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應(yīng)用文寫作的15種文種

發(fā)布時(shí)間：2023-04-23 14:20:39 稿源：創(chuàng)意嶺閱讀： 69

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本文目錄:

應(yīng)用文種類有哪幾種啊
應(yīng)用文的種類有哪些？
應(yīng)用文的十類十五種是哪些?

應(yīng)用文寫作的15種文種

應(yīng)用文種類有哪幾種啊

一、按照不同的用途，可以分為兩大類：
第一類是行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位用來處理公務(wù)的；
第二類是個(gè)人或集體用來處理私事的。
二、按照不同的性質(zhì)，可以分為以下三類：
1、一般性應(yīng)用文，這類應(yīng)用文有人認(rèn)為應(yīng)包括以下幾種：書信（感謝信、表?yè)P(yáng)信、慰問信、介紹信、公開信、證明信、申請(qǐng)書、建議書、倡議書、聘請(qǐng)書）、啟事、會(huì)議記錄、讀書筆記、說明書、通知等。
2、公文性應(yīng)用文，這是以黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位的名義發(fā)出的文件類應(yīng)用文。如：布告、通告、批復(fù)、指示、決定、命令、請(qǐng)示、公函等。這類應(yīng)用文往往莊重嚴(yán)肅，適用于特定的場(chǎng)合。
3、事務(wù)性應(yīng)用文，事務(wù)性應(yīng)用文一般包括請(qǐng)柬、調(diào)查報(bào)告、規(guī)章制度及各種鑒定等，這是在處理日常事務(wù)時(shí)所使用的一種應(yīng)用文。

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應(yīng)用文的種類有哪些？

一、依用途分

1.指導(dǎo)性應(yīng)用文，指具有指導(dǎo)作用的應(yīng)用文，一般用于上級(jí)對(duì)下級(jí)的行文，如命令（令）、決定、決議、指示、批示、批復(fù)等。

2.報(bào)告性應(yīng)用文，指具有報(bào)告作用的應(yīng)用文，一般用于下級(jí)對(duì)上級(jí)的行文，如請(qǐng)示、工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)等、

3.計(jì)劃性應(yīng)用文，指具有各種計(jì)劃性質(zhì)作用的應(yīng)用文，常用于對(duì)某件事或某項(xiàng)工程等開始前的預(yù)計(jì)，如計(jì)劃、規(guī)劃、設(shè)想、意見、安排等。

二、依性質(zhì)分

1.一般性應(yīng)用文，指法定公文以外的應(yīng)用文。一般應(yīng)用文又可以分為簡(jiǎn)單應(yīng)用文和復(fù)雜應(yīng)用文兩大類。簡(jiǎn)單應(yīng)用文指結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、內(nèi)容單一的應(yīng)用文，如條據(jù)（請(qǐng)假條、收條、領(lǐng)條、欠條）請(qǐng)貼、聘書、文憑、海報(bào)、啟事、證明、電報(bào)、便函等；復(fù)雜應(yīng)用文指篇幅較長(zhǎng)，結(jié)構(gòu)較繁、內(nèi)容較多的應(yīng)用文，如總結(jié)、條例、合同、提綱、讀書筆記、會(huì)議紀(jì)要等。

2.公務(wù)文書又稱為公文，它是指國(guó)家法定的行政公務(wù)文書。1964年中華人民共和*國(guó)**秘書廳發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理試行辦法（倡議稿）》，在第二章中把公務(wù)文書規(guī)定為九類11種，即命令、批示、批轉(zhuǎn)、批復(fù)（答復(fù)）、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、布告（通告）。***1981年發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)關(guān)于公文辦理暫行辦法》.

其中又把公文分為九類15種，即命令（令、指令）、決定（決議）、指示、布告（公告、通告）、通知、通報(bào)、報(bào)告（請(qǐng)示）、批復(fù)、函。***2000年又發(fā)布了《國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法》，把公文分成13種，即命令（令）、通告、批復(fù)、指示、決定、請(qǐng)示、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等。

三、依行業(yè)分

傳統(tǒng)意義上的應(yīng)用文多指行政機(jī)關(guān)使用的公文，包括命令、批示、批轉(zhuǎn)、批復(fù)（答復(fù)）、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、布告（通告）等等通用性常用文體。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及其越來越細(xì)的社會(huì)分工，為適應(yīng)各行各業(yè)具體需要的專業(yè)類應(yīng)用文文體應(yīng)運(yùn)而生，拓展了應(yīng)用文的領(lǐng)域，增加和豐富了應(yīng)用文的種類與內(nèi)容。如：

