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公文寫作段落劃分原則（公文寫作段落劃分原則的是）

發(fā)布時(shí)間：2023-04-23 18:06:18 稿源：創(chuàng)意嶺閱讀： 55

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于公文寫作段落劃分原則的問題，以下是小編對(duì)此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

公文寫作中的文章結(jié)構(gòu)順序排列技巧
公文寫作劃分文章段落時(shí)應(yīng)注意什么
公文的寫作方法有哪些

公文寫作段落劃分原則（公文寫作段落劃分原則的是）

公文寫作中的文章結(jié)構(gòu)順序排列技巧

公文寫作中的文章結(jié)構(gòu)順序排列技巧

　　在公文語段中，邏輯混亂、條理不清、語意模糊的現(xiàn)象時(shí)而可見，究其原因，常常是思路不暢、句序不順。它不僅打亂了閱文者的線性思維，給閱文者對(duì)公文內(nèi)容的輕松理解帶來困難，而且影響了公文主旨的明確表達(dá)。

　　公文的結(jié)構(gòu)順序常見的有：時(shí)間順序、空間順序、邏輯順序。往往采用歸納式、演繹式的邏輯思維方法，對(duì)材料由概括到具體、由現(xiàn)象到本質(zhì)、由整體到局部進(jìn)行安排，形成了固有的三種主要結(jié)構(gòu)模式：縱向式、橫向式、縱橫結(jié)合式。下面，筆者從黨政機(jī)關(guān)的工作實(shí)際出發(fā)，試結(jié)合一些范文或病文，談?wù)動(dòng)嘘P(guān)公文句序排列的技巧，供同行們參考。

　　 一、根據(jù)工作職能的主次地位安排句序

　　公文寫作的本質(zhì)表明：機(jī)關(guān)管理職能決定文字表現(xiàn)形式，文字表現(xiàn)形式是為機(jī)關(guān)管理職能服務(wù)的。公文是為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體機(jī)關(guān)工作服務(wù)的，其公文語句的順序，當(dāng)然只能按照各自機(jī)關(guān)工作職能的特點(diǎn)，根據(jù)工作職能的主次地位來安排。如某省地稅局在一份指示性通知中指出：

　　為了確保全年任務(wù)的圓滿完成，各級(jí)地稅機(jī)關(guān)要采取有效措施，加強(qiáng)征管，落實(shí)好組織收入工作的各項(xiàng)措施。一是要推行科學(xué)化、精細(xì)化管理，管住稅源；二是要抓住重點(diǎn)，加強(qiáng)稅收征管工作；三是要采取有效措施，積極壓縮欠稅；四是要進(jìn)一步加大稽查力度，打擊偷稅、逃稅等涉稅違法犯罪行為。各級(jí)地稅機(jī)關(guān)要在當(dāng)?shù)攸h政部門的領(lǐng)導(dǎo)下，進(jìn)一步強(qiáng)化部門協(xié)稅護(hù)稅，進(jìn)一步提高收入質(zhì)量，增強(qiáng)組織收入工作的后勁。

　　這段話采用演繹法，先提出“要落實(shí)好”各項(xiàng)措施，然后具體寫“怎樣落實(shí)好”，其順序特點(diǎn)是“先總后分”?！翱傉f”部分先講目的，后提任務(wù)。“分說”部分按“從內(nèi)到外”的順序來排列：寫“內(nèi)部”，按照地稅工作“管住稅源——加強(qiáng)征管——壓縮欠稅——打擊犯罪”等四項(xiàng)職能的主次來安排句序；寫“外部”，強(qiáng)調(diào)“要在當(dāng)?shù)攸h政部門的領(lǐng)導(dǎo)下”進(jìn)行。特別是“內(nèi)部”這一塊，沒有稅源，就沒有稅收，就不必征管，這是關(guān)鍵的關(guān)鍵。有了稅源，征管就是最主要的工作，壓縮欠稅是第二位的，違法的畢竟是少數(shù)，打擊涉稅違法可以擺在第三位。本語段從主到次，依次推進(jìn)，邏輯緊密，句序清楚。

　　但如果寫作時(shí)不注意，就容易出現(xiàn)句子排序上的毛病，譬如某市監(jiān)察部門在工作匯報(bào)中寫道：

　　我室的主要任務(wù)是查處違法違紀(jì)案件，為了加大查處的力度，我們認(rèn)真研究了工作方法措施，一是發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，充分發(fā)揮集體的智慧，突破大案、要案；二是實(shí)行調(diào)查組長(zhǎng)責(zé)任制；三是重調(diào)查，重證據(jù)；四是抓住重點(diǎn)，集中力量突破疑難案件。由于我們做到了以上幾點(diǎn)，提高了辦案的效率和質(zhì)量。

