正文

辦公室管理的根本特征（辦公室精細(xì)化管理）

發(fā)布時(shí)間：2023-04-06 21:05:16 稿源：創(chuàng)意嶺閱讀： 121

大家好！今天讓小編來大家介紹下關(guān)于辦公室管理的根本特征的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

創(chuàng)意嶺作為行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀的企業(yè)，服務(wù)客戶遍布全球各地，相關(guān)業(yè)務(wù)請撥打電話：175-8598-2043，或添加微信：1454722008

文章目錄列表:

1、淺談辦公室工作的重要性和特殊性
2、辦公室行政管理知識
3、辦公室管理基礎(chǔ)的原理是指？
4、辦公室行政管理知識有哪些

辦公室管理的根本特征（辦公室精細(xì)化管理）

一、淺談辦公室工作的重要性和特殊性

淺談辦公室工作的重要性和特殊性

淺談辦公室工作的重要性和特殊性，當(dāng)我們進(jìn)入職場后會發(fā)現(xiàn)每個(gè)公司都會設(shè)置好幾部門，有些部門都是有獨(dú)立辦公室的，這些辦公室的工作內(nèi)容是非常重要的，下面我就來分享一下淺談辦公室工作的重要性和特殊性！

淺談辦公室工作的重要性和特殊性1

一、引言

辦公室，一個(gè)普通的部門，同時(shí)也是一個(gè)特殊的部門，它擔(dān)負(fù)著承上啟下的任務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)與基層間溝通的橋梁，是各個(gè)部門間協(xié)調(diào)的紐帶。實(shí)踐表明，領(lǐng)導(dǎo)的意見是否能得到有力的貫徹實(shí)施，單位的后勤保偶障是否足夠、職工的文化工作是否開展得有聲有色……如此種種，都取決于辦公室工作的好壞。因此，辦公室主任這個(gè)崗位的責(zé)任尤為重大。作為一名辦公室工作人員，是其必須得組成部分，充分發(fā)揮辦公室的職能作用，筆者根據(jù)自己的工作實(shí)踐談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。

辦公室工作的特殊性和重要性主要體現(xiàn)在其崗位的地位、職責(zé)和要求上。

二、地位的特殊與重要

辦公室是連接領(lǐng)導(dǎo)和其他科室的橋梁，保持目標(biāo)任務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞、搞好協(xié)調(diào)的紐帶。對辦公室主任來說，其業(yè)務(wù)能力的強(qiáng)弱，辦事能力的高低、指揮安排如何，都將直接影響單位各科室間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

三、職責(zé)的特殊與重要

身為辦公室主任，首先需要明確的就是自己的崗位職責(zé)。辦公室主任的崗位職責(zé)主要包括以下方面：

（1）熟悉黨的方針政策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。（2）收集各科室工作任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)及時(shí)提出建議。（3）協(xié)調(diào)單位公共關(guān)系。（4）主持辦公室工作、為各崗位分工、并制定工作職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)，并督促本室人員完成本室職責(zé)范圍內(nèi)的工作任務(wù)。（5）來文、來電、函件批處工作審核，以單位名義起草文、電、函。（6）起草單位半年、年度工作計(jì)劃、總結(jié)和講話。（7）監(jiān)督單位印章使用。（8）組織單位職工大會、年度工作總結(jié)評比和表彰會議。（9）單位來賓接待、安排等工作。（10）接受上級交辦的其他工作任務(wù)，提出分解落實(shí)建議。（11）單位檔案管理工作。（12）協(xié)調(diào)、密切各科室工作關(guān)系。（13）辦公會議和籌備工作會議。（14）編制單位發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃和辦公用品供應(yīng)計(jì)劃。