1.財(cái)經(jīng)應(yīng)用文。指各類只為財(cái)經(jīng)工作所用的財(cái)經(jīng)專業(yè)類文書，是專門用于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文體的統(tǒng)稱。

2.財(cái)經(jīng)應(yīng)用文在內(nèi)容和形式方面體現(xiàn)出兩大特征：從內(nèi)容方面來看，財(cái)經(jīng)應(yīng)用文是為解決某個(gè)特定的經(jīng)濟(jì)問題或處理某項(xiàng)具體的經(jīng)濟(jì)工作而撰寫的文種，它的內(nèi)容同經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有關(guān)，是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容的反映；從形式方面來看，財(cái)經(jīng)應(yīng)用文大都有著固定的體式，帶有一定的程式化特點(diǎn)。

3.財(cái)經(jīng)應(yīng)用文又可分為：財(cái)稅工作應(yīng)用文，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)應(yīng)用文，企業(yè)管理應(yīng)用文，信息交流應(yīng)用文等等。

4.銀行應(yīng)用文。是銀行企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)工作中所使用的一類應(yīng)用文文體，它是在處理和解決銀行如存款、信貸、計(jì)劃、核算、管理等具體工作而撰寫的文種，它的內(nèi)容同銀行的資金運(yùn)動(dòng)有關(guān)，是銀行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)內(nèi)容的反映。

銀行應(yīng)用文又可分為信貸工作文書（信貸工作計(jì)劃，信貸、現(xiàn)金計(jì)劃執(zhí)行情況分析，投資信息與調(diào)查報(bào)告，基建和技改項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告，銀行財(cái)務(wù)決算報(bào)告，企業(yè)流動(dòng)資金運(yùn)用情況分析）。事務(wù)文書，內(nèi)部管理工作文書等。

5.外貿(mào)應(yīng)用文。是對(duì)外經(jīng)貿(mào)企業(yè)專用的一門使用英語的應(yīng)用文體。它是從事對(duì)外投資貿(mào)易工作的業(yè)務(wù)人員在溝通、處理和解決對(duì)外經(jīng)貿(mào)的具體工作時(shí)一門用英文撰寫的專業(yè)文種。它最突出的特點(diǎn)：一是、使用英文，或英、漢兩種語言文字并存（一般在經(jīng)貿(mào)合同中使用）；二是、基本結(jié)構(gòu)、格式、用語及法律依據(jù)須符合國(guó)際慣例。

外貿(mào)應(yīng)用文的內(nèi)容包括：1、對(duì)外公務(wù)、商務(wù)訪問的文體。如：邀請(qǐng)信、感謝信、請(qǐng)柬、回帖與名片、宴會(huì)講話、國(guó)際經(jīng)貿(mào)會(huì)議講演。2、業(yè)務(wù)通信。如業(yè)務(wù)信件、傳真等。3、投資與貿(mào)易合同、協(xié)議書等。

擴(kuò)展資料：

應(yīng)用文是人類在長(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的一種文體，是人們傳遞信息、處理事務(wù)、交流感情的工具，有的應(yīng)用文還用來作為憑證和依據(jù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們?cè)诠ぷ骱蜕钪械慕煌絹碓筋l繁，事情也越來越復(fù)雜，因此應(yīng)用文的功能也就越來越多了。所謂應(yīng)用文是人們?cè)谏睢W(xué)習(xí)、工作中為處理實(shí)際事物而寫作，有著實(shí)用性特點(diǎn)，并形成慣用格式的文章。

關(guān)于“應(yīng)用文”的概念，學(xué)界尚并無統(tǒng)一嚴(yán)格的定義，也不可能會(huì)有這樣的定義，不同的學(xué)者和書籍往往有不同的歸納和概括。學(xué)習(xí)者可從以下幾個(gè)方面把握其本質(zhì)特征：

寫作目的明確

應(yīng)用文是為實(shí)現(xiàn)特定目的服務(wù)的，因此其寫作動(dòng)因與目的十分明確。

語言表達(dá)規(guī)范

應(yīng)用文主要使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語，適當(dāng)采用一些古語詞匯，文章的語言莊重、簡(jiǎn)潔、嚴(yán)密，這一點(diǎn)和文學(xué)作品形成了鮮明的差異。

