會議服務流程及標準（會議服務的主要內(nèi)容）

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于會議服務流程及標準的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

• 1、會議流程要怎么寫？

• 2、求一份具體的會議流程安排

• 3、酒店會議服務禮儀的特點

• 4、什么是會議服務？會議服務是什么？會議服務干什么？

一、會議流程要怎么寫？

1、邀請與會者

(1)考慮與會者在一個小組中如何工作。

(2)排定會議時間要考慮旅行時間。

(3)如果有人不能出席，就重新安排會議。

(4)議程的每個項目旁列出發(fā)言者的姓名。

2、編排議程

避免在情緒低落時段開會。

保證將議程的任何改變都通知會議主席。

議程應盡可能簡短，試將議程限于一頁紙。

盡早討論最重要的問題，此時與會者最精神。

3、構(gòu)想議程

議程應包括會議日期、時間、地點和目的等細節(jié)。

目的明確。

全體與會者需要確切知道會議對他們的要求。

把類似的議題放在一起，分配給每一項議程的時間應體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序。

無人會介意提早結(jié)束會議，但是會議超過預定時間會令人不快。

4、分發(fā)議程（議程草案和最終議程）

決定需要在會上提出的問題。

將議程初稿發(fā)給全體與會者，征求他們關(guān)于項目的建議。

將建議匯總到下一草案中。

重新在全體與會者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。

5、確定地點

不同類型的會議需要不同的會議場所，正確選擇會議場所才能達到最佳的會議效果。

6、安排座位

會議的管理者應該根據(jù)不同的會議目的采取不同的座位安排方式。

一對一形式。這種安排座位的形式適用于小型會議。

在召開正式會議的時候，會議安排者應該根據(jù)與會者的級別和商務禮儀的規(guī)范分別安排就座。例如，如果會議室的桌子是長條型的，那么短邊最靠里的位置是最尊貴的位置，應該把最重要的與會者安排在此位置上。一般會讓老總坐在這個位置上，秘書一定要安排在老總的右手邊。

運用策略安排座位

會議主席的位置決定了其他座位的意義。一個會議里往往會有幾種人，有支持者，有反對者，還有觀望者。合理安排這三種人的座位，可以幫助達到會議的目的。

對于有爭議的會議，盡量避免安排觀點相反和觀點相近的人相鄰而座，還可根據(jù)你了解和分析的與會人對所要討論問題的觀點規(guī)劃座位。此外，與與會者會議中的目光接觸也很重要，誰與誰會進行正面目光接觸，就相應安排他們相對而坐。

7、會議用品

會前應檢查會議場所相關(guān)用品是否準備妥當，它們包括：

茶具；休息室、吸煙處；停車位；資料；通訊設備；書寫用品

參考資料來源：百度百科-會議的流程管理

二、求一份具體的會議流程安排

會議流程一般如下：第一、確定會議主題第二、確定會議具體內(nèi)容第三、確定參會人員第四、確定會議時間第五、確定會議地點我們要按照會議人數(shù)和時間，安排會議室，既要滿足大小需求，又不能和其他活動沖突。第六、下發(fā)會議通知將以上內(nèi)容按照通知撰寫格式，就可以寫成一個會議通知了。當然會議通知還要加上一些要求和說明，例如關(guān)于請假或者關(guān)于著裝等。第七、會前準備按照時間，準備各項會議材料，包括安排人員撰寫、印刷。確定參會人員的行程，是否能夠按時到會。準備桌簽，安排桌次，并形成會議指南。擺放茶水、紙筆等。第八、召開會議會議一般由主持人主持，按照秩序發(fā)言，討論，記錄員做好記錄。注意提前準備好主持詞，并擺放到位。辦好一個會議的基本流程第九、結(jié)束會議會議結(jié)束后，要回收相關(guān)資料，恢復會議室，結(jié)算費用，并由相關(guān)人員形成會議紀要，安排工作跟蹤。整個會議結(jié)束。

三、酒店會議服務禮儀的特點

酒店會議服務禮儀是酒店會議服務人員在會議上服務客戶的一種 方法 ，酒店會議服務禮儀一般是客戶在酒店開會員工的服務標準，目的是對會議服務人員行為有規(guī)范，給客戶一個良好的服務標準，讓客戶有一個好心情，給客戶留下一個好印象。那么，大家知道酒店會議服務禮儀有什么特點嗎？以下是我為大家整理的關(guān)于酒店會議服務禮儀的特點，供大家參考!

