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杭州公司會議策劃步驟（杭州會議策劃服務公司）
發(fā)布時間：2023-04-18 07:28:30
稿源：
創(chuàng)意嶺 閱讀：
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大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關于杭州公司會議策劃步驟的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。
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本文目錄:
一、大型會議一個完整的會議流程范本
會務工作是為會議服務的各種具體事務工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預案制定。會議預案即會議籌備方案，預案制定的好壞直接影響會議的質量。
會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內部的職責分工及工作人員的調配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。
第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必搭磨喚須及時。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預案執(zhí)行情況的匯報檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現(xiàn)場檢查重點在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。
第六，會議結束時的會務工作，包括對會議內容的總結，會議紀要的撰寫與分發(fā)，會議游如新聞報道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務工作總結。此外如代表離會、財務結算、物資清退等各項善后工作。
會議有規(guī)模大小和時間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質也是有所差別，但是會議工作的內容與流程卻基本相似。一般的會議工作內容和流程分成三個階段：會前準備階段，會議實施階段和評估總結階段。
會前準備：
會前準備就是對會議的事前計劃，他是為達到會議的目標而對各種工作任務所做出的系統(tǒng)安排，會前計劃一般包括以下內容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦組織內部成員構成。
制定目標：一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。
確定人選：確定成員，內部還是外部指派。
具體運作：實地場景考察，設計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內容主要包括：
邀請誰？實際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時間，必須考慮節(jié)假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內容。
2.會議選址：
（1）會議地點類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設計的，一般不設置客房和娛樂區(qū)。
大學：大多數(shù)學校都擁有專門的學術報告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設置會議設施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設施，可以療養(yǎng)，也可以開會。
（2）會議的地點選擇
會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點的收費狀況
5.地點的安全因素
5.地點的服務設施是否全面
6.附近的景點，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；知凱明白受眾的預期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
（4）預算制定
控制會議的預算就相當于掌握了整個會議，預算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預算多么準確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預算應有10%的額外費用。
(一)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民代表大會第一次會議流程紀要 (二)、杭州g20峰會時間安排,詳細會議流程安排 (三)、2021年學校三會一課會議流程記錄 (四)、全國兩會時間確定會議流程安排表
會議實施
實施會議方案時，其工作內容包括：參會人員的登記注冊，收集相關信息，尋求演講者，聯(lián)絡場地，必要時解決糾紛等。
會議實施一般包括以下幾點步驟
1. 編制會場手冊。
2. 設置信息中心（提供實時服務）
3. 建立指導委員會（負責現(xiàn)場的指導工作進行）
三、總結和評估
會議的總結與評估（會議一旦結束，應該立即對其進行評估工作），一般分為3個部分
1.從籌備到會議結束的各項工作總結
2.效益分析和核算成本
3.本項目市場調查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關系）
5.召開表彰會，感謝相關人員（做好感謝工作，致謝會議相關的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴大影響力）。
二、中小型企業(yè)會議策劃方案如何制定
中小型企業(yè)會議策劃方案如何制定
為了確保事情或工作有效開展，就常常需要事先準備方案，方案是闡明行動的時間，地點，目的，預期效果，預算及方法等的書面計劃。我們應該怎么制定方案呢？下面是我整理的中小型企業(yè)會議策劃方案如何制定，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
小型會議的策劃方案可分為：會前準備工作、會中接待工作、會后工作。
(一)會前準備工作
(1)確定會議議題。會議議題是會議討論的.問題、決策的對象。
(2)擬定會議議程、日程及程序。議程，是會議所要通過的文件、解決的問題的概略安排;日程，是在一般時間內會議進行的具體安排，一般采用簡短的文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可。程序，是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。