格式體例穩(wěn)定

大多數(shù)應(yīng)用文已經(jīng)形成了穩(wěn)定的通用格式和體例，這體現(xiàn)了其規(guī)范性和嚴(yán)肅性，撰寫者在擬文時(shí)必須遵守格式體例的要求。

時(shí)間要素明確

應(yīng)用文其所針對(duì)的事務(wù)一般是在一定時(shí)期內(nèi)存在的，因此執(zhí)行時(shí)間、有效期和成文日期等時(shí)間要素非常明確。

綜上所述，可以這樣定義應(yīng)用文：應(yīng)用文是各類企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體和個(gè)人在工作、學(xué)習(xí)和日常生活等社會(huì)活動(dòng)中，用以處理各種公私事務(wù)、傳遞交流信息、解決實(shí)際問題所使用的具有直接實(shí)用價(jià)值、格式規(guī)范、語言簡(jiǎn)約的多種文體的統(tǒng)稱。

四要素

1.主題

每篇應(yīng)用文都要圍繞著一個(gè)主題展開。主題越是具體專一，應(yīng)用文就越容易寫出

2.為誰而寫

私人信件為家人、朋友、愛人而寫；商務(wù)信件為生意伙伴而寫；廣告為一般大眾而寫；海報(bào)為某一群人而寫。了解了為誰而寫，就可以使應(yīng)用文的內(nèi)容適度而得體，使你的信息能全面地傳達(dá)給對(duì)方。

3.寫作目的

為什么要寫這篇應(yīng)用文？是要把你的信息提供給對(duì)方，還是要求對(duì)方給你提供信息？是洽談生意還是聯(lián)絡(luò)感情？一篇應(yīng)用文盡管確定了主題，有時(shí)卻達(dá)不到目的，這是為什么？目的不明確，就會(huì)造成內(nèi)容不確切，造成費(fèi)解。

4.文章的格式和結(jié)構(gòu)

不同類型的應(yīng)用文其格式和結(jié)構(gòu)是不相同的。信件有信件的格式和結(jié)構(gòu)，廣告有廣告的格式和結(jié)構(gòu)。不了解各類應(yīng)用文的格式和結(jié)構(gòu)，就寫不好應(yīng)用文。

參考資料：百度百科-應(yīng)用文

應(yīng)用文寫作的15種文種

應(yīng)用文的十類十五種是哪些?