以上的幾點(diǎn)，可以歸為參謀、承辦、管理、協(xié)調(diào)四大職能，其中，（1）（2）（3）三點(diǎn)屬于參謀職能。辦公室主任的參謀職能大多的圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn)行的。主要表現(xiàn)在：首先，在決策形成過程中，在幫助領(lǐng)導(dǎo)全面了解單位情況、確定工作方向和重點(diǎn)，范圍及程度上發(fā)揮參謀作用。其次，在決策實(shí)施過程中，在幫助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解工作進(jìn)展情況、審時(shí)度勢、強(qiáng)化控制上發(fā)揮參謀作用。最后，在決策實(shí)施過程結(jié)束后，在幫助領(lǐng)導(dǎo)正確總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行新的決策活動(dòng)上發(fā)揮參謀作用。

第（4）（5）（6）（7）（8）（9）（10）點(diǎn)屬于承辦職能。辦公室主任的承辦職能大致來自三個(gè)方面。一是來自上級部門的。主要是指上級領(lǐng)導(dǎo)部門交付的事項(xiàng)，如工作調(diào)研、信息反饋、工作總結(jié)等，需要認(rèn)真對待，按期完成。二是來自領(lǐng)導(dǎo)的。對于領(lǐng)導(dǎo)班子的決策、辦公室主任要帶領(lǐng)工作人員不折不扣地去落實(shí)。在工作中負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)、組織、指揮和管理的責(zé)任，是第一責(zé)任人。三是來自單位各科室的，單位職工需辦理有關(guān)事項(xiàng)或?qū)φ緝?nèi)的意見建議，按程度應(yīng)先和辦公室取得聯(lián)系，這就需要辦公室主任根據(jù)實(shí)際情況去處理?？傊k公室主任對所負(fù)責(zé)的事項(xiàng)要高度負(fù)責(zé)，認(rèn)真督辦。一絲不茍，一辦到底，落到實(shí)處。

第（11）屬于管理職能。管理職能主要是針對辦公室的內(nèi)部而言，集中體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是文書管理。盡管站內(nèi)文件并不太多，但圍繞著公文的處理與保管而需要進(jìn)行的撰稿、校對、印制、收發(fā)登記、立卷、歸檔等一切是必不可少的。辦公室主任負(fù)責(zé)對文書工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一組織安排，負(fù)責(zé)督促、檢查，把好質(zhì)量關(guān)，防止濫抄亂送和形式主義。二是事務(wù)管理。辦公室作為事務(wù)性辦事機(jī)構(gòu)，辦公室主任作為這個(gè)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，應(yīng)該說是事無巨細(xì)，都要認(rèn)真操辦。如會議安排、領(lǐng)導(dǎo)用車、對外接待、辦公用具以及為職工提供生活服務(wù)的有關(guān)事項(xiàng)。使辦公室真正成為站工作的樞紐。

第（11）（12）（13）（14）點(diǎn)屬于協(xié)調(diào)職能。辦公室主任履行協(xié)調(diào)職能，主要是抓好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)、所謂縱向協(xié)調(diào)，即指致力于上下級之間關(guān)系流融洽，上令下行，下情上曉，上下緊密配合，步調(diào)一致的協(xié)調(diào)工作。所謂橫向協(xié)調(diào)，即指致力于任務(wù)分派、任務(wù)督辦及融洽和諧各科室的協(xié)調(diào)工作。

四個(gè)職能部門不光是停留在口頭上、理論中，更要實(shí)踐到工作中去。具體如下：

當(dāng)好參謀，既要能謀，又要善謀，努力做到參得準(zhǔn)、謀得深，參到關(guān)鍵處，謀到點(diǎn)子上，力爭出大主見，當(dāng)大參謀。同時(shí)，又要擺正地位，做到參謀到位而不越位。辦公室擔(dān)負(fù)著承上啟下，協(xié)調(diào)各方面的重要職責(zé)，作為辦公室主任既要協(xié)調(diào)高低，又要協(xié)調(diào)左右，還要協(xié)調(diào)內(nèi)外，搞好協(xié)調(diào)，要講究協(xié)調(diào)藝術(shù)，留意協(xié)調(diào)手法，既要有原則性，又要有靈敏性。協(xié)調(diào)中，態(tài)度要謙虛，任務(wù)要細(xì)致，對上尊重、對下支撐，對左右合作，做到幫忙不添亂，解難不增憂，辦事不誤事。