一、酒店會議服務禮儀的特點

(一)規(guī)范性

1、布置規(guī)范：具體體現(xiàn)在座次擺放、鮮花擺放、便箋擺放、茶杯擺放等方面均應按禮儀規(guī)范布置，體現(xiàn)禮賓次序及會議檔次。

2、程序規(guī)范：具體體現(xiàn)為會議服務的各項程序、流程都是事先確定、事先計劃的，重要的部分還要通過主辦方反復審核。接待服務中，對禮儀服務人員應進行分工。接站、簽到、引領等各個環(huán)節(jié)都有規(guī)范安排，并根據(jù) 經(jīng)驗 以及主辦方的要求提供了相應的預案。這樣才能做到會議服務中忙而不亂。

(二)靈活性

1、會議服務雖是按計劃進行，各項流程都有條不紊，但也會常常出現(xiàn)一些突發(fā)情況：如臨時有電話或有事相告參會人員，工作人員應走到其人身邊，輕聲轉(zhuǎn)告;如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知、避免工作人員在臺上頻繁走動和耳語而分散他人注意力，影響會議效果;若會場上因工作不當發(fā)生差錯，工作人員應不動聲色，盡快處理，不能驚動其他人，更不能慌慌張張、來回奔跑以免影響會議氣氛和正常秩序。

2、注意調(diào)整會議室的溫度、濕度，創(chuàng)造一個舒適的環(huán)境。會議廳中的溫度，夏天一般宜控制在24℃一25℃，冬天在20℃一22℃之間為宜。

(三)時間性

1、一般會議的時間性很強，都強調(diào)準時開始，準時結(jié)束。由此制定的服務方案也應體現(xiàn)出這樣的特點。以時間段來劃分接待方案，保證專人定時服務到位。

2、一方面強調(diào)會議的時間性，一方面又要對會議的延時、會議的改期做各種相應的預案;與此同時，會議前的準備工作也應根據(jù)時間計劃準時優(yōu)質(zhì)完成，如會議資料的準備、會議場所的布置、會議設備的調(diào)試等。如果該完成的時間內(nèi)沒有完成，則勢必給會議服務工作帶來不便。

二、酒店會議服務禮儀流程

1.會前準備工作

會前準備是工作中的重要環(huán)節(jié)，目的在于使會議服務人員做好充分的思想準備和完善的物質(zhì)準備。

(1)了解會議基本情況。服務員接到召開會議的通知單后，首先要拳握以下情況：出席會議的人數(shù);會議類型、名稱;主辦單位;會議日程安排;會議的賓主身份;會議標準;會議的特殊要求及與會者的風俗習慣。

(2)調(diào)配人員、分工負責。會前，主管人員或經(jīng)理要向參加會議服務的所有人員介紹會議基本愔況，說明服務中的要求和注意軎項，進行明確分工。使所有服務員都清楚地知道工作的整睞安排和自己所負責的工作，按照分工，各自進行準備工作。

2.會議服務程序

會議開始前30分鐘，服務員要各就其位準備迎接會議賓客。如果與會者是住在本旅店的客人，只需在會議室 入口處設迎賓員;如果與會者不在此住宿，還應在本店大廳門口處設迎賓員歡迎賓客，并為客人引路。

(1)賓客到來時，服務員要精神飽滿、熱情禮貌地站在會議廳(室)的入口處迎接客人配合會務組人員的 工作，請賓客簽到、發(fā)放資料、引領賓客就坐。然后送上香巾、荼水。

(2)會議進行中間適時續(xù)水。服務動作要輕、穩(wěn)，按上荼服務規(guī)范進行。

(3)會議過程中，服務員要精神集中，注意觀察與會者有無服務要求。

(4)會議如設有主席臺，應有專人負責主席臺的服務。在主講人發(fā)言時，服務員要隨時為其添茶續(xù)水、送香巾等。

(5)會議結(jié)束時，服務員要及時提醒客人帶好自己的東西。

3.用餐時員工服務禮儀

客人用餐時先要向客人表示間候，把餐單遞送給客人，請求客人點餐。

客人點餐時要主動介紹酒店的特色食物和飲品

4.會議結(jié)束

(1)賓客全部離開會場后，服務員要檢査會場有無客人造忘的物品。如發(fā)現(xiàn)賓客的遺留物品要及時與會務組 聯(lián)系，盡快轉(zhuǎn)交失主。