(3)準備會議各類資料。會議資料包括：會議發(fā)言稿、報告、會議通告等。
(4)提出與會人員名單。
(5)選定酒店會場。會場大小適中，以每人平均2-3平方米為宜，酒店地點合適，交通發(fā)達，酒店設施齊全，客房及用餐等各方面條件優(yōu)越。
(6)會議經費預算。預算內容包括：住宿費、餐費、會場租賃費、文件印刷費、車旅費等。
(7)發(fā)布會議通知。各項會議準備工作基本就緒后，應盡早發(fā)出開會通知，參加人數(shù)較多或較莊重的會議宜發(fā)書面通知并請與會者回函確認。
(8)制定會議須知。內容主要包括會議保密紀律、請假制度、作息時間及其他注意事項等。會議須知是否制定可視會議情況而定。
(9)布置會場。小型會議的會場布置要求簡單使用。確定會場布置形式，日常工作會議的會場布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等;座談會、討論會的會場布置多呈半圓形、回字形、U字形、口字形等;培訓班類型的會議會場布置多為設置講臺或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩邊、左邊高于右邊、前高于后、遠離門的高于離門近的等規(guī)律。
(10)制發(fā)會議證件。會議證件可分為會議正式證件和工作證件兩大類。會議正式證件可分為：代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬證等。工作證件可分為：擾返工作證、記者證、出入證、汽車證等。
(11)了解與會者的基本情況。與會者基本情況信御
：單位、姓名、職務、性別、民族、抵達時間、抵達方式、日程安排等。
(12)落實檢查會場的情況及其他事項。會場情況：照明、擴音、服務、錄音、會場鮮花等，會議資料的分發(fā)及擺放。
(二)會中接待工作
(1)接站及協(xié)助與會者入住并通知與會者活動日程安排。
(2)安排好與會者開會期間的食宿。
(3)會議進行時密切關注會場設施設備(照明、擴音、錄音、錄象、電子文稿演示等)的運行，督促服務人員的服務工作。
(4)及時征求與會者意見并滿足其合理要求。
(三)會后工作
(1)征求與會者對接待工作的意見，并做好記錄。
緩坦饑(2)將訂購的返程票交到與會者手中。
(3)協(xié)助與會者結算費用。
(4)落實返程安排及送行車輛并送站。
(5)通知來賓單位接站。
(6)將會議的有關文字材料整理歸檔。會議記錄的格式：會議組織情況要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人，會議記錄內容：會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內容、決定事項等。
(7)印發(fā)會議紀要、會議決定事項通知。
;三、公司年終策劃會議方案
公司年終策劃會議策劃建議從以下幾個方面進行安排：
場地選擇
公司附近：公司附近聚集著大量同行、上下游企業(yè)以及相關媒體，受眾準，到場率也有保證。
地鐵沿線：交通方便，保證嘉賓和媒體出席率。
停車場車位充足：方便與會者和VIP停車。
會場硬件達標：首先，裝修風格盡可能商務簡約，才能襯托論壇的主題；其次，主會場層高盡可能5米以上，大廳里最好沒有立柱；最后，場地一定要比你按人頭估算出面積大20%，因為論壇一定會設置舞臺區(qū)域。
特色體驗：有些場地的茶歇可以制作成精巧造型，讓嘉賓們體驗良好，會讓與會嘉賓樂于傳播，細節(jié)取勝。
會議邀棚毀約
商務會議的邀約要求會更高，同時會議邀約也是會議宣傳的一部分。
會議的包裝：對重量級嘉賓進行內容包裝，H5的會議邀約形式效果更好。
確保通知效率：外部會議不像公司內部同事參與性和普及率那么高，因此多類型的通知方式更為適合。
溫馨提示體現(xiàn)細節(jié)：交通路線，當?shù)靥鞖夂椭苓呑∷薜榷寄荏w現(xiàn)會議邀約的細節(jié)。
重要人物嘉賓要點對點單獨溝通。
電子簽到
自助簽到在節(jié)省主辦方費用的同時，讓參會嘉賓自助簽到，使參會嘉賓擁有更大的自由度與參與感。主辦方可以在現(xiàn)場展示簽到二維碼，參會者入場后自主掃碼簽到或者定位授權簽到即可。
會議環(huán)節(jié)設計
在環(huán)節(jié)設計上要分清先后主次，才能逐漸引導嘉賓的擾伍情緒，營造體驗感、傳遞信息。
開場：開場環(huán)節(jié)通常會有以下幾個設置，開場視頻、主持人開場致辭、開場表演（開場視頻+互動表演）等，一個很震撼的開場，能夠快速吸引大家的注意，并聚焦于有關會議主題的討論。
嘉賓演講：開場后，一般先請行業(yè)內的大咖（最好有些政府或協(xié)會背景）作開場演講，分析緩和或大形勢、解讀行業(yè)政策、指明行業(yè)趨勢，幫助提升會議的視野高度。
互動：活動過程中建議穿插互動環(huán)節(jié)，提升會議氛圍感。
應急措施
在會議結束前都不能放松神經，對于會場中可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，都應該準備好一種以上的應對之策，組織人員必須保持良好的心理素質，盡量把影響降到最低。
四、如何進行會議會展策劃流程安排
會展策劃流程分析一共分為六點：包括市場調研，策劃方案的撰寫，培訓，材料制作，展臺布置，相關服務，活動評估。
會展策劃流程一：對企業(yè)進行有針對性的市場調研
收集有關本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排，結集歸洞御輪檔。
會展策劃流程二：制定詳細完整的會展策劃方案。
確定會展的目標市場，會展的規(guī)模，展品的選擇，評估觀眾數(shù)量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費用預算。
會納信展策劃流程三：實施前的培訓。
讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實施方案的工作、方法、步驟和技巧。
會展策劃流程四：印刷材料的設計制作。
利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進行前期宣傳，擴大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標客戶。
會展策劃流程五：展臺的布置及展示。
設備的調試安裝，展臺的人員配備。
會展策劃流程六：相關的會展服務。拆槐
根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應的車輛；根據(jù)參會人員的喜好，預定各種形式的餐會，推薦不同的用餐地點；根據(jù)參會人員的喜好，為您設計不同的休閑方式，設計專門的旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設施。
會展策劃流程七：做好對活動的評估。
開好總結會，做好善后公關工作。
以上就是關于杭州公司會議策劃步驟相關問題的回答。希望能幫到你，如有更多相關問題，您也可以聯(lián)系我們的客服進行咨詢，客服也會為您講解更多精彩的知識和內容。
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