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制作公文(制作公文的目的和要求一般是由什么確定的)
大家好!今天讓創(chuàng)意嶺的小編來(lái)大家介紹下關(guān)于制作公文的問(wèn)題,以下是小編對(duì)此問(wèn)題的歸納整理,讓我們一起來(lái)看看吧。
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本文目錄:
怎樣用Word制作標(biāo)準(zhǔn)格式公文操作實(shí)例
下面,我們就以山東電建二公司《關(guān)于表彰2006
年投產(chǎn)機(jī)組突破
500
萬(wàn)千瓦功臣集
體和功臣個(gè)人的決定》
這份公文為例,
展示一下用
word
制作標(biāo)準(zhǔn)格式公文的全過(guò)程。
(一)頁(yè)面設(shè)置——
1.
新建一個(gè)
word
文檔,單擊“文件”→“頁(yè)面設(shè)置”,打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框,
選擇“紙張”選項(xiàng)卡,把紙張大小設(shè)置為
A4
;
2.
選擇“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡,
首先在“頁(yè)碼范圍”設(shè)置欄的下拉選項(xiàng)中選擇“對(duì)稱頁(yè)
邊距”,然后在“方向”設(shè)置欄中選擇“縱向”,然后在“頁(yè)邊距”設(shè)置欄中設(shè)置上
37mm
,下
35mm
,內(nèi)
28mm
,外
26mm
。最后點(diǎn)“確定”。
(二)制作發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)——
1.
在文檔的第一行輸入一個(gè)回車符,
并把這個(gè)回車符的大小和行距都設(shè)置為
71
磅,
即
25mm
。
2.
在文檔的第二行輸入“山東電建二公司文件”,并使之居中排列。選擇這行字,
對(duì)它進(jìn)行格式設(shè)置:點(diǎn)擊“格式”→“字體”,選擇“字體”選項(xiàng)卡,在“中文字體”
選擇框中,
選擇“小標(biāo)宋”
(如果電腦中沒(méi)有,
可以從網(wǎng)上下載安裝,
或者用宋體代替)
,
在“字形”選擇框中選擇“常規(guī)”,在“字號(hào)”選擇框中直接輸入“62”,即單個(gè)字的
寬和高都是
62
磅,
也就是
22mm
,
在“字體顏色”選擇框中選擇紅色;
選擇“字符間距”
選項(xiàng)卡,
在“縮放”選擇框中選擇“68%”,
使單個(gè)字的寬度縮小為高度的
68%
,
即
15mm
。
點(diǎn)擊“確定”,完成發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的制作。
3.
選中第二行,把第二行的行距設(shè)置成固定值“62
磅”,單擊確定。
(三)確定并標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)——
1.
在文檔的第三行和第四行分別輸入大小為
3
號(hào)字的回車符,
并把這兩行的行距都
設(shè)置成“固定值”“16
磅”,即
3
號(hào)字的高度值,這樣就根據(jù)《格式》的要求,在發(fā)文
機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下面空出了兩行的位置。
2.
根據(jù)公文內(nèi)容擬定發(fā)文字號(hào),比如“魯電〔
2006
〕
26
號(hào)”,用
3
號(hào)仿宋體字居中
排布在文檔的第五行。
3.
選中第五行,并把第五行的行距設(shè)置成“固定值”“16
磅”。
(四)標(biāo)注紅色反線——
1.
在文檔的第六行,輸入一個(gè)大小為
11
磅即約
4mm
的回車符;
2.
選中第六行,并把第六行的行距設(shè)置為“固定值”“11
磅”。
3.
在第六行回車符的下面插入一條長(zhǎng)度為
156mm
寬度為
1mm
的紅色反線:
單擊“*<*r>
入”→“圖片”→“自選圖形”,打開“自選圖形”工具欄,選擇直線工具,在第六行
的下面畫一條與版心同寬的橫線→雙擊橫線,打開“設(shè)置自選圖形格式”對(duì)話框,選擇
“顏色與線條”選項(xiàng)卡,設(shè)置線條顏色為“紅色”,線條虛實(shí)為“實(shí)線”,線條粗細(xì)為
“2.8
磅”,即
1mm
。單擊“確定”,完成線條格式設(shè)置。
(五)設(shè)置標(biāo)題——
1.