堅(jiān)持做好崗位責(zé)任制，強(qiáng)化崗位目標(biāo)管理是管理工作的基礎(chǔ)，統(tǒng)籌目標(biāo)考核和督促檢查是關(guān)鍵。規(guī)范考核制度，按照目標(biāo)嚴(yán)格考核是根本。

抓好指導(dǎo)決策后的任務(wù)落實(shí)，是辦公室的重要職責(zé)，也是辦公室主任的重要義務(wù)。盤繞核心任務(wù)，搞好督促則推進(jìn)落實(shí)的重要環(huán)節(jié)和有效手法。抓好落實(shí)，就在做到“看不準(zhǔn)不動(dòng)手，看準(zhǔn)了不松手，干不成不放手”。經(jīng)過抓落實(shí)，保護(hù)指導(dǎo)權(quán)威，確保政令暢通。

四、崗位要求的特殊性

特別的崗位需求多重素質(zhì)和能力，想做好辦公室工作，就要做到“三心”、“四勤”。“三心”是熱心、誠心、靜心，“四勤”是腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。

腦勤，就是要勤于動(dòng)腦，著于思考，如何使我們的工作適應(yīng)形勢發(fā)展，時(shí)代特征，更有針對性和實(shí)效性，怎樣在工作中貫徹“三個(gè)代表”重要思想，怎樣為經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心服務(wù)。怎樣才能做到貼過實(shí)際、貼近生活、貼近職工，所有這些問題都是我們不得不經(jīng)?？紤]的。

嘴勤，包括兩個(gè)方面：一方面是要多請示匯報(bào)，及時(shí)得到領(lǐng)導(dǎo)的指示、支持和幫助；另一方面要多做宣傳工作。宣傳先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，宣傳廣大職工的動(dòng)人事跡。

手勤，就是要勤于動(dòng)手動(dòng)筆寫文章，這是辦公室主任的一項(xiàng)基本功。寫出的文章，特別是調(diào)研文章要有情況、有觀念、有內(nèi)容、有分析，建議實(shí)在可行且操作性強(qiáng)。工作總結(jié)、情況匯報(bào)、調(diào)研文章、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等，都是勤于動(dòng)手撰寫，不能懶惰。

腿勤，就要邁開雙腿，不辭辛苦，上跑下跑，上跑就是往上級那兒跑，即請示工作、匯報(bào)工作、征求意見。下跑就是深入職工中搞好調(diào)查研究，了解情況、發(fā)展典型、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，掌握第一手材料，從而為工作發(fā)展提供助力。

熱心，就是要有一副熱心腸，滿腔熱情地服務(wù)，自學(xué)自愿地服務(wù)，盡心盡力地服務(wù)。當(dāng)辦公室主任，不是為了應(yīng)付差事，不能抱著敷衍了事和當(dāng)一天和尚撞一天鐘的無所謂態(tài)度，而是要認(rèn)真負(fù)責(zé)、積極努力，以濃厚的興趣、高度的熱情、負(fù)責(zé)的精神，去干好每一項(xiàng)工作。

誠心，就是要有一顆真誠的心，真心實(shí)意地、實(shí)實(shí)在在地干事情，不弄虛作假，不懈怠，不自滿。一方面，我們反映情況、提供資料，要實(shí)事求是，真實(shí)可靠，有一是一，有二是二，不能瞎估計(jì)，想當(dāng)然，含精其詞，似是而非，以免貽誤工作。