　　這段話從整體上來說，是按照“要做什么（任務(wù)）——為什么要做（目的）——怎樣做的（做法）——做得怎樣（效果）”的思路排列的，但段落中“工作方法措施（做法）”的排列有一定的隨意性，缺乏必要的邏輯聯(lián)系。有4個(gè)方面值得商榷和修改：

　　1.句序排列不當(dāng)。原文中“一是……”到“四是……”4句，其排列順序可概括為“突破大案要案——明確責(zé)任——掌握政策——突破疑難案件”。其中“明確責(zé)任”是查處案件的制度保障，“掌握政策（重調(diào)查、重證據(jù)）”是查處案件要堅(jiān)持的原則，即不管是查處一般案件，還是大案要案、疑難案件，都離不開這些制度保障和原則，可列為段首一、二句。2.內(nèi)容欠全面。從監(jiān)察室的職能來看，原文漏掉了最基本的也是最主要的職能：查處一般案件。3.句式長(zhǎng)短不一。四個(gè)句子中，最長(zhǎng)的15個(gè)字，最短的僅6個(gè)字，句子排列不美觀，也不便于對(duì)句序的記憶。4.原文的末句“由于我們做到了以上幾點(diǎn)，提高了辦案的效率和質(zhì)量”，語氣平淡，工作成效顯得平平，公文主旨不夠突出。擬作如下修改：

　　我室的主要任務(wù)是查處違法違紀(jì)案件，針對(duì)往年一般做法的局限，我們改進(jìn)了工作措施，加大了查處力度：一是實(shí)行調(diào)查組長(zhǎng)責(zé)任制，明確責(zé)任（明確責(zé)任）；二是重調(diào)查，重證據(jù)，逐一落實(shí)各個(gè)案件（以一般案件為主）；三是發(fā)揮集體智慧，重點(diǎn)查處大案要案（大案要案）；四是抓住難點(diǎn)，集中力量突破疑難懸案（疑難懸案）。

　　修改后的語段，有以下優(yōu)點(diǎn)：

　　第一，理清了句序。按照“明確責(zé)任——一般案件——大案要案——疑難懸案”的順序，也就是按照工作任務(wù)由大到小、工作難度由小到大的順序來安排句子?！奥鋵?shí)責(zé)任”是基礎(chǔ)，“一般案件”是主體，“大案要案”是重點(diǎn)，“疑難案件”是關(guān)鍵。逐層遞進(jìn)，步步深入，內(nèi)容全面，闡述清楚。

　　第二，優(yōu)化了句式。充實(shí)了句子內(nèi)容，使各個(gè)句子句式大致整齊，語法結(jié)構(gòu)相似，近似排比，鏗鏘有力；加之語氣一致，便于記憶。

　　第三，調(diào)整了語段結(jié)構(gòu)?！叭蝿?wù)——做法——效果”是使用頻率最高的基本結(jié)構(gòu)形式，但在沒有具體數(shù)據(jù)或事實(shí)說明“效果”的情況下，不如將其刪去或合并。本語段改用“總述——分述”結(jié)構(gòu)形式，突出了工作“做法”，正符合上級(jí)聽匯報(bào)的要求。

　　 二、按照工作進(jìn)程的先后安排句序

　　按照工作進(jìn)程，也就是按照時(shí)間順序。我們?cè)趯?duì)某項(xiàng)工作進(jìn)行決策之后需要安排部署時(shí)，經(jīng)常使用指示性或?qū)嵤┬缘囊庖姟⑼ㄖ?；?duì)上級(jí)匯報(bào)某項(xiàng)工作實(shí)施進(jìn)展情況時(shí)，常常運(yùn)用階段性總結(jié)、工作匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)介紹、政務(wù)信息等文種，這些內(nèi)容相對(duì)單一的公文，適用于按照工作進(jìn)程來排序。如××日?qǐng)?bào)社紀(jì)委一份經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的一個(gè)語段：

　　履行職責(zé)，做好干部人事工作的監(jiān)督。今年5月，報(bào)社黨委根據(jù)中央《干部選拔任用工作條例》和市委的若干規(guī)定，進(jìn)行第四輪中層干部競(jìng)聘上崗和員工雙項(xiàng)選擇工作。報(bào)社紀(jì)委從5月22日召開動(dòng)員大會(huì)開始，先后對(duì)自薦推薦、資格審查、競(jìng)聘演說、民主測(cè)評(píng)、組織考察、公示到最終聘任等六個(gè)程序進(jìn)行全程監(jiān)督，確保了整個(gè)過程的公開、公平、公正，透明、規(guī)范、有序。6月份，報(bào)社平穩(wěn)順利地完成了干部聘任工作，××名業(yè)務(wù)骨干走上新的`中層領(lǐng)導(dǎo)崗位，×××名員工完成了自己新一輪崗位的選擇，初步實(shí)現(xiàn)了人適其崗、人盡其才、才盡其用的目標(biāo)。