在文檔的第七行和第八行分別輸入一個(gè)
3
號(hào)字大小的回車符,
并把這兩行的行距
都設(shè)置成“固定值”“16
磅”;
2.
在文檔的第九行和第十行輸入公文的標(biāo)題,(因?yàn)樵摴臉?biāo)題較長(zhǎng),需占用兩行
的位置)并設(shè)置成
2
號(hào)小標(biāo)宋,居中排布。同時(shí),把兩行的行距設(shè)置成“固定值”“33
磅”。因?yàn)?br/>2
號(hào)字的高度是
22
磅,把行距設(shè)置成
33
磅,就是使用了
0.5
倍行距,從視
覺(jué)效果上看比較美觀。
(六)設(shè)置主送機(jī)關(guān)——
1.
在文檔的第十一行輸入一個(gè)
3
號(hào)字大小的回車符,
并把這一行的行距設(shè)置成“固
定值”“16
磅”;
2.
在文檔的第十二行輸入主送機(jī)關(guān)名稱,
并設(shè)置成
3
號(hào)仿宋體,
居左
頂格排布,后標(biāo)全角冒號(hào)。
/
考·試·大
/
然后,把這一行的行距設(shè)置成“固定值”“16
磅”;
(七)設(shè)置正文——
1.
自文檔的第十三行起,輸入公文的正文,每自然段首行左空
2
字,回行頂格。
2.
輸入完畢后,選擇全部正文,設(shè)置成
3
號(hào)仿宋體字,行距為“固定值”“28.8”
磅。根據(jù)公文格式標(biāo)準(zhǔn)一般情況下正文每頁(yè)排
22
行,每行排
28
個(gè)字的要求,正文的行
距應(yīng)該設(shè)置為
28.8
磅。
(八)設(shè)置成文日期——
成文日期的標(biāo)注位置需要經(jīng)過(guò)計(jì)算。對(duì)于單一機(jī)關(guān)發(fā)文來(lái)說(shuō),成文日期的標(biāo)注位置
應(yīng)該滿足加蓋印章時(shí)“印章上距正文
2mm
~
4mm
,
下壓成文日期”的要求。
由于一般機(jī)關(guān)
或者企事業(yè)單位的印章直徑都是
45mm
,加上與正文的距離
2mm
~
4mm
,這就要求成文日
期的下邊緣與正文最后一行的下邊緣之間的垂直距離保持在
47mm
~
49mm
之間。這個(gè)距
離減去成文日期字符本身的高度
16
磅,
即
5.6mm
,
則需要在正文的最后一行與成文日期
之間空出一個(gè)
41.4mm
~
43.4mm
的距離,換算成磅值,就是
117
磅~
123
磅。因此:
1.
在正文最后一行的下面輸入一個(gè)高度為
117
磅~
123
磅的回車符,然后把這一行
的行距設(shè)置為與回車符高度相等的“固定值”;
2.
在空行的下面輸入成文日期,并設(shè)置成
3
號(hào)仿宋體字,采用右對(duì)齊方式;
3.
把光標(biāo)放在成文日期的最后,連續(xù)輸入
8
個(gè)空格,以滿足《格式》中單一機(jī)關(guān)發(fā)
文成文日期“右空
4
字”的要求。
(九)設(shè)置印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期——
把光標(biāo)放在公文末頁(yè)的最后一行,輸入印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期,并設(shè)置成
3
號(hào)仿宋體
字,印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字居左,印發(fā)時(shí)間右空一字居右。印發(fā)時(shí)間使用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
比如輸入印發(fā)機(jī)關(guān)“山東電建二公司辦公室”,“2006
年
12
月
31
日印發(fā)”。
(十)標(biāo)注主題詞——
1.
根據(jù)公文的標(biāo)題、正文,結(jié)合本單位的主題詞表,確定公文的主題詞。比如本公
文的主題詞可確定為“人事”、“表彰”、“決定”;
2.