耐心，就是不怕麻煩，不辭辛苦，謙虛謹(jǐn)慎，不驕不躁。辦公室的工作不僅僅是一對某一個(gè)部門或某一些人，而是要為全體職工服務(wù)，難免有眾口難調(diào)的現(xiàn)象出現(xiàn)。因此，面對麻煩，處理事情都要耐著性子，謹(jǐn)慎仔細(xì)的處理好每個(gè)細(xì)節(jié)。

淺談辦公室工作的重要性和特殊性2

綜合辦公室的重要職責(zé)是協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，對于上級領(lǐng)導(dǎo)的工作，綜合辦公室需要及時(shí)了解情況，針對問題提出對策，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成工作，這就要求綜合辦公室擁有較強(qiáng)的辦事效率。隨著事業(yè)單位的進(jìn)步發(fā)展，傳統(tǒng)綜合辦公室的管理方式逐步暴露出管理理念落后、制度不完善、人浮于事等問題，這與新時(shí)代發(fā)展和事業(yè)單位自身進(jìn)步要求是不相適應(yīng)的`。對此，綜合辦公室應(yīng)該拋棄傳統(tǒng)的管理理念，針對不同的時(shí)期采取不一樣的管理方針，應(yīng)該以提高工作效率和工作質(zhì)量為第一目標(biāo)，而為了達(dá)成這一目標(biāo)，需要針對綜合辦公室的工作人員，使其在工作中能夠更加主動(dòng)積極，能夠用最短的時(shí)間完成工作。

一、借鑒參考他人的管理理念

在當(dāng)今這個(gè)變化迅速的年代，任何人和單位如果不能及時(shí)學(xué)習(xí)新的知識，那么最終只會被時(shí)代淘汰，事業(yè)單位的綜合辦公室管理工作也是如此。時(shí)代在進(jìn)步，事業(yè)單位在發(fā)展，如果綜合辦公室的管理模式還是一成不變，勢必會影響到事業(yè)單位的正常發(fā)展。因此，在新時(shí)代的大背景下，為了做好綜合辦公室的管理工作，首先需要其創(chuàng)新管理理念，在管理方式上多參考借鑒先進(jìn)單位的管理經(jīng)驗(yàn)，對于一些明顯與時(shí)代發(fā)展不相吻合的管理方法，綜合辦公室需要及時(shí)拋棄，避免錯(cuò)誤的管理方式為事業(yè)單位帶來的負(fù)面影響。創(chuàng)新變革管理理念針對的是人，一個(gè)新的管理理念首先需要結(jié)合員工和事業(yè)單位自身的需求，其次才能對員工起到吸引和激發(fā)起工作熱情的作用。當(dāng)員工對工作充滿了熱情時(shí)，整個(gè)事業(yè)單位的工作氛圍也會得到提高，試想在這么一個(gè)環(huán)境下工作，員工的工作積極性自然會得到提高，這有利于提高其管理工作的效率，并且促進(jìn)事業(yè)單位更好地發(fā)展。

二、完善綜合辦公室的規(guī)章制度

任何管理工作的開展都需要結(jié)合一個(gè)合理的規(guī)章制度，為了能夠提高事業(yè)單位綜合辦公室的管理效率，需要內(nèi)部能夠制定并完善規(guī)章制度。傳統(tǒng)事業(yè)單位規(guī)章制度的建立限制了職工的行為，對其行為進(jìn)行了控制，即在規(guī)章制度上，事業(yè)單位總是規(guī)定職工哪些事情能做，哪些事情不能做，而這些規(guī)章制度有的已經(jīng)不能完全適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展，有的甚至?xí)拗坡毠さ膭?chuàng)造力，因此這不利于綜合辦公室管理工作的創(chuàng)新。首先，綜合辦公室規(guī)章制度需要明確每一個(gè)工作崗位的職責(zé)。使每一位職工能夠清楚自己的崗位工作，當(dāng)然這同時(shí)也需要不同崗位職工能夠相互配合工作，只有職工能夠懂得合作的重要性，能夠在工作時(shí)借助他人的力量，才能使綜合辦公室的整體辦公效率得到提高。其次，工作程序的完善。即不同崗位的職工所工作的內(nèi)容是不同的，完善工作程序就是為了加深職工對自己工作內(nèi)容的了解，不僅僅是讓職工能夠按照規(guī)定進(jìn)行工作，還要能夠?qū)崿F(xiàn)流程的優(yōu)化，提高工作成效。最后，是建立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度。規(guī)章制度的建立不能只是限制員工的行為，當(dāng)員工犯錯(cuò)誤時(shí)對其采取懲罰措施。實(shí)際上，當(dāng)職工積極投入到工作中，較好地完成上級交給的任務(wù)時(shí)，事業(yè)單位也需要給予其一定的獎(jiǎng)賞，對職工起到鼓勵(lì)的作用，引導(dǎo)職工積極創(chuàng)新，使其在今后的工作中更加努力，為其所在事業(yè)單位的發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。