　　工作進(jìn)程排序法，條理清晰，事物發(fā)生、發(fā)展、變化的過程一目了然，符合人們認(rèn)識(shí)事物的習(xí)慣，便于領(lǐng)導(dǎo)者考慮下一步的決策。

　　 三、按照工作職能的邏輯順序安排句序

　　所謂邏輯順序，就是人們認(rèn)識(shí)客觀世界的具有規(guī)律性的順序，如工作職能各個(gè)環(huán)節(jié)之間的必然聯(lián)系、原因和結(jié)果、發(fā)展規(guī)律、變化趨勢(shì)等。例如，××市人民政府《關(guān)于加強(qiáng)防汛工作的通知》中對(duì)防汛工作安排的第二條是：

　　全面落實(shí)各項(xiàng)防汛措施，做到萬無一失。各縣區(qū)人民政府、市政府各部門要對(duì)前期防汛各項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)行全面檢查，做到組織、工具、物料、技術(shù)、人員五落實(shí)。要積極儲(chǔ)備防汛物料和設(shè)備，嚴(yán)加管理。要進(jìn)一步強(qiáng)化防汛隊(duì)伍，加強(qiáng)防汛實(shí)戰(zhàn)演練，提高搶險(xiǎn)技術(shù)水平，并時(shí)刻處于待命狀態(tài)，隨時(shí)聽從調(diào)遣。要抓緊搶修加固險(xiǎn)工險(xiǎn)段，對(duì)重點(diǎn)部位要責(zé)任到人，嚴(yán)防死守。

　　這個(gè)句群緊緊圍繞防汛工作職能，采用“縱橫結(jié)合式”排序法。段首提出任務(wù)說明“要干什么”，接著說明“怎樣干”（是縱向排列）——“檢查、落實(shí)、管理、演練、固險(xiǎn)”（是橫向排列）。而這五個(gè)方面的工作也有一定的邏輯順序，首先是要“檢查”，通過檢查才能了解是否已經(jīng)“落實(shí)”，只有落實(shí)了情況，才能有針對(duì)性地解決問題（是縱向排列）；物料設(shè)備要嚴(yán)加“管理”，人員要演練待命，險(xiǎn)段要修固，重點(diǎn)部位要嚴(yán)防死守（是橫向排列）。雖然交錯(cuò)變化，但有條不紊。

　　排列句序雖較簡(jiǎn)單，但如果缺乏排序的意識(shí)，稍不注意就可能出現(xiàn)疏漏，如×市統(tǒng)計(jì)局工作總結(jié)中的一段話：

　　在市統(tǒng)計(jì)局，任何一筆數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，都要經(jīng)過采集、加工、審核、上報(bào)、發(fā)布的嚴(yán)格流程，重要的數(shù)據(jù)還必須接受社會(huì)各界的開門評(píng)估，并在內(nèi)部實(shí)行數(shù)據(jù)質(zhì)量崗位責(zé)任制和過錯(cuò)糾正制，從而使得各項(xiàng)宏觀大數(shù)沒有出現(xiàn)趨勢(shì)性差錯(cuò)，得到了各界的認(rèn)同。

　　一般來說，認(rèn)識(shí)、舉措、指導(dǎo)思想、總體要求等，應(yīng)排在“做法”之先，以形成“認(rèn)識(shí)（舉措）——做法——效果”的“句鏈”，沒有決策，哪有行動(dòng)呢？但這個(gè)語段卻把“做法”列在“舉措”之先，不符合工作職能的邏輯關(guān)系。另外，原因與結(jié)果之間也缺乏必然聯(lián)系。數(shù)據(jù)的產(chǎn)生“要經(jīng)過”、“必須接受……并實(shí)行（制度）”等都是對(duì)工作提出的要求和規(guī)定，僅有這些要求和規(guī)定未必能產(chǎn)生“不出大差錯(cuò)”的結(jié)果，只有通過正確的實(shí)踐才能做到這一點(diǎn)。因此，要將“實(shí)行數(shù)據(jù)質(zhì)量崗位責(zé)任制和過錯(cuò)糾正制”提前到段首，并將“要、必須”等詞語改成“實(shí)行了、經(jīng)過了、接受了”等表示已經(jīng)進(jìn)入實(shí)踐程序的詞語。

　　可修改如下：

　　在市統(tǒng)計(jì)局，實(shí)行了數(shù)據(jù)質(zhì)量崗位責(zé)任制和過錯(cuò)糾正制，任何一筆數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，都經(jīng)過了采集、加工、審核、上報(bào)、發(fā)布的嚴(yán)格流程，重要的數(shù)據(jù)還接受了社會(huì)各界的開門評(píng)估，從而使得各項(xiàng)宏觀大數(shù)沒有出現(xiàn)趨勢(shì)性差錯(cuò)，得到了社會(huì)各界的認(rèn)同。