把光標(biāo)放在公文莫頁(yè)的倒數(shù)第二行,用黑體字居左頂格輸入“主題詞”三個(gè)字,
后標(biāo)全角冒號(hào);
3.
在全角冒號(hào)的后面,用
3
號(hào)小標(biāo)宋體字輸入“人事”、“表彰”、“決定”這三
個(gè)主題詞,
/
考·試·大
/
每?jī)蓚€(gè)主題詞之間輸入兩個(gè)空格,即空
1
個(gè)字的位置。
(十一)標(biāo)注版記間隔線——
單擊“插入”→“圖片”→“自選圖形”,打開“自選圖形”工具欄,選擇直線工
具,
在“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間”行和“主題詞”行的下面各劃一條與版心同寬的橫線→
雙擊橫線,打開“設(shè)置自選圖形格式”對(duì)話框,選擇線條虛實(shí)為“實(shí)線”,線條粗細(xì)為
“2.8
磅”,即
1mm
。單擊“確定”,完成線條格式設(shè)置。
(十二)標(biāo)注頁(yè)碼——
1.
標(biāo)注單頁(yè)頁(yè)碼:?jiǎn)螕簟安迦搿薄拔谋究颉薄皺M排”,在單頁(yè)頁(yè)面的下頁(yè)邊畫
一個(gè)與版心同寬的文本框,雙擊文本框,打開雙擊文本框的邊框,打開“設(shè)置文本框格
式”對(duì)話框,
選擇“顏色與線條”選項(xiàng)卡,
把文本框的線條顏色設(shè)置成“無(wú)線條顏色”,
單擊“確定”;然后,依次在文本框中插入特殊符號(hào)“—”→輸入單頁(yè)碼如“1”→*<*r>入特殊符號(hào)“—”→輸入兩個(gè)空格,選中該行,設(shè)置成白體(
Tahoma
)
4
號(hào)字,行距
40
磅,即約
14mm
,右對(duì)齊,這樣就滿足了一字線距版心下邊緣
7mm
,單頁(yè)碼居右空一字的
要求。
2.
標(biāo)注雙頁(yè)頁(yè)碼:?jiǎn)螕簟安迦搿薄拔谋究颉薄皺M排”,在雙頁(yè)頁(yè)面的下頁(yè)邊
畫一個(gè)與版心同寬的文本框,雙擊文本框,打開雙擊文本框的邊框,打開“設(shè)置文本框
格式”對(duì)話框,選擇“顏色與線條”選項(xiàng)卡,把文本框的線條顏色設(shè)置成“無(wú)線條顏
色”,單擊“確定”;然后依次在文本框中輸入兩個(gè)空格→插入特殊符號(hào)“—”→輸入
雙頁(yè)碼如“2”→插入特殊符號(hào)“—”,選中該行,設(shè)置成白體(
Tahoma
)
4
號(hào)字,行距
40
磅,即約
14mm
,左對(duì)齊,這樣就滿足了一字線距版心下邊緣
7mm
,雙頁(yè)碼居左空一字
的要求。
到此為止,如附圖所示,一份漂亮的公文就設(shè)計(jì)完成了,剩下的工作就是打印、裝
訂和蓋章了
如何用word編輯公文
在word中制作公文的方法:①打開Word2003,再次右側(cè)新建窗格中單擊本機(jī)上的模版。
?、谇袚Q到報(bào)告標(biāo)簽,選擇公文向?qū)?,確定。
?、圩詣?dòng)彈出公文向?qū)Ы缑?,我們一步一步的?lái)。
?、茌斎牍牡膬?nèi)容,單擊完成。
?、菀粋€(gè)簡(jiǎn)單的公文就制作完成了,效果如下:
公文的寫作方法有哪些
公文的寫作方法有哪些
如何寫好公文呢,公文的寫作有什么方法呢,下面我為大家?guī)?lái)了關(guān)于公文的寫作方法,希望對(duì)大家有用。
一、領(lǐng)會(huì)意圖
領(lǐng)受擬制文書的任務(wù)后,首先要正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖,這是擬制文書的前提。公文擬制必須正確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖,不得有絲毫馬虎,否則就會(huì)被打回重寫。領(lǐng)會(huì)意圖一般應(yīng)掌握以下幾點(diǎn):