三、增強(qiáng)員工的服務(wù)意識

對于事業(yè)單位而言，綜合辦公室的主要職能就是協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，當(dāng)兩個(gè)部門之間因工作出現(xiàn)了矛盾時(shí)，以第三者的身份化解其之間的矛盾?？梢哉f，當(dāng)前綜合辦公室是一個(gè)服務(wù)的部門，其目的是為了事業(yè)單位內(nèi)部關(guān)系的穩(wěn)定，從而促進(jìn)事業(yè)單位更好地發(fā)展和進(jìn)步。為了發(fā)揮出綜合辦公室服務(wù)的作用，需要增強(qiáng)員工的服務(wù)意識。如事業(yè)單位可以針對綜合辦公室的工作人員展開一些專門的培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容就是綜合辦公室設(shè)立的目的和對事業(yè)單位發(fā)展的作用，通過培訓(xùn)職工可以使其明白自己的工作價(jià)值所在，當(dāng)他們意識到自己工作的重要性時(shí)，就會按照規(guī)章制度來履行自己的職責(zé)，為事業(yè)單位服務(wù)。除此之外，還需要?jiǎng)?chuàng)新綜合辦公室的管理方式，通過學(xué)習(xí)其他事業(yè)單位先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)來增強(qiáng)員工的服務(wù)意識。只有提高了員工的服務(wù)意識，他們才會更加積極地投入到工作之中，才能將自我的發(fā)展與單位的發(fā)展相統(tǒng)一。

四、結(jié)論

總的來說，綜合辦公室對事業(yè)單位的發(fā)展起到了不可替代的作用，其不僅需要協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，還需要協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)完成工作。隨著時(shí)代發(fā)展和社會的進(jìn)步，綜合辦公室傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的需求，對此需要?jiǎng)?chuàng)新變革綜合辦公室的管理工作，實(shí)現(xiàn)綜合辦公室的價(jià)值所在，為事業(yè)單位的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

二、辦公室行政管理知識

辦公室行政管理是一個(gè)綜合的全面性的處理企業(yè)日常事務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)，是企業(yè)必不可少的綜合管理部門。以下是由我整理關(guān)于辦公室行政管理知識的內(nèi)容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!

辦公室行政管理知識

辦公室的行政管理接觸面廣，不但要做好日常文件的處理，還要起到承上啟下、上傳下達(dá)的作用，工作內(nèi)容及其復(fù)雜，對內(nèi)對外、對上對下的協(xié)調(diào)很重要。辦公室從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務(wù)的部門，它圍繞單位的中心工作，向領(lǐng)導(dǎo)提出決策建議并督促決策的落實(shí)，是決策層的延伸。辦公室參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)，是單位運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，是對內(nèi)、對外的窗口。在不同類型的組織中，在都設(shè)有辦公室這一機(jī)構(gòu)。性質(zhì)不同、規(guī)模不等的組織，辦公室的工作內(nèi)容略有不同，下設(shè)機(jī)構(gòu)也有一些差異。但一般來說，辦公室大都具有辦文、辦會、辦事、溝通協(xié)調(diào)等幾個(gè)方面職能。