　　 四、依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者決策的心理習(xí)慣安排句序

　　為加快閱文速度，提高辦事效率，閱文者往往有一種心理要求而形成的習(xí)慣，比如，同是涉及工作經(jīng)費(fèi)問題，在不同的文體中會(huì)有不同的句序排列要求。

　　（一）在工作方案、經(jīng)費(fèi)預(yù)算報(bào)告、可行性分析報(bào)告等文種中，經(jīng)費(fèi)總額宜排列于語段之首。因?yàn)檫@類公文的作用是幫助領(lǐng)導(dǎo)者決策，而領(lǐng)導(dǎo)者從整體和全局出發(fā)，首先考慮的是“要多少錢”的問題，然后才是“為什么要這些錢”和“這些錢怎么用”的問題。如：

　　工作經(jīng)費(fèi)問題。2011年經(jīng)濟(jì)普查結(jié)果顯示，全省有服務(wù)業(yè)法人單位× ×萬個(gè)，產(chǎn)業(yè)活動(dòng)單位× ×萬個(gè)，個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶× × ×萬家。共涉及× ×大門類× ×個(gè)大類× × ×個(gè)行業(yè)小類，工作量相當(dāng)繁重，還有相應(yīng)的宣傳發(fā)動(dòng)、專干培訓(xùn)、報(bào)表印刷、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)處理等一系列工作要做。按照分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，服務(wù)業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查所需經(jīng)費(fèi)由同級(jí)財(cái)政負(fù)擔(dān)，列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算。經(jīng)初步預(yù)算，省本級(jí)每年大約需要經(jīng)費(fèi)× × ×萬元。

　　經(jīng)過修改，將經(jīng)費(fèi)總額提到段首，內(nèi)容進(jìn)行了提旨?xì)w納，并刪去不必贅述的有關(guān)政策規(guī)定，主旨更加顯現(xiàn)突出，更符合閱文者的閱文心理和閱文習(xí)慣。

　　工作經(jīng)費(fèi)問題。經(jīng)初步預(yù)算，省本級(jí)每年大約需要經(jīng)費(fèi)×××萬元。其緣由主要有三點(diǎn)：一是統(tǒng)計(jì)對(duì)象牽涉廣，據(jù)2007年經(jīng)濟(jì)普查結(jié)果顯示，全省有服務(wù)業(yè)法人單位× ×萬個(gè)，產(chǎn)業(yè)活動(dòng)單位××萬個(gè)，個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶× × ×萬家，共涉及× ×大門類××個(gè)大類× × ×個(gè)行業(yè)小類。二是工作程序多、要求細(xì)，包括宣傳發(fā)動(dòng)、專干培訓(xùn)、上戶登記、逐級(jí)審核、質(zhì)量抽查和數(shù)據(jù)處理等一系列工作。三是配套費(fèi)用較大，包括報(bào)表印刷、戶外宣傳、設(shè)備維修、軟件開發(fā)等。以上經(jīng)費(fèi)，擬請(qǐng)按規(guī)定列入本級(jí)財(cái)政預(yù)算。

　?。ǘ?在請(qǐng)求批準(zhǔn)撥付經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示中，宜將所需經(jīng)費(fèi)總額寫在文尾。如某市民政局在請(qǐng)求緊急撥付救災(zāi)資金的請(qǐng)示中寫道：

　　在財(cái)力緊張的情況下，我市市、縣兩級(jí)財(cái)政共緊急籌撥救災(zāi)專項(xiàng)資金×××萬元，但由于受災(zāi)面積大、災(zāi)區(qū)人口多、災(zāi)情嚴(yán)重，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能解決受災(zāi)群眾的急難。為此，我們除繼續(xù)發(fā)動(dòng)群眾生產(chǎn)自救和各縣財(cái)政支持外，懇請(qǐng)省民政廳緊急撥付給我市受災(zāi)救濟(jì)款×××萬元。

　　在請(qǐng)示中，文尾的最末一句話是最顯眼的位置，經(jīng)費(fèi)總額寫在這兒最醒目，給領(lǐng)導(dǎo)者閱文和會(huì)議辦文提供了便捷。一般來說，在“經(jīng)費(fèi)總額”之后，不要為表達(dá)對(duì)上級(jí)的尊敬寫一些恭維話和懇求語，也不要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策談經(jīng)費(fèi)的來源和安排，更不要強(qiáng)調(diào)此項(xiàng)工作的重要性，以引起領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)注。且不說這些話是不是畫蛇添足，就其所在的位置，就足以掩蓋公文主旨的表達(dá)。當(dāng)然，按照慣例，另起一行之后應(yīng)寫上“當(dāng)否，請(qǐng)批準(zhǔn)”、“可否，請(qǐng)批示”之類的請(qǐng)求語。