一是要有全局意識(shí)。擬制公文不但是一項(xiàng)原則性、政策性很
強(qiáng)的工作,而且還是一項(xiàng)具體的業(yè)務(wù)工作,常常涉及到一個(gè)部門、一個(gè)人、一件事,而這些具體工作又和全局性工作、整體工作、各個(gè)部門的工作,有著密切的聯(lián)系,否則,就不會(huì)發(fā)公文了。因此,擬制公文時(shí)必須站到全局研究、領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖,深刻明了每一份具體文書對(duì)全局的影響。如果文書內(nèi)容涉及到其它部門,應(yīng)及時(shí)密切溝通協(xié)調(diào)。
二是要站準(zhǔn)位置。是哪一級(jí)的人員,就要站在哪一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問(wèn)題,公文就是“領(lǐng)導(dǎo)的書面語(yǔ)言”,要了解掌握領(lǐng)導(dǎo)的工作部署、工作進(jìn)程,預(yù)見(jiàn)工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題,有針對(duì)性地提出工作建議。這樣,才能使擬制的文書符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖。
三要明確目的。領(lǐng)導(dǎo)的意圖往往就是制發(fā)公文要達(dá)到的的目的。因此,一份文書究竟要解決什么問(wèn)題,達(dá)到什么目的,必須心中有數(shù),目的性越明確,越利于更好地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。
四要有效發(fā)揮。領(lǐng)導(dǎo)的意圖不一定是現(xiàn)成的,有些是要靠我們運(yùn)用自己的主觀能動(dòng)性進(jìn)行分析判斷、歸納整理,進(jìn)行認(rèn)真思考,有效發(fā)揮。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)只交待任務(wù),意圖并不明確,這就更需要開動(dòng)腦筋,認(rèn)真思考問(wèn)題。實(shí)際工作是千變?nèi)f化的,不管哪一種情況,都要求我們充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,養(yǎng)成分析問(wèn)題的習(xí)慣,善于聯(lián)想問(wèn)題,舉一反三,不開動(dòng)腦筋,不認(rèn)真思考,依賴現(xiàn)成的東西,死板僵硬,是不可能正確領(lǐng)會(huì)意圖的。
二、搜集材料
材料是構(gòu)成文書的基本要素之一。材料是從實(shí)際工作中搜集、攝取的一系列事實(shí)或論據(jù)。大量的搜集材料,對(duì)擬制文書有著十分重要的意義。
材料是擬制文書的基礎(chǔ)。無(wú)論哪一種文書,它總要反映一種思想或認(rèn)識(shí),無(wú)思想、無(wú)認(rèn)識(shí)的'文書是不存在的。但是無(wú)論任何一種思想或認(rèn)識(shí),都源于工作實(shí)際,離開了實(shí)際工作,就沒(méi)有“原料”,頭腦就制作不出任何辦法、意見(jiàn)等東西,當(dāng)然也就無(wú)所謂文書了?!陡脑煳覀兊膶W(xué)習(xí)》一文中告誡我們:“學(xué)習(xí)和研究問(wèn)題,應(yīng)當(dāng)說(shuō)不憑主觀想象,不憑一時(shí)的熱情,不憑死的書本,而憑客觀存在的事實(shí),詳細(xì)地占有材料,從這些材料中引出正確的結(jié)論。”擬制文書也同樣,正確的觀點(diǎn)是從大量的詳細(xì)的材料中”總結(jié)和引伸出來(lái)的,所以說(shuō),廣泛地搜集材料是擬制文書的必要一環(huán)。