　　***辦公廳于一九八七年二月十八日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，把除外交、軍事、法律等方面外的機(jī)關(guān)應(yīng)用文劃分為十類十五種：
　　第一類包括兩種：《命令(令)》、《指令》。《命令(令)》是國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)發(fā)布重要法規(guī)，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，任免、獎(jiǎng)懲有關(guān)人員使用的。它又可分為公布令、任免令、授予令、指揮行政令以及特赦令、動(dòng)員令、戒嚴(yán)令等等。這些《命令(令)》又可分為帶附件的(如公布令)和不帶附件的(如指揮行政令等)?！睹?令)》在軍事部門使用更廣泛，更經(jīng)常。《指令》則主要是國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)布重要指示性和規(guī)定性相結(jié)合的措施或要求時(shí)使用的。這種文體目前很少使用，已逐漸被《決定》、《決議》所替代。
　　第二類是《決定》和《決議》。《決定》是對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排時(shí)使用，比如：《****關(guān)于整黨的決定》、《****關(guān)于建立老干部退休制度的決定》等?！稕Q議》是經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。比如：《關(guān)于修?lt;中華人民共和國(guó)憲法>若干規(guī)定的決議》、《中國(guó)***中央委員會(huì)關(guān)于建國(guó)以來黨的若干歷史問題的決議》等，它比《決定》內(nèi)容更帶有全局性，形成過程更嚴(yán)格，但它的指令性不如《決定》強(qiáng)。
　　第三類是《指示》。主要用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作、闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，比如《****、***關(guān)于進(jìn)一步做好計(jì)劃生育工作的指示》、《****關(guān)于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要親自動(dòng)手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》等。
　　第四類是《布告》、《公告》、《通告》?！恫几妗肥枪紤?yīng)當(dāng)普遍遵守或周知的事項(xiàng)時(shí)使用，如《中國(guó)人民解放軍布告》、《關(guān)于保護(hù)森林禁止亂砍濫伐的布告》、《北京市中級(jí)人民法院布告》等?！豆妗肥窍驀?guó)內(nèi)外宣布重大事件時(shí)使用的文告。如《中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)公告》有時(shí)把某件事告知社會(huì)或特定對(duì)象時(shí)也用《公告》，如銀行、法院、文藝演出等?！锻ǜ妗肥窃谝欢ǚ秶鷥?nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知道的事項(xiàng)時(shí)使用。比起《布告》來，專業(yè)性相對(duì)地強(qiáng)一些，告知對(duì)象的范圍也小一些。如《天津市市內(nèi)電話局關(guān)于宜興埠人工電話站改為60局的通告》、《山西省人民政府關(guān)于維護(hù)鐵路秩序的通告》等。
　　第五類《通知》發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)，同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用《通知》。
　　第六類《通報(bào)》，主要用于表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要各機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)。它與通知的區(qū)別是，通知要求貫徹執(zhí)行，具有一定約束力；通報(bào)則只起倡導(dǎo)、警告、啟發(fā)和溝通情況的作用，如《關(guān)于情況的通報(bào)》、《關(guān)于科學(xué)技術(shù)新成果推廣應(yīng)用的通報(bào)》等。
　　第七類《報(bào)告》、《請(qǐng)示》?！秷?bào)告》用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，《請(qǐng)示》則是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示和批準(zhǔn)。《報(bào)告》又可分為會(huì)議報(bào)告，比如中國(guó)***第十二次全國(guó)代表大會(huì)上的報(bào)告《全面開創(chuàng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新局面》；情況報(bào)告，如共青團(tuán)中央書記處和中共山東省委給***書記處的《關(guān)于進(jìn)一步開展學(xué)習(xí)宣傳張海迪活動(dòng)的報(bào)告》。
　　第八類《批復(fù)》。用于答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，比如《***關(guān)于北京市城市規(guī)劃總體方案的批復(fù)》等。
　　第九類《函》。主要用于相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。又分公函和便函，前者屬于正式文件，后者不屬于正式文件，用機(jī)關(guān)信箋繕寫蓋印即可，不必編列發(fā)文字號(hào)。有時(shí)答復(fù)下級(jí)來文，常以《復(fù)函》代《批復(fù)》。
　　第十類《會(huì)議紀(jì)要》。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行公文。