　　 五、對(duì)內(nèi)容復(fù)雜的句群，通過提煉主旨來顯現(xiàn)句序

　　一個(gè)語段由一個(gè)或幾個(gè)句群組成，而一個(gè)句群，雖然由若干句子組成，卻都表述一個(gè)中心，句序必然圍繞這一中心問題來安排。如果抓住了句群的中心，就抓住了要害，對(duì)句序的認(rèn)識(shí)就會(huì)由暗到明。有的撰文者在公文中雖然羅列了大量的素材（情況、問題、做法、效果），但沒有對(duì)這些感性材料進(jìn)行理性分析，并提煉歸納出相應(yīng)的觀點(diǎn)，一時(shí)是很難分清句序的。如下例：

　　影響工程進(jìn)展的主要原因，第一，××大學(xué)×××學(xué)院因缺少資金至今仍未恢復(fù)施工；第二，××機(jī)場(chǎng)擴(kuò)建在五月底開工，××公路計(jì)劃在10月份開工，今年計(jì)劃新開工建設(shè)的11個(gè)工程項(xiàng)目，大部分仍在做前期準(zhǔn)備工作。第三，工程報(bào)批報(bào)建時(shí)間長(zhǎng)，征地拆遷難，以地霸工、強(qiáng)行參工參運(yùn)、阻工鬧事現(xiàn)象屢禁不止，嚴(yán)重影響了工程進(jìn)度。

　　我們?nèi)绻軐?duì)這些情況及結(jié)果進(jìn)行分析，也許就會(huì)找到問題的癥結(jié)。這一語段的主旨是尋找影響工程進(jìn)展的“原因”。原文中前兩個(gè)問題都是反映進(jìn)展緩慢的情況（××學(xué)院未恢復(fù)施工、新項(xiàng)目長(zhǎng)期準(zhǔn)備），我們從中可以歸納出隱含的原因：“資金未到位”，這是主因；其次，“投資環(huán)境差”可分兩個(gè)方面，即內(nèi)環(huán)境（報(bào)建手續(xù)復(fù)雜，審批效率低等引起的“工程報(bào)批報(bào)建時(shí)間長(zhǎng)”）和外環(huán)境（征地拆遷難、阻工鬧事多等），建議修改如下：

　　影響工程進(jìn)展的主要原因：第一，資金到位難。目前資金到位率僅占預(yù)算的× ×%，因此× ×大學(xué)× × ×學(xué)院至今仍未恢復(fù)施工，× ×機(jī)場(chǎng)擴(kuò)建等11個(gè)計(jì)劃今年新建的項(xiàng)目，80%仍停留在前期準(zhǔn)備階段。第二，報(bào)批報(bào)建時(shí)間長(zhǎng)。一般都要×個(gè)月以上。第三，外部環(huán)境差。征地拆遷難，以地霸工、強(qiáng)行參工參運(yùn)、阻工鬧事現(xiàn)象屢禁不止等。

　　經(jīng)過提煉、增刪、歸并、分類，以上語段內(nèi)容充實(shí)了，分旨明確了，句序也隨之準(zhǔn)確、清晰地劃分開來。

　　總之，句序的正確排列對(duì)于公文的語篇建構(gòu)和意思的表達(dá)有著重要的作用，不同的句序即可造成不同的表達(dá)效果。因此，在寫作時(shí)，為了追求最佳的表達(dá)效果，我們完全可以在句子的排列順序上多下點(diǎn)功夫。

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公文寫作劃分文章段落時(shí)應(yīng)注意什么

首先要有依據(jù)，為什么要這么分，分清分段的層次，二是要注意邏輯性，每段和下段之間要有邏輯性，是循序漸進(jìn)的，三要語句的連貫性和精煉，不要蘿莉啰嗦的

公文寫作段落劃分原則（公文寫作段落劃分原則的是）

公文的寫作方法有哪些

公文的寫作方法有哪些

　　如何寫好公文呢，公文的寫作有什么方法呢，下面我為大家?guī)砹岁P(guān)于公文的寫作方法，希望對(duì)大家有用。

　　 一、領(lǐng)會(huì)意圖

　　領(lǐng)受擬制文書的任務(wù)后，首先要正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，這是擬制文書的前提。公文擬制必須正確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，不得有絲毫馬虎，否則就會(huì)被打回重寫。領(lǐng)會(huì)意圖一般應(yīng)掌握以下幾點(diǎn)：

　　一是要有全局意識(shí)。擬制公文不但是一項(xiàng)原則性、政策性很

　　強(qiáng)的工作，而且還是一項(xiàng)具體的業(yè)務(wù)工作，常常涉及到一個(gè)部門、一個(gè)人、一件事，而這些具體工作又和全局性工作、整體工作、各個(gè)部門的工作，有著密切的聯(lián)系，否則，就不會(huì)發(fā)公文了。因此，擬制公文時(shí)必須站到全局研究、領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖，深刻明了每一份具體文書對(duì)全局的影響。如果文書內(nèi)容涉及到其它部門，應(yīng)及時(shí)密切溝通協(xié)調(diào)。