(2)漼理會場要不留死角，特別留意有無未煩滅的煙頭，避免留下軎故隱患。

(3)清掃衛(wèi)生，桌椅歸位，敝下會議所用之物，分類碼砍整齊。關(guān)閉電源、關(guān)好□窗，再巡視一遍，確認無 誤后撤出鎖門。

4.服務中的注意軎項

(1)如賓客表示會議期間不用服務時，服務員要在會場外面值班，以備客人需要代辦其他事務。

(2)會議進行中，如果有電話找人，服務員應間清被找人的單位、姓名，然后很有禮貌地通知被找客人，如果不認識要找的人，應通過會務組人員去找。絕不可以在會場高喊賓客姓名。

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四、什么是會議服務？會議服務是什么？會議服務干什么？

會議服務是指會場有一些從事現(xiàn)場服務的工作人員，通常被稱為“會議官員”（conference officers）。這些人員要通曉外語，熟悉國際會議的程序，一般都經(jīng)過培訓。他（她）們似乎做的都是一些具體服務工作，但卻是保證會議順利進行不可缺少的環(huán)節(jié)。國際機構(gòu)的常設秘書處還設有專門負責會議服務（conference service）的部門，對會議官員有一整套嚴格的要求。

目錄

服務的范圍服務的流程工作的程序會議服務禮儀編輯本段服務的范圍一、會議開始前，負責與會人員的注冊登記，包括簽到和領取代表證件、會議文件及紀念品等；二、每次會議開始前，在進門處檢查與會人員證件；會議開始后，將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室，將會議廳室的大門關(guān)上；三、迎接嘉賓，引導代表等至指定席位；四、記錄會議的進行過程及代表的發(fā)言內(nèi)容；五、對要求發(fā)言的代表進行登記，及時將名單按報名先后順序送交會議主持人或會議秘書。注意記錄下代表的姓名，所代表的國家或機構(gòu)及發(fā)言順序的先后要求。有的代表要求靠前安排發(fā)言時間，有的要求靠后，有的要求居中，有的不提要求。六、在場內(nèi)分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發(fā)言稿通常在該代表發(fā)言期間分發(fā)，如稿件未到，可在主持人發(fā)言小結(jié)時分發(fā)，或在下次會議開始前分發(fā)。為保證記錄的準確性，如代表系臨時發(fā)言且有手稿，可在其發(fā)言后向其暫借，復制后隨即退還；七、隨時準備提供必要的會議文件及有關(guān)資料，供討論時參閱；八、每次會議開始前檢查燈光、室溫、衛(wèi)生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、（主持人用）木槌、投影設備等是否均已符合要求；九、接聽緊急電話并通知所要求的通話人。會議廳室內(nèi)的電話機通常只閃光而無鈴聲。秘書接話應輕聲。其他人員應在會議廳室外的分機接話，以免干擾會場。十、會議服務負責人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛(wèi)、電工等是否均已到位；各種設施如電力、空調(diào)、音響、通風、同聲傳譯等是否均已通暢待用。十一、會議服務流程編輯本段服務的流程一般而言，作為專業(yè)的會議服務公司，對于會議服務流程的把握應該更專業(yè)更到位，會議服務流程大多經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)：1、策劃 作為專業(yè)的會展代理公司，我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨浮⒄姓蛊髣?、會議回執(zhí)等等。2、咨詢 在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點提出自己的預案供選擇——譬如在預算范圍內(nèi)最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。3、考察 如果您認為溝通后可以相信我們，那么我們可以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频辍h場地、環(huán)境、交通車輛及會展設備細節(jié)等等，并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內(nèi)容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。4、確定 這個時間需要的是耐心與細致——我們得一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權(quán)利、義務與責任，并簽署相關(guān)服務協(xié)議。5、執(zhí)行 嚴格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。6、結(jié)算 雙方財務人員認真核對各類單據(jù)，嚴格按照協(xié)議執(zhí)行核算。