàng)會議記錄工具，如相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等，以便于在會后做好會議總結(jié)工作。

五、現(xiàn)場簽到注意事項(xiàng)

1、會議開始前在會場入口處設(shè)立接待處，準(zhǔn)備好簽到表，對參會人員簽到。

2、禮儀小姐應(yīng)做好貴賓的簽到及指引工作。

通過以上的幾點(diǎn)我們對于會議策劃醞釀到確定及前期會議策劃的注意事項(xiàng)，感謝大家關(guān)注星界會務(wù)，一個專業(yè)專注會務(wù)舉辦，一站式舉辦各大中型會務(wù)舉辦服務(wù)提供商！

四、會議活動策劃的具體要素

會議活動策劃是一個非常豐富的概念，任何微小的遺漏都會給活動的結(jié)果帶來不可預(yù)測的風(fēng)險。那么，如何為成功的會議活動做準(zhǔn)備？會議活動策劃的要素是什么？實(shí)際上，會議活動的計策劃遠(yuǎn)非如此簡單，是一個內(nèi)容非常豐富的概念，并且是確保會議活動成功的前提。

1、會議活動目的制定會議活動目的需要對傳播主題進(jìn)行準(zhǔn)確的分析。因此，在策劃會議活動之前，有必要診斷企業(yè)形象的現(xiàn)狀，以便為選定的活動目標(biāo)和方法提供依據(jù)。一般而言，會議活動的目標(biāo)應(yīng)服從建立企業(yè)形象的總體目標(biāo)，會議活動的目標(biāo)應(yīng)明確、具體、可行和可操作。確定目的意味著知道如何選擇最接近、最安全的道路。

2、會議活動主題會議活動的主題是會議活動內(nèi)容的高級別摘要，并且在整個會議活動中起著指導(dǎo)作用。主題設(shè)計是否出色和恰當(dāng)對會議活動的有效性有很大影響。這個被提取出來的主題具有獨(dú)特性、關(guān)聯(lián)性且易于傳播，它可以輕松地將活動推向高潮，即使隨著時間的流逝，仍然鮮活。表達(dá)主題的方式有很多種，可以是口號、聲明或表白。會議活動的主題設(shè)計看起來很簡單，但并不容易。一個好的活動主題設(shè)計需要考慮會議活動目標(biāo)、會議信息的特征以及會議的公眾心理。

3、參加會議活動對象參加會議活動對象是指分析和定位目標(biāo)受眾，針對不同的目標(biāo)客戶，會議活動以不同的方式進(jìn)行。因此，只有確定了目標(biāo)客戶后才能制定有效的會議活動策劃。經(jīng)濟(jì)條件、生活習(xí)慣、價值觀、興趣要求等方面的差異將導(dǎo)致目標(biāo)客戶群體呈現(xiàn)出不同的特征。簡而言之，對目標(biāo)客戶群的理解越透徹，公關(guān)目標(biāo)就越有針對性，實(shí)施效果就越好。會議活動的策劃不是一項(xiàng)單一的工作，而是計劃性的過程，以創(chuàng)造性的方式解決復(fù)雜和特定的問題，當(dāng)然，所有這些過程都需要強(qiáng)大的執(zhí)行力，否則之前所做的所有努力都是徒勞的。

以上就是小編對于會議策劃問題和相關(guān)問題的解答了，如有更多相關(guān)問題，可撥打網(wǎng)站上的電話，或添加微信。

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