　　二是要站準(zhǔn)位置。是哪一級(jí)的人員，就要站在哪一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題，公文就是“領(lǐng)導(dǎo)的書面語言”，要了解掌握領(lǐng)導(dǎo)的工作部署、工作進(jìn)程，預(yù)見工作中可能出現(xiàn)的問題，有針對(duì)性地提出工作建議。這樣，才能使擬制的文書符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

　　三要明確目的。領(lǐng)導(dǎo)的意圖往往就是制發(fā)公文要達(dá)到的的目的。因此，一份文書究竟要解決什么問題，達(dá)到什么目的，必須心中有數(shù)，目的性越明確，越利于更好地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。

　　四要有效發(fā)揮。領(lǐng)導(dǎo)的意圖不一定是現(xiàn)成的，有些是要靠我們運(yùn)用自己的主觀能動(dòng)性進(jìn)行分析判斷、歸納整理，進(jìn)行認(rèn)真思考，有效發(fā)揮。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)只交待任務(wù)，意圖并不明確，這就更需要開動(dòng)腦筋，認(rèn)真思考問題。實(shí)際工作是千變?nèi)f化的，不管哪一種情況，都要求我們充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，養(yǎng)成分析問題的習(xí)慣，善于聯(lián)想問題，舉一反三，不開動(dòng)腦筋，不認(rèn)真思考，依賴現(xiàn)成的東西，死板僵硬，是不可能正確領(lǐng)會(huì)意圖的。

　　 二、搜集材料

　　材料是構(gòu)成文書的基本要素之一。材料是從實(shí)際工作中搜集、攝取的一系列事實(shí)或論據(jù)。大量的搜集材料，對(duì)擬制文書有著十分重要的意義。

　　材料是擬制文書的基礎(chǔ)。無論哪一種文書，它總要反映一種思想或認(rèn)識(shí)，無思想、無認(rèn)識(shí)的'文書是不存在的。但是無論任何一種思想或認(rèn)識(shí)，都源于工作實(shí)際，離開了實(shí)際工作，就沒有“原料”，頭腦就制作不出任何辦法、意見等東西，當(dāng)然也就無所謂文書了?！陡脑煳覀兊膶W(xué)習(xí)》一文中告誡我們：“學(xué)習(xí)和研究問題，應(yīng)當(dāng)說不憑主觀想象，不憑一時(shí)的熱情，不憑死的書本，而憑客觀存在的事實(shí)，詳細(xì)地占有材料，從這些材料中引出正確的結(jié)論。”擬制文書也同樣，正確的觀點(diǎn)是從大量的詳細(xì)的材料中”總結(jié)和引伸出來的，所以說，廣泛地搜集材料是擬制文書的必要一環(huán)。

　　材料是闡述觀點(diǎn)的支柱。材料是表達(dá)觀點(diǎn)的，沒有材料，觀點(diǎn)根本無法樹立;沒有適當(dāng)?shù)?、足夠的材料來支撐，觀點(diǎn)即使是立起來了也不能立牢。所以動(dòng)筆之前，觀點(diǎn)要靠材料形成;動(dòng)筆之際，觀點(diǎn)又須材料支撐。我們常講要“擺事實(shí)、講道理”，這里講的事實(shí)就是材料，道理就是觀點(diǎn)。不擺事實(shí)，不論證材料，道理就說不清，觀點(diǎn)就道不明。如沒有充實(shí)的材料做內(nèi)容，空空洞洞，那肯定是一份“白開水”式的文書，無色無味地占有工作空間。

　　 三、運(yùn)用材料

　　對(duì)材料的占有要“多”。任何質(zhì)量都表現(xiàn)為一定的數(shù)量，沒有數(shù)量也就沒有質(zhì)量。具體地說要做到五個(gè)結(jié)合：

　　一是今昔結(jié)合。任何事物都有它形成和發(fā)展的歷史，只有認(rèn)識(shí)了它的過去，才能更深刻地認(rèn)識(shí)它的現(xiàn)在。正因?yàn)檫@樣，我們必須同時(shí)從今昔兩個(gè)方面去占有這種材料，既要占有現(xiàn)實(shí)的材料，又要占有歷史的材料，這樣才能從基本的歷史聯(lián)系出發(fā)，用發(fā)展的眼光把問題陳述明白。

　　二是正反結(jié)合。正反兩方面的材料往往可以形成鮮明比較，以使問題論述得更加有說服力。

　　三是近與遠(yuǎn)結(jié)合。與表達(dá)中心問題有關(guān)的材料固然重要但與中心問題間接有關(guān)的材料也不可忽視。相反，它有時(shí)可以起到開闊思路、補(bǔ)充說明等作用。