辦公室行政管理的職能

從行政管理的角度來看，辦公室面對主要工作是項(xiàng)目部的上級部門、業(yè)主、監(jiān)理和本單位下達(dá)的行政工作，面對的人員也主要是業(yè)主、監(jiān)理、有關(guān)地方領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和本項(xiàng)目部的工作人員，辦公室對本單位的上級部門、業(yè)主的部署結(jié)合本項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)的意見，貫徹執(zhí)行并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行結(jié)果。辦公室人員要經(jīng)常深入施工一線，了解基層情況并聽取意見，總結(jié) 經(jīng)驗(yàn) ，提出建議及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出建議性的建議供領(lǐng)導(dǎo)參考。辦公室在管理工作中的確需要參加協(xié)調(diào)工作，以維持項(xiàng)目部正常的工作、生活秩序。及時(shí)傳達(dá)本單位上級部門、業(yè)主單位以及本項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)指示精神，自動(dòng)協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，起著承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外的紐帶作用，保證局、公司、業(yè)主和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)完成，讓領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的最大問題，要和項(xiàng)目部各部門建立良好的工作關(guān)系，聽取他們的意見，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，齊心協(xié)力完成好各項(xiàng)任務(wù)。

辦公室行政管理的作用

辦公室的作用是指辦公室通過其職能發(fā)揮在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中所起的作用，包括以下四個(gè)方面：

1、協(xié)調(diào)與溝通作用

一個(gè)組織內(nèi)步調(diào)一致、協(xié)同前進(jìn)，才能勝利完成工作任務(wù)。要做到這一點(diǎn)，必須不斷加強(qiáng)組織內(nèi)、外部聯(lián)系，互通信息，相互理解，求得支持，統(tǒng)一步伐。辦公室要協(xié)調(diào)單位和主級領(lǐng)導(dǎo)部門以及沒有隸屬關(guān)系部門的關(guān)系，協(xié)調(diào)辦公室與其他部門的關(guān)系，協(xié)調(diào)本單位與下級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)系，協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部的關(guān)系。它還要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系，組織內(nèi)部其他部門之間的關(guān)系。通過協(xié)調(diào)，理順關(guān)節(jié)，溝通上下左右，消除隔閡，統(tǒng)一認(rèn)識，求得和諧。

2、參謀與助手作用

辦公室的參謀與助手作用主要表現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策上。辦公室必須準(zhǔn)確理解上級精神，了解和掌握本單位的實(shí)際情況，對各方面信息進(jìn)行處理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)可靠的依據(jù)。辦公室的參謀與助手職能還表現(xiàn)在決策的貫徹執(zhí)行上。決策已定，辦公室必須加強(qiáng)督促和檢查，注意搜集各種反饋信息，供領(lǐng)導(dǎo)檢驗(yàn)決策、調(diào)整、修正決策。

3、形象與管家作用

辦公室是組織對外形象展示的窗口，組織的精神風(fēng)貌、政策水平、工作作風(fēng)、辦事效率都可以通過這個(gè)窗口反映出來。辦公室還是個(gè)管家，它肩負(fù)多種任務(wù)，吃、喝、用、住、行、等無所不包;一些突擊性、臨時(shí)性的工作均由辦公室這個(gè)管家受理，其他專業(yè)部門職責(zé)范圍之外的事項(xiàng)往往也通過辦公室來協(xié)調(diào)、落實(shí)。

辦公室的窗口和管家職能還有更深一層的含義，那就是辦公室的把關(guān)作用：辦公室要把好文字關(guān)，提高公文質(zhì)量，削低“文山”;辦公室要把好財(cái)物關(guān)，厲行節(jié)約，反對浪費(fèi)，用較少的投入換來較多的產(chǎn)出;辦公室要把好會議關(guān)，加強(qiáng)會議的審查，不該開的會堅(jiān)決不開，能合并的會合并開;辦公室還把好信息關(guān)，要對各方面信息進(jìn)行精選、提煉、加工，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、真實(shí)、高質(zhì)量的信息。