材料是闡述觀點(diǎn)的支柱。材料是表達(dá)觀點(diǎn)的,沒(méi)有材料,觀點(diǎn)根本無(wú)法樹立;沒(méi)有適當(dāng)?shù)摹⒆銐虻牟牧蟻?lái)支撐,觀點(diǎn)即使是立起來(lái)了也不能立牢。所以動(dòng)筆之前,觀點(diǎn)要靠材料形成;動(dòng)筆之際,觀點(diǎn)又須材料支撐。我們常講要“擺事實(shí)、講道理”,這里講的事實(shí)就是材料,道理就是觀點(diǎn)。不擺事實(shí),不論證材料,道理就說(shuō)不清,觀點(diǎn)就道不明。如沒(méi)有充實(shí)的材料做內(nèi)容,空空洞洞,那肯定是一份“白開水”式的文書,無(wú)色無(wú)味地占有工作空間。
三、運(yùn)用材料
對(duì)材料的占有要“多”。任何質(zhì)量都表現(xiàn)為一定的數(shù)量,沒(méi)有數(shù)量也就沒(méi)有質(zhì)量。具體地說(shuō)要做到五個(gè)結(jié)合:
一是今昔結(jié)合。任何事物都有它形成和發(fā)展的歷史,只有認(rèn)識(shí)了它的過(guò)去,才能更深刻地認(rèn)識(shí)它的現(xiàn)在。正因?yàn)檫@樣,我們必須同時(shí)從今昔兩個(gè)方面去占有這種材料,既要占有現(xiàn)實(shí)的材料,又要占有歷史的材料,這樣才能從基本的歷史聯(lián)系出發(fā),用發(fā)展的眼光把問(wèn)題陳述明白。
二是正反結(jié)合。正反兩方面的材料往往可以形成鮮明比較,以使問(wèn)題論述得更加有說(shuō)服力。
三是近與遠(yuǎn)結(jié)合。與表達(dá)中心問(wèn)題有關(guān)的材料固然重要但與中心問(wèn)題間接有關(guān)的材料也不可忽視。相反,它有時(shí)可以起到開闊思路、補(bǔ)充說(shuō)明等作用。
四是主客觀結(jié)合。不僅要占有客觀實(shí)際材料,還要占有通過(guò)思索得出的材料,如心得、感受及對(duì)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)、看法等。
對(duì)材料的鑒別要“精”。對(duì)材料要精確鑒別,就是要認(rèn)清材料性質(zhì),判斷材料的真?zhèn)?,估價(jià)材料的價(jià)值,掂量材料的作用等等。這是一個(gè)很細(xì)致的工作,這個(gè)工作做好了,則材料的表象和實(shí)質(zhì)、輕和重、大和小、主和次、典型與一般等,就會(huì)顯得格外明晰。因此,我們必須勤于分析,善于思索,真正做到“吃透材料”。
對(duì)材料的選擇要“嚴(yán)”。占有材料,我們提倡“以十當(dāng)一”,以多為佳;選擇材料,我們則主張大家以“一當(dāng)十”,以嚴(yán)為上。選擇材料,一是要圍繞中心問(wèn)題選擇材料,選材不是目的,對(duì)材料之所以要嚴(yán)格選擇,最終目的就是為了表現(xiàn)文書的中心內(nèi)容。因此,要根據(jù)中心內(nèi)容的需要來(lái)決定對(duì)材料的取舍,有取就有舍,有選材就有剪材,不舍得割愛(ài),不愿意剪材,其結(jié)果必然是主干不突出,觀點(diǎn)被淹沒(méi)。二是要選擇典型的材料。所謂典型材料,就是那些具有廣泛代表性和有較強(qiáng)說(shuō)服力的材料。三是要選擇真實(shí)、準(zhǔn)確的材料。只有那些反映本質(zhì)和主流的事實(shí),都是“證據(jù)確鑿”的真實(shí)材料,才能用來(lái)有力地說(shuō)明問(wèn)題、闡明觀點(diǎn)。四是要選擇生動(dòng)、新穎的材料,材料生動(dòng)、新穎,才能表現(xiàn)出新鮮、活潑的思想,才能吸引人、感動(dòng)人。