　　以上十類十五種還包括不了所有的機(jī)關(guān)應(yīng)用文。比如在機(jī)關(guān)使用最普遍、范圍最廣泛的《簡(jiǎn)報(bào)》和《調(diào)查報(bào)告》，使用越來越多的《匯報(bào)提綱》，伴隨商品化經(jīng)濟(jì)而日益被人重視的《合同》等，都未列入。《簡(jiǎn)報(bào)》就是簡(jiǎn)略的情況報(bào)告，目前已經(jīng)逐步成為機(jī)關(guān)文字工作的基本文體。從一定意義上說，它是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的基礎(chǔ)性文體。如果寫不好簡(jiǎn)報(bào)，就很難寫好報(bào)告、請(qǐng)示等文體?！墩{(diào)查報(bào)告》是表達(dá)調(diào)查研究結(jié)果的文體，有專題性的和綜合性的；有調(diào)查現(xiàn)實(shí)情況的，也有調(diào)查歷史情況的；有肯定經(jīng)驗(yàn)性的，也有判斷是非性的等，它是所有的機(jī)關(guān)企事業(yè)單位都離不開的文體。《匯報(bào)提綱》是向上級(jí)做口頭匯報(bào)時(shí)使用的大綱，往往是事先有個(gè)文稿，而在匯報(bào)后，又根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見加以修改，才正式印成文件?！逗贤肥钱?dāng)事人雙方為了實(shí)現(xiàn)某種目的，在遵守國(guó)家法律、法令、政策、計(jì)劃和平等互利、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的一種協(xié)議，它是商品經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，是商品交換的一種法律形式。
　　從便于學(xué)習(xí)和教學(xué)方面講，把機(jī)關(guān)應(yīng)用文的發(fā)送對(duì)象和它們所承擔(dān)的任務(wù)統(tǒng)一起來劃分，這樣，機(jī)關(guān)應(yīng)用文大體可以分為四類：呈報(bào)性文體、指示性文體、契約性文體、法規(guī)性文體。
　　呈報(bào)性文體，主要有《請(qǐng)示》、《工作報(bào)告》、《情況報(bào)告》、《簡(jiǎn)報(bào)》、《匯報(bào)提綱》、《調(diào)查報(bào)告》、《工作總結(jié)》等，都是下級(jí)向上級(jí)報(bào)告的文件，即“上行文”。
　　指示性文體，主要有《指示》、《批示》、《決定》、《決議》、《通知》、《通報(bào)》、《布告》、《公報(bào)》、《命令(令)》等，都是上級(jí)向下級(jí)發(fā)出的文件，即“下行文”。
　　契約性文體，主要有《合同》、《協(xié)議書》等，即當(dāng)事人或單位雙方、多方，為了實(shí)現(xiàn)某種目的，在相互平等、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利和義務(wù)的文件。這一類文體，過去在機(jī)關(guān)應(yīng)用較少，現(xiàn)在，隨著黨和國(guó)家的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)上來和商品經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位正在進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)體制和經(jīng)濟(jì)體制的改革，工作責(zé)任制和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制正在逐步確立，在機(jī)關(guān)內(nèi)部和機(jī)關(guān)相互之間明確責(zé)、權(quán)、利，越來越多的單位采取了訂契約的形式。因此，這類文體已經(jīng)引起各方面的重視，也必將發(fā)揮越來越大的作用。
　　法規(guī)性文體，包括《法律》、《條例》、《規(guī)定》等，它在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中是可以獨(dú)立成體系的一種文體，有一套用語和寫法。
　　以上分類，雖然較為實(shí)用，較為合理，但也是大體而言的。事實(shí)上，許多文體，有的互相交叉，有的各種文體的特點(diǎn)兼而有之，很難嚴(yán)格、確切地歸類，比如，《工作總結(jié)》、《工作計(jì)劃》、《調(diào)查報(bào)告》等，即是呈報(bào)性又帶有指示性，是兩種功能兼而有之的?！肚闆r報(bào)告》、《簡(jiǎn)報(bào)》等，一般只往上級(jí)報(bào)送，但有時(shí)因工作需要，在履行了一定的審批手續(xù)后，也發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)人員作為參考。這就帶上了指導(dǎo)性。有些文件是否上報(bào)下發(fā)，或發(fā)給左鄰右舍、平行機(jī)關(guān)，常常不是由文件的“類型”決定的，而是根據(jù)工作的需要。
　　墨子曾說：“夫辭，以類行者也，立辭而不明于其類，則必困?！?《墨子閑話·大取第四十四》)這就明確指出了文章分類的必要性和重要性。對(duì)于機(jī)關(guān)應(yīng)用文同樣適用。
　　第四節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式
　　文章的格式，是指文章相對(duì)穩(wěn)定的制作規(guī)格或式樣，它屬于表現(xiàn)形式的范疇。不同的內(nèi)容，不同的使用范疇和使用目的，有不同的格式。國(guó)家機(jī)關(guān)工作的統(tǒng)一意志，嚴(yán)肅周密，講究效率的特點(diǎn)，決定了機(jī)關(guān)應(yīng)用文必須有一個(gè)方便工作、統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷?。古今中外，歷代**，都十分重視機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式。我國(guó)歷史上不少朝代對(duì)文書名稱、開頭結(jié)尾、陳述順序以及用語、書寫等，有著不同程度的規(guī)定。有的要求十分嚴(yán)格，如果違反，輕則受責(zé)、重則治罪。由于階級(jí)的局限和等級(jí)尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過分注重格式，發(fā)展成了僵硬的形式主義和文牘主義。