4、樞紐與心臟作用

如果把一個(gè)組織比作鐵路部門，那么辦公室就好比列車的編組站;如果把組織比作一個(gè)人，那么辦公室就是連接大小動(dòng)、靜脈血管的心臟。一個(gè)組織就是一個(gè)系統(tǒng)，它既存在和服從予更大的系統(tǒng)，又有自己相對獨(dú)立又相互聯(lián)系的子系統(tǒng)，這樣就構(gòu)成了一個(gè)整體。而具體體現(xiàn)這個(gè)整體中領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中諸因素相互聯(lián)系的，就是辦公室。它承上啟下、溝通左右、聯(lián)絡(luò)八方，對于一個(gè)組織來說，須臾不可少。

辦公室行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

辦公行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng)非常重要，良好的職業(yè)素養(yǎng)，在行政管理崗位上能夠做到忠于職守、善于待人、樂于奉獻(xiàn)，具備較強(qiáng)的責(zé)任感，不斷提高服務(wù)水平。辦公室行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，大致為以下幾個(gè)方面：

1、忠于職守

忠于職守是指辦公室工作人員忠于辦公室這個(gè)特定的崗位、職責(zé)。大而言之是忠于黨、國家和人民利益;小而言之，是指忠于本單位的利益，這兩者從根本上說是統(tǒng)一的。辦公室工作人員忠于職守表現(xiàn)在能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問題，敢于諍諫，表現(xiàn)在對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)請示、匯報(bào)檢查、總結(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示，反映信息及時(shí)、準(zhǔn)確。忠于職守還意味著恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)無名英雄，不越權(quán)或?yàn)E用職權(quán)。

2、講求效率

辦公室工作人員一定要注重工作效率，在日常工作中，當(dāng)場可以辦理的事，就不要說“研究研究”;當(dāng)日可以處理完的，就不要推到明天;急事要馬上落實(shí)。“雷厲風(fēng)行”應(yīng)該是辦公室工作人員的工作原則和應(yīng)有作風(fēng)。

3、公道正派

辦公室工作人員只有公道正派才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。辦公室工作人員經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)熟悉、關(guān)系密切。這種情況下尤其要注意自重自強(qiáng)，不能將為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)理解為主仆關(guān)系而獻(xiàn)媚領(lǐng)導(dǎo)、阿訣奉承、溜須拍馬。對待來賓，不管是上級領(lǐng)導(dǎo)，還是基層群眾，不論其資歷高低職務(wù)大小，都要一視同仁、平等相待。切忌因人而異，親疏有別。更不能看來頭辦事情，隨風(fēng)轉(zhuǎn)。

4、良好的品格

品格是指人對現(xiàn)實(shí)的穩(wěn)固態(tài)度及其習(xí)慣化的行為方式，主要表現(xiàn)為：

①情緒特征，主要指情感方面的強(qiáng)弱、持續(xù)時(shí)間的長短等。

②理智特征，是在想象事物的過程中表現(xiàn)為理想主義還是現(xiàn)實(shí)主義、在感知事物的過程中是主動(dòng)觀察還是被動(dòng)感知。一個(gè)人的品格對工作和生活影響很大。辦公室人員應(yīng)當(dāng)具備良好的品格嚴(yán)格要求自己，克服不良習(xí)慣，主動(dòng)適應(yīng)工作環(huán)境來開展工作。

③意志特征，如行為目標(biāo)是否明確堅(jiān)定，行為的自控水平，遇事鎮(zhèn)定果斷與否等。

④對現(xiàn)實(shí)的態(tài)度，是一個(gè)人的基本道德品質(zhì)，是個(gè)人品格中的核心內(nèi)容。如愛集體、愛勞動(dòng);敬業(yè)愛崗、或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等。