四、安排結(jié)構(gòu)
理解了意圖,搜集了材料,運(yùn)用了材料,還要有恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式,把它們編織在一起,使其成為一個(gè)統(tǒng)一和諧、嚴(yán)密緊湊、首尾通順、行止自如的有機(jī)整體。
一是要樹立“整體在胸”的觀念。安排結(jié)構(gòu),就是研究文書的整體構(gòu)成,就是由“分”和“合”,組“局部”為“整體”的過(guò)程,不能整體在胸,就不能順然于手。有的人對(duì)此認(rèn)識(shí)不足,往往是拿起筆來(lái)還不知道從何處寫,于是只好想一點(diǎn)寫一點(diǎn),再想一點(diǎn),再寫一點(diǎn),每寫一段,都要回頭去從頭看起,十步九回頭,這是很錯(cuò)誤的。
二是要重視思維邏輯性和條理性。要分出先后次序,有條不紊地表達(dá)思想內(nèi)容。如由開端說(shuō)到結(jié)局,由原因說(shuō)到結(jié)果,由正面說(shuō)到反面,由一方面說(shuō)到另一方面,由主體內(nèi)容說(shuō)到從屬內(nèi)容等等。
三是要花氣力擬定提綱。擬寫提綱一般分四步進(jìn)行:
第一步,歸類材料,就是對(duì)搜集的材料進(jìn)行“梳辮子”,進(jìn)行“合并同類項(xiàng)”;
第二步,根據(jù)觀點(diǎn),就是從具體材料中抽象出共同的本質(zhì)屬性,形成比具體材料更高層次的更高認(rèn)識(shí)來(lái)。
第三步,調(diào)理順序,就是安排先后次序,確定先寫什么,后寫什么。
第四步,修改補(bǔ)充。就是使提綱進(jìn)一步充實(shí)、完善。
五、起草初稿
起草初稿時(shí)要一絲不茍,認(rèn)真擬制,力求為終稿提供合格的“正品”,把“次品率”降低到最低。
(一)標(biāo)題。標(biāo)題是文書內(nèi)容的簡(jiǎn)語(yǔ)句,它以高度概括文書的中心內(nèi)容為目的,讓人看了標(biāo)題,就知道主要內(nèi)容是什么,避免出現(xiàn)文不對(duì)題。
擬定標(biāo)題時(shí),必須遵循四項(xiàng)基本原則:一要明確,直截了當(dāng)?shù)乇砻魑臅闹饕獌?nèi)容,一目了然。二要簡(jiǎn)短,盡量減少字?jǐn)?shù),一語(yǔ)破的。三要概括,標(biāo)題要能抓住中心思想。四要醒目,從標(biāo)題上給人一種不忘的印象。
(二)開頭。開頭由于所處的特殊位置,一向被人們所重視。文書開頭強(qiáng)調(diào)開門見(jiàn)山,落筆點(diǎn)題,高度概括,言簡(jiǎn)意賅。歸納起來(lái)有三類:
一是直接進(jìn)入正文。
二是依據(jù)目的開頭。例如:根據(jù)上級(jí)關(guān)于加強(qiáng)安全工作的指示精神,為確保安全責(zé)任落實(shí),公司決定:從5月1日起在全司范圍內(nèi)開展百日安全活動(dòng),現(xiàn)將主要事項(xiàng)通知如下:
三是以概述全貌開頭。就是以簡(jiǎn)短的文字,把概況包括單位、時(shí)間、事由、簡(jiǎn)要原因等基本要素反映出來(lái),為下文奠定良好基礎(chǔ)。
(三)中心思想和內(nèi)容。文書的中心思想不同于文書的內(nèi)容,是文書的靈魂、主腦。
中心思想的特點(diǎn):具有客觀性,它是對(duì)全部實(shí)際材料的高度概括;具有主觀性,它是經(jīng)過(guò)作者的頭腦加工產(chǎn)生的;具有時(shí)代性,任何一個(gè)正確的思想或觀念都離不開特寫時(shí)代。