　　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式，包括書面制作格式和文種撰寫格式。書面制作格式，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章作了明確規(guī)定，即無論哪類文種，在文件制作時(shí)，一般都由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成。同時(shí)規(guī)定了十條原則：一、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。二、發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。三、公文一律加蓋印章。上報(bào)***的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。四，秘密公文應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。五、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。六、請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄報(bào)形式。七、公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。八、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。九、會(huì)議通過的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前注明會(huì)議名稱和通過日期。十、文字從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書寫、排板。
　　為了論述方便，下面讓我們先看一份比較典型的文件書面制作式樣：
　　編號(hào)○○○××
　　××市人民政府文件
　　××發(fā)〔1984〕××號(hào)
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　　〔秘密〕
　　關(guān)于×××××的通知
　　各區(qū)、縣人民政府…………
　　現(xiàn)將××××××××××
　　××××…………
　　附《××××》一份蓋章
　　(此件發(fā)至××級(jí))
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　　抄送×××××
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　　××市人民政府辦公廳一九八四年×月×日印發(fā)
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　　共印××××份
　　這份文件大體可分解為三部分：
　　文頭部分。左上方是文件編號(hào)，寫明該文件總印數(shù)的次序，以便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)登記、借閱查找；接下行是文件名稱，由發(fā)文單位的名稱和“文件”二字組成，用紅色大號(hào)字體印在文件上部的正中間，使人一眼就可看出文件的性質(zhì)和重要程度。有時(shí)也用黑色。如果幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)把各單位名稱都排列上；文件名稱下面是用小字號(hào)排印的發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年號(hào)和該年度的發(fā)文序號(hào)。它不僅便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)、查找，而且往往代替較長(zhǎng)的標(biāo)題，便于引用。如果幾個(gè)單位聯(lián)合行文，一般只用一個(gè)與文件關(guān)系最直接的單位的發(fā)文序號(hào)，有時(shí)也并列幾個(gè)單位的發(fā)文序號(hào)。機(jī)關(guān)的代字是固定不變的，比如，“中發(fā)”是****文件，“國(guó)發(fā)”是***文件，“京發(fā)”是中共北京市委文件，“京政發(fā)”是北京市人民政府文件等。在確定代字時(shí)，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動(dòng)。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開，一般是用紅線(或黑線，和文件名稱同一顏色)，中間印一個(gè)五角星。
　　行文部分。左上角是密級(jí)(也可寫在右上角)，用方括號(hào)。如〔秘密〕、〔機(jī)密〕、〔絕密〕。只有保密文件才寫密級(jí)。密級(jí)下面正中是文件的標(biāo)題，字體要大于正文，小于文件名稱。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、主要內(nèi)容和文種組成。也有的標(biāo)題無發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，如，關(guān)于表彰×××等同志先進(jìn)事跡的通報(bào)，有的無事由，如中華人民共和國(guó)主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標(biāo)題必須準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、明晰、避免冗長(zhǎng)拖迤，產(chǎn)生歧義。標(biāo)題下面是臺(tái)頭，即主送機(jī)關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人名稱。寫在正文上面左側(cè)，頂頭，和正文第二行第一個(gè)字排齊。一般情況下，上級(jí)向下行文，主送機(jī)關(guān)較多。而下級(jí)向上級(jí)行文，常常是一個(gè)主送機(jī)關(guān)或一個(gè)和幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的名字?！墩?qǐng)示》則只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，臺(tái)頭下邊是正文。這是文件的主體部分。除少數(shù)文件外，一般沒有固定格式。有的文件開頭結(jié)尾有一些習(xí)慣用語，比如，開頭寫“根據(jù)……文件的規(guī)定”、“根據(jù)某領(lǐng)導(dǎo)的指示”；結(jié)尾寫“以上各項(xiàng)希參照?qǐng)?zhí)行”，“以上希遵照辦理”，“特此通報(bào)”等等。正文后面靠左邊的位置是附件的名稱和件數(shù)。附件是對(duì)正文的補(bǔ)充或佐證，必須和正文有密切關(guān)系。但能不附的盡量不附，必須附又能節(jié)省的盡量節(jié)省。最后是印章和成文時(shí)間。印章是行政效力的重要標(biāo)志，要“齊年蓋月”，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有文件都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件也可不用機(jī)關(guān)的印?！墩?qǐng)示》等上行文以及《通知》、《介紹信》等則必須用印。成文時(shí)間的確定，應(yīng)以定稿時(shí)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。但會(huì)議通過的文件，則以通過時(shí)間為準(zhǔn)，一般不寫在文件最后，而寫在標(biāo)題下面。有些規(guī)范性文件，正文末尾要寫明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。