　　四是主客觀結(jié)合。不僅要占有客觀實(shí)際材料，還要占有通過思索得出的材料，如心得、感受及對(duì)問題的認(rèn)識(shí)、看法等。

　　對(duì)材料的鑒別要“精”。對(duì)材料要精確鑒別，就是要認(rèn)清材料性質(zhì)，判斷材料的真?zhèn)?，估價(jià)材料的價(jià)值，掂量材料的作用等等。這是一個(gè)很細(xì)致的工作，這個(gè)工作做好了，則材料的表象和實(shí)質(zhì)、輕和重、大和小、主和次、典型與一般等，就會(huì)顯得格外明晰。因此，我們必須勤于分析，善于思索，真正做到“吃透材料”。

　　對(duì)材料的選擇要“嚴(yán)”。占有材料，我們提倡“以十當(dāng)一”，以多為佳;選擇材料，我們則主張大家以“一當(dāng)十”，以嚴(yán)為上。選擇材料，一是要圍繞中心問題選擇材料，選材不是目的，對(duì)材料之所以要嚴(yán)格選擇，最終目的就是為了表現(xiàn)文書的中心內(nèi)容。因此，要根據(jù)中心內(nèi)容的需要來決定對(duì)材料的取舍，有取就有舍，有選材就有剪材，不舍得割愛，不愿意剪材，其結(jié)果必然是主干不突出，觀點(diǎn)被淹沒。二是要選擇典型的材料。所謂典型材料，就是那些具有廣泛代表性和有較強(qiáng)說服力的材料。三是要選擇真實(shí)、準(zhǔn)確的材料。只有那些反映本質(zhì)和主流的事實(shí)，都是“證據(jù)確鑿”的真實(shí)材料，才能用來有力地說明問題、闡明觀點(diǎn)。四是要選擇生動(dòng)、新穎的材料，材料生動(dòng)、新穎，才能表現(xiàn)出新鮮、活潑的思想，才能吸引人、感動(dòng)人。

　　 四、安排結(jié)構(gòu)

　　理解了意圖，搜集了材料，運(yùn)用了材料，還要有恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式，把它們編織在一起，使其成為一個(gè)統(tǒng)一和諧、嚴(yán)密緊湊、首尾通順、行止自如的有機(jī)整體。

　　一是要樹立“整體在胸”的觀念。安排結(jié)構(gòu)，就是研究文書的整體構(gòu)成，就是由“分”和“合”，組“局部”為“整體”的過程，不能整體在胸，就不能順然于手。有的人對(duì)此認(rèn)識(shí)不足，往往是拿起筆來還不知道從何處寫，于是只好想一點(diǎn)寫一點(diǎn)，再想一點(diǎn)，再寫一點(diǎn)，每寫一段，都要回頭去從頭看起，十步九回頭，這是很錯(cuò)誤的。

　　二是要重視思維邏輯性和條理性。要分出先后次序，有條不紊地表達(dá)思想內(nèi)容。如由開端說到結(jié)局，由原因說到結(jié)果，由正面說到反面，由一方面說到另一方面，由主體內(nèi)容說到從屬內(nèi)容等等。

　　三是要花氣力擬定提綱。擬寫提綱一般分四步進(jìn)行:

　　第一步，歸類材料，就是對(duì)搜集的材料進(jìn)行“梳辮子”，進(jìn)行“合并同類項(xiàng)”;

　　第二步，根據(jù)觀點(diǎn)，就是從具體材料中抽象出共同的本質(zhì)屬性，形成比具體材料更高層次的更高認(rèn)識(shí)來。

　　第三步，調(diào)理順序，就是安排先后次序，確定先寫什么，后寫什么。

　　第四步，修改補(bǔ)充。就是使提綱進(jìn)一步充實(shí)、完善。

　　 五、起草初稿

　　起草初稿時(shí)要一絲不茍，認(rèn)真擬制，力求為終稿提供合格的“正品”，把“次品率”降低到最低。

　　(一)標(biāo)題。標(biāo)題是文書內(nèi)容的簡(jiǎn)語句，它以高度概括文書的中心內(nèi)容為目的，讓人看了標(biāo)題，就知道主要內(nèi)容是什么，避免出現(xiàn)文不對(duì)題。

　　擬定標(biāo)題時(shí)，必須遵循四項(xiàng)基本原則：一要明確，直截了當(dāng)?shù)乇砻魑臅闹饕獌?nèi)容，一目了然。二要簡(jiǎn)短，盡量減少字?jǐn)?shù)，一語破的。三要概括，標(biāo)題要能抓住中心思想。四要醒目，從標(biāo)題上給人一種不忘的印象。