中心思想首先要正確,是指中心思想的思想性和科學(xué)性,其次要深刻,不能搞形式主義,要來(lái)源于實(shí)際,高于實(shí)際;第三要新穎,做到“人無(wú)我有、人有我深、人深我新”,第四要集中,文書思想焦點(diǎn)應(yīng)該凝聚,著力點(diǎn)應(yīng)當(dāng)單純,不可分散,主攻方向應(yīng)明確。
文書內(nèi)容千變?nèi)f化,但主要包括:成績(jī)、問(wèn)題、特點(diǎn)、做法、情況、原因、體會(huì)、要求、措施、規(guī)定等,(當(dāng)然,不一定在一篇文章里全部包括),例如,通知應(yīng)包括:依據(jù)、事項(xiàng)、要求;通報(bào)內(nèi)容為情況、原因、措施;總結(jié)內(nèi)容則為概況、成績(jī)、問(wèn)題、體會(huì)、措施等等。
(四)層次和段落。層次是指思想內(nèi)容的表達(dá)次序,著眼于思想內(nèi)容的劃分;段落是指文書內(nèi)容在表達(dá)時(shí)由于轉(zhuǎn)折、強(qiáng)調(diào)、間歇等情況所造成的文字的停頓,側(cè)重于文字表達(dá)的需要。
層次一般按照時(shí)間順序、問(wèn)題性質(zhì)、遞進(jìn)關(guān)系、分總關(guān)系等劃分。
段落的劃分要掌握三條原則:一是單一性,一段只有一個(gè)中心思想,不能把一些互不相干的意思放在一個(gè)段落里。二是完整性,一個(gè)意思要在一個(gè)段落里集中說(shuō)完。三是互聯(lián)性,各段落之間要有內(nèi)在聯(lián)系,使其成為全篇的一個(gè)有機(jī)組成部分,做到“分之為段、合則為篇”。
(五)觀點(diǎn)和材料相統(tǒng)一。必須要防止出現(xiàn)幾個(gè)問(wèn)題:
一是只有觀點(diǎn),缺乏材料;只有論點(diǎn),缺* *據(jù);
二是只有材料的堆砌和現(xiàn)象的羅列,不提出觀點(diǎn)看法;
三是觀點(diǎn)與材料脫節(jié),材料說(shuō)明不了觀點(diǎn),觀點(diǎn)沒(méi)有相應(yīng)的
材料作根據(jù),互不關(guān)聯(lián),東拉西扯,雜亂無(wú)章。
正確的表達(dá)方法常見(jiàn)的有以下三種:
1.夾敘夾議。就是敘述與議論相結(jié)合,邊講觀點(diǎn)邊引材料。
2.剖析事理。運(yùn)用分析的辦法,提示觀點(diǎn)和事實(shí)之間的因果關(guān)系,進(jìn)而闡明觀點(diǎn)的正確性,使得觀點(diǎn)和材料有機(jī)結(jié)合。
3.列舉事實(shí)。用事實(shí)說(shuō)明問(wèn)題。
(六)結(jié)尾。俗話講:“編筐編簍,重在收口”。文書口子收不好,就會(huì)使全文松散無(wú)力。文書的結(jié)尾不拘一格,寫法很多,主要根據(jù)文書的類別而定,現(xiàn)介紹幾種常見(jiàn)的主要有四種:
一是要求性結(jié)尾。在文書的最后對(duì)執(zhí)行某一規(guī)定提出具體要求,以便貫徹執(zhí)行。如:“各單位于4月30日前將與整改情況上報(bào)至XXX處?!?/p>
二是請(qǐng)求性結(jié)尾。如:妥否,請(qǐng)批示。
三是征詢意見(jiàn)性結(jié)尾。如:以上計(jì)劃如有建議和意見(jiàn),請(qǐng)及時(shí)反饋,我們將…
四是號(hào)召性結(jié)尾,這類結(jié)尾鏗鏘有力,往往能起到鼓舞斗志的作用,多用于領(lǐng)導(dǎo)講話。如:
“成千上萬(wàn)的先烈,為著人民的利益,在我們的前頭英勇地犧牲了,讓我們高舉起他們的旗幟,踏著他們的血跡前進(jìn)吧!”
“我們的目的一定要達(dá)到,我們的目的一定能夠達(dá)到!”