　　文尾部分。包括發(fā)送范圍，即此件發(fā)至××級(jí)，抄送機(jī)關(guān)名稱，印制單位名稱，印發(fā)時(shí)間，總印數(shù)。
　　另外，凡屬緊急文件，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在文頭或行文界線上或下方(左右都可)標(biāo)明“急”、“特急”字樣。
　　《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》在公文格式一章還專門列了一條，即：“公文紙一般用十六開型(長(zhǎng)260毫米、寬185毫米)左側(cè)裝訂。‘布告’、‘公告’、‘通告’用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。”有的單位還規(guī)定，文件的定稿，要用毛筆、鋼筆書寫，不得用鉛筆。這主要是為長(zhǎng)期保存而定的。
　　以上講的書面制作格式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質(zhì)和任務(wù)，分為三種情況：有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫格式的文體；無格式的文體；雖然沒有固定的撰寫格式，但某些部分有習(xí)慣性寫法的文體。
　　有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫格式的文體，主要有四種：
　　《法規(guī)》，標(biāo)題應(yīng)標(biāo)出制定或發(fā)布法規(guī)的單位及法規(guī)的名稱，有的標(biāo)題只標(biāo)法規(guī)名稱，而把制定單位、批準(zhǔn)部門和發(fā)布時(shí)間放在標(biāo)題下面的括號(hào)內(nèi)。正文的撰寫順序是：首先說明制定法規(guī)條例的依據(jù)、目的或背景，一般采取“總則”或“序言”的方式表達(dá)，也有作為第一條的；然后是法規(guī)的基本內(nèi)容，可分章分條寫出；最后說明生效日期、解釋權(quán)限以及與其它法規(guī)條例的關(guān)系。這一部分有的以“附則”形式出現(xiàn)，有的作為最后一條。
　　《請(qǐng)示》，一般由六部分組成：標(biāo)題，寫法是“關(guān)于……的請(qǐng)示”。臺(tái)頭，寫明上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的名稱，如“***”、“市委”、“省委”等。請(qǐng)示原因，講明請(qǐng)示的背景和依據(jù)。請(qǐng)示事項(xiàng)，即需要審批的問題?？隙ㄐ砸螅话阌谜Z是“以上無不當(dāng)，請(qǐng)批準(zhǔn)”，“是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”等等。最后是請(qǐng)示單位(或請(qǐng)示人)的名稱和成文時(shí)間，如需加印的還要加印。
　　《會(huì)議紀(jì)要》，如日常辦公會(huì)議和大型會(huì)議的紀(jì)要，前者除標(biāo)題外，應(yīng)順序列出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)。后者則可根據(jù)情況，刪去其中一項(xiàng)或幾項(xiàng)。
　　《合同》，主要是，標(biāo)題要標(biāo)明合同性質(zhì)，依次寫立合同人、訂立合同的目的、協(xié)議的條件、合同變更條件及雙方遵守的原則、份數(shù)及保存者、立合同人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立合同人后面，簽名蓋章。有附件的，要在最后寫明附件名稱及份數(shù)。
　　有習(xí)慣性寫法的文體。比如《工作計(jì)劃》，除標(biāo)題外，開頭是編寫計(jì)劃的目的意義，接著另起一段是方法步驟(包括措施、時(shí)間要求、組織領(lǐng)導(dǎo)等)，最后標(biāo)明計(jì)劃的制訂者和制訂日期。又如《工作總結(jié)》，先寫基本情況，即概述工作背景和指導(dǎo)思想，再寫成績(jī)收獲、缺點(diǎn)問題、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，有的加一段下一步的奮斗目標(biāo)。有些調(diào)查報(bào)告，也有一些習(xí)慣性寫法。但這些都不是固定的，常常因人、因時(shí)、因內(nèi)容而變更。
　　不同時(shí)代的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，有不同的格式。我國(guó)社會(huì)主義時(shí)期的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，格式總的說是相對(duì)穩(wěn)定的，但也不是一成不變的，也有一個(gè)不斷改進(jìn)和完善的過程。我們應(yīng)當(dāng)在寫作實(shí)踐中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新，逐步形成社會(huì)主義的、中國(guó)式的、科學(xué)的格式。但已經(jīng)形成的行之有效的格式，卻不能任意改動(dòng)。目前在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作上的主要問題之一就是有些同志頭腦中沒有格式的概念，因此常常出現(xiàn)混亂，使文件漏洞百出，有的甚至喪失效用。經(jīng)常出現(xiàn)的毛病有：(1)格式不完善。有的文件應(yīng)寫標(biāo)題的沒有寫，應(yīng)寫密級(jí)的漏掉了。還有的文件無編號(hào)或無成文日期，或應(yīng)簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結(jié)果失去法律效用等等。(2)次序顛倒。比如把發(fā)放范圍寫在文頭部分，而密級(jí)則寫在文尾部分。(3)張冠李戴。把《請(qǐng)示》的結(jié)尾“以上意見是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”，寫在《報(bào)告》上等等。

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