編輯本段工作的程序1、領受任務：會議名稱→會議性質(zhì)→與會人數(shù)→會議期限→會議休息時間表→會議活動范圍 →準備內(nèi)容 →注意事項。2、會前準備：會標→音響→主席臺→茶具飲品→登記臺→簽到薄→休息安排→服務員配備→會場清潔 →接手紀念品、禮品（發(fā)放）→會場指示牌 →禮儀演習彩排3、會前檢查根據(jù)表格列項檢查、設備設施、會議物品4、引領登記：準備大廳指示牌→引領員→電梯引領員→會場引領員→指示牌→登記根據(jù)請柬、門票等發(fā)放紀念品5、會場服務：主席臺香巾、飲品服務、果盤、會場貴賓飲品、香檳服務→會場秩序維持服務（清理閑雜人員）→清潔服務→委托代辦服務→出會場的引領服務（先生，請問需要幫助嗎）→應急情況處理（火災疏散、禁坐電梯、失竊、當事人詢問筆錄、相關(guān)人詢問筆錄、停電、溢水、電梯停機、急癥救護）6、會后清理：撤會議物品→桌椅→餐具→清理與會人員遺留物并登記→清潔會場→撤出帶入會場物品→查對清理紀念品、禮品→檢查清理情況→關(guān)閉動力電器設備→服務人員撤出，鎖閉會議廳7、匯報總結(jié)：向主辦方主辦人員匯報會議情況，遺留物品，剩余禮品，征求意見，說明情況→會后總結(jié)專題會（部門經(jīng)理，會議服務人員參加）編輯本段會議服務禮儀一、 服務人員（一） 儀容儀表1、 著裝統(tǒng)一整潔，佩帶服務標志，不穿拖鞋、響釘鞋。2、 服務人員長發(fā)不遮眼，后發(fā)不披肩。要求化淡裝，不濃妝艷抹，不佩帶首飾。3、 坐站規(guī)范端莊，不翹腿。（二） 語言1、 語調(diào)溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范。2、 語言文明禮貌，適時運用“您好”、“您請用”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“沒關(guān)系”等禮貌用語。3、 對服務對象主動打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語，不大聲喧嘩。（三） 態(tài)度1、 敬業(yè)、勤業(yè)、樂業(yè)，精神飽滿，彬彬有禮。2、 微笑服務，態(tài)度誠懇、熱情、周到。3、 工作差錯失誤及時糾正并當面賠禮道歉。4、 解釋問題有禮有節(jié)。5、 想服務對象之所想，急服務對象之所急，盡服務對象之所需。（四） 紀律1、 上班前不飲酒，不吃異味食品。2、 不準擅自脫崗、漏崗，不在服務場所使用電話。3、 服務過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。4、 嚴格遵守職業(yè)道德。（五）服務衛(wèi)生1、 工作服固定，整潔干凈。2、 定期體檢，健康合格，持證上崗。3、 勤理發(fā)洗手，勤修指甲。4、 用品、用具分類保管,及時清洗、消毒，擺放整齊；領導房間的床上用品要及時更換、清洗。二、會前服務（一）根據(jù)會議主辦單位的要求，明確會議服務要求，并提前落實會議場所及會場主席臺、發(fā)言席、話筒、簽到席、橫幅（會標）、背景音樂、鮮花擺放、領導休息室等，并提前檢測、檢查音響、話筒等設備及會議各項要求的落實情況。（二）及時做好會場衛(wèi)生，整理打掃桌面、抽屜、座椅、地面、門窗等，檢查服務箱用品、面巾紙、洗手液配備情況。（三）在會場入口醒目位置安放會議指示牌，室內(nèi)座位牌擺放整齊。（四）會議服務人員應提前1小時進入會場，檢查會場整體效果，確保各項準備工作到位，并備好茶水，打開音響。播放輕音樂，同時打開安全門、照明燈及通道門，做好引導工作。如需使用空調(diào)，提前半小時開啟。三、會中服務（一）會議服務人員在與會人員入場前，應站立在會議廳門口兩側(cè)，有禮貌地向賓客點頭致意，并說“早上（上午、下午、晚上）好”或“歡迎光臨”等文明用語。同時對已入座的客人，及時遞上茶水、濕巾，茶水量一般控制在8分。上茶水時應遵循從左至右的原則，從賓客翼側(cè)依次加水，原則上每20分鐘添加茶水一次。（二）會議服務人員時刻注意觀察和隨聽音響設備運行狀況。注意會場情況及室內(nèi)溫度，發(fā)現(xiàn)問題及時報告和處理。四、會后服務（一）會議結(jié)束時，服務人員應及時打開通道門，站立兩側(cè)，禮貌送客，向客人微笑點頭，并說“慢走、再見”。會后及時做好會場清理工作。若發(fā)現(xiàn)客人遺留物品迅速與有關(guān)單位聯(lián)系。（二）會議服務結(jié)束后，服務主管人員應主動及時填寫《會議服務意見單》征求會議主辦單位的意見，以總結(jié)工作，改進服務，意見單計入年終考核范圍。（三）嚴格做好保密工作，不詢問、議論、外傳會議內(nèi)容和領導講話內(nèi)容，不帶無關(guān)人員進入工作間。

以上就是小編對于會議服務流程及標準問題和相關(guān)問題的解答了，如有更多相關(guān)問題，可撥打網(wǎng)站上的電話，或添加微信。

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