“新的一年已經(jīng)開始,讓我們團(tuán)結(jié)奮進(jìn),銳意進(jìn)取,為XXXX而努力奮斗!
六、修改潤(rùn)色
一份好的文書,無(wú)不在修改上下功夫,修改是一項(xiàng)艱苦的勞動(dòng),并不比起草容易,古人說(shuō)“改章難于造篇”,就是因?yàn)楦恼乱案弦粚訕恰薄?/p>
修改的程序主要分三步:
第一步:綜觀全文。目的在于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,從總體上找出修
改的辦法。對(duì)于一些內(nèi)容比較復(fù)雜的長(zhǎng)稿,需要多看幾遍,寧可多花一些時(shí)間,不要匆匆動(dòng)手,以免以后返工。
第二步:具體修改。需要進(jìn)行細(xì)致地思考,做到字斟句酌。
第三步:把關(guān)復(fù)查。修改完畢,必須從頭至尾閱讀一遍,檢查修改是否恰當(dāng)。
比如:“我們一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)上級(jí)指示精神,下大力抓好落實(shí),確保各項(xiàng)任務(wù)完成?!币痪?,如改成:
“要把工作做在平時(shí),做在前面,遇有急難險(xiǎn)重生的任務(wù),隨時(shí)能夠拿得出、用得上,圓滿完成XXXX任務(wù)?!本透杏X(jué)能壓得住陣腳,文章就寫得有勁,讓人讀起來(lái)舒暢。
最后,應(yīng)當(dāng)指出,有時(shí)修改不是一次能完成的,而是反復(fù)多次才能完成,俗話說(shuō):好文章是改出來(lái)的。因此,要有耐心細(xì)致的作風(fēng),才能把文書修改好。
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4、在彈出的“布局”窗口中設(shè)置:
對(duì)其方式:居中;
相對(duì)于:頁(yè)面;
絕對(duì)位置:2.5厘米;
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5、點(diǎn)擊“大小”設(shè)置
高度為:2厘米;
寬度為:15.5厘米,并確定。
6、然后,點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,找到“設(shè)置形狀格式”單擊它。
7、點(diǎn)擊“填充”,選擇“無(wú)填充”;
點(diǎn)擊“線條顏色”,選擇“無(wú)線條”;
點(diǎn)擊“文本框”,將上下左右設(shè)置為“0厘米”并關(guān)閉。
8、選中您剛剛輸入的紅頭文字,設(shè)置為:
字體:“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”
字號(hào)“32”
字體顏色為“紅色”并“居中”
9、如果您電腦中沒(méi)有這個(gè)字體,可以直接百度搜索“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”,下載后安裝即可。
注意,安裝完字體后,需要重新打開Word文件才會(huì)顯示。
10、之后,要按照規(guī)定,空兩行,并輸入“文號(hào)”
文號(hào)字體要求為:“仿宋”;大小為:“三號(hào)”
設(shè)置紅線
1、點(diǎn)擊"插入"“形狀”“直線”,之后的鼠標(biāo)會(huì)變成“+”。
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3、點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“其它布局選項(xiàng)”
4、在跳出的“布局”窗口中設(shè)置
對(duì)其方式“居中”;
相對(duì)于“頁(yè)面”;
絕對(duì)位置“7厘米”;
下側(cè)“頁(yè)邊距”。
點(diǎn)擊“大小”設(shè)置,寬度為“15.5厘米”并確定
5、選中那條直線,鼠標(biāo)右鍵,選擇“設(shè)置形狀格式”
6、找到“線條顏色”設(shè)置為“紅色”;
點(diǎn)擊“線形”設(shè)置為“2.25磅”并關(guān)閉。
最后
規(guī)定是在紅線下空一行,然后填寫您要輸入的具體文字內(nèi)容。
這里以李白的詩(shī)為例。
具體文字的標(biāo)題設(shè)置,字體“小標(biāo)宋體”,大小“二號(hào)”;
內(nèi)容設(shè)置,字體“仿宋”,大小“三號(hào)”
最后一行要注明日期,要求日期需要右空四行
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