　　(二)開頭。開頭由于所處的特殊位置，一向被人們所重視。文書開頭強(qiáng)調(diào)開門見山，落筆點(diǎn)題，高度概括，言簡(jiǎn)意賅。歸納起來有三類：

　　一是直接進(jìn)入正文。

　　二是依據(jù)目的開頭。例如：根據(jù)上級(jí)關(guān)于加強(qiáng)安全工作的指示精神，為確保安全責(zé)任落實(shí)，公司決定：從5月1日起在全司范圍內(nèi)開展百日安全活動(dòng)，現(xiàn)將主要事項(xiàng)通知如下：

　　三是以概述全貌開頭。就是以簡(jiǎn)短的文字，把概況包括單位、時(shí)間、事由、簡(jiǎn)要原因等基本要素反映出來，為下文奠定良好基礎(chǔ)。

　　(三)中心思想和內(nèi)容。文書的中心思想不同于文書的內(nèi)容，是文書的靈魂、主腦。

　　中心思想的特點(diǎn)：具有客觀性，它是對(duì)全部實(shí)際材料的高度概括;具有主觀性，它是經(jīng)過作者的頭腦加工產(chǎn)生的;具有時(shí)代性，任何一個(gè)正確的思想或觀念都離不開特寫時(shí)代。

　　中心思想首先要正確，是指中心思想的思想性和科學(xué)性，其次要深刻，不能搞形式主義，要來源于實(shí)際，高于實(shí)際;第三要新穎，做到“人無我有、人有我深、人深我新”，第四要集中，文書思想焦點(diǎn)應(yīng)該凝聚，著力點(diǎn)應(yīng)當(dāng)單純，不可分散，主攻方向應(yīng)明確。

　　文書內(nèi)容千變?nèi)f化，但主要包括：成績(jī)、問題、特點(diǎn)、做法、情況、原因、體會(huì)、要求、措施、規(guī)定等，(當(dāng)然，不一定在一篇文章里全部包括)，例如，通知應(yīng)包括：依據(jù)、事項(xiàng)、要求;通報(bào)內(nèi)容為情況、原因、措施;總結(jié)內(nèi)容則為概況、成績(jī)、問題、體會(huì)、措施等等。

　　(四)層次和段落。層次是指思想內(nèi)容的表達(dá)次序，著眼于思想內(nèi)容的劃分;段落是指文書內(nèi)容在表達(dá)時(shí)由于轉(zhuǎn)折、強(qiáng)調(diào)、間歇等情況所造成的文字的停頓，側(cè)重于文字表達(dá)的需要。

　　層次一般按照時(shí)間順序、問題性質(zhì)、遞進(jìn)關(guān)系、分總關(guān)系等劃分。

　　段落的劃分要掌握三條原則：一是單一性，一段只有一個(gè)中心思想，不能把一些互不相干的意思放在一個(gè)段落里。二是完整性，一個(gè)意思要在一個(gè)段落里集中說完。三是互聯(lián)性，各段落之間要有內(nèi)在聯(lián)系，使其成為全篇的一個(gè)有機(jī)組成部分，做到“分之為段、合則為篇”。

　　(五)觀點(diǎn)和材料相統(tǒng)一。必須要防止出現(xiàn)幾個(gè)問題：

　　一是只有觀點(diǎn)，缺乏材料;只有論點(diǎn)，缺* *據(jù);

　　二是只有材料的堆砌和現(xiàn)象的羅列，不提出觀點(diǎn)看法;

　　三是觀點(diǎn)與材料脫節(jié)，材料說明不了觀點(diǎn)，觀點(diǎn)沒有相應(yīng)的

　　材料作根據(jù)，互不關(guān)聯(lián)，東拉西扯，雜亂無章。

　　正確的表達(dá)方法常見的有以下三種：

　　1.夾敘夾議。就是敘述與議論相結(jié)合，邊講觀點(diǎn)邊引材料。

　　2.剖析事理。運(yùn)用分析的辦法，提示觀點(diǎn)和事實(shí)之間的因果關(guān)系，進(jìn)而闡明觀點(diǎn)的正確性，使得觀點(diǎn)和材料有機(jī)結(jié)合。

　　3.列舉事實(shí)。用事實(shí)說明問題。

　　(六)結(jié)尾。俗話講：“編筐編簍，重在收口”。文書口子收不好，就會(huì)使全文松散無力。文書的結(jié)尾不拘一格，寫法很多，主要根據(jù)文書的類別而定，現(xiàn)介紹幾種常見的主要有四種：

　　一是要求性結(jié)尾。在文書的最后對(duì)執(zhí)行某一規(guī)定提出具體要求，以便貫徹執(zhí)行。如：“各單位于4月30日前將與整改情況上報(bào)至XXX處。”

　　二是請(qǐng)求性結(jié)尾。如：妥否，請(qǐng)批示。