5、恪守信用

辦公室工作嚴(yán)謹(jǐn)繽密、責(zé)任重大。辦公室工作人員在工作交往中應(yīng)恪守信用。包括約定會晤、安排會議、組織聯(lián)絡(luò)、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時(shí);接受任務(wù)如不能按期完成，必須及時(shí)匯報(bào)，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕易允諾別人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允諾就應(yīng)該盡一切力量去辦到。

6、文明禮貌

辦公室工作人員待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。具體可概括為職業(yè)道德十規(guī)則，即禮貌而不居高臨下;誠實(shí)而不弄虛作假;參謀而不越權(quán)行事;謙虛而不傲上凌下;謹(jǐn)慎而不唯唯諾諾;公正而不見風(fēng)使舵;敬業(yè)而不妄自尊大;敬重而不阿訣奉承;慎言而不談?wù)撌欠?本分而不炫耀示人。

7、善于合作

辦公室工作人員工作頭緒多、涉及面廣，往往環(huán)環(huán)相扣，非單槍匹馬所注完成。辦公室工作人員要善于同他人密切配合，步調(diào)一致，才能順利完成任務(wù)。善于合作既要求對同事尊重和理解，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任。

8、嚴(yán)守機(jī)密

辦公室工作人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊的機(jī)會多，接觸的內(nèi)部文件多，參加重要會議多，接觸機(jī)密多。要嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，不在任何場合向任何人炫耀和泄露，以免給黨和國家造成損失。要做到不該說的機(jī)密絕對不說;不該知道的機(jī)密不要打聽;私人通信、電話不得涉及黨和國家的機(jī)密;不得在不利于保密的場合談?wù)摍C(jī)密;私人筆記本不能記黨和國家機(jī)密;接人互聯(lián)網(wǎng)的電腦不能存儲機(jī)密;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨身攜帶機(jī)密文件。

辦公室行政管理的工作性質(zhì)和其他部門的區(qū)別

三、辦公室管理基礎(chǔ)的原理是指？

辦公室管理基礎(chǔ)的原理是指綜合協(xié)調(diào)。辦公室管理主要包括以下幾個(gè)職能： 1、辦公室統(tǒng)計(jì)調(diào)查辦公室統(tǒng)計(jì)調(diào)查就是按照辦公室統(tǒng)計(jì)工作的目的和要求，有組織、有計(jì)劃、系統(tǒng)地采用科學(xué)的調(diào)查方法，向客觀實(shí)際搜集各種統(tǒng)計(jì)資料的工作過程，要求所搜集到的資料具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性、全面性和及時(shí)性。 2、辦公室人際關(guān)系協(xié)調(diào)和處理能力協(xié)調(diào)和處理辦公室人際關(guān)系的能力是指辦公室工作人員通過自己的行為，有意識、有目的地影響辦公室人際關(guān)系的變化與發(fā)展方向的能力，它是在辦公室人際感受性和辦公室人際適應(yīng)性基礎(chǔ)上，通過人際關(guān)系實(shí)踐形成和發(fā)展起來的，集中體現(xiàn)了人際關(guān)系能力的能動(dòng)性特征。 3、辦公室安全工作辦公室的安全工作是辦公室的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，它主要涉及辦公室的環(huán)境設(shè)施安全（如防火）、人員安全、資料和信息的安全（如防失密、泄密）等多方面的內(nèi)容。

四、辦公室行政管理知識有哪些

導(dǎo)語：辦公室是從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務(wù)的部門，它圍繞單位的中心工作，向領(lǐng)導(dǎo)提出決策建議并督促決策的落實(shí)，是決策層的延伸。以下還是關(guān)于辦公室行政管理知識有哪些的相關(guān)內(nèi)容，歡迎大家參考！

辦公室行政管理知識有哪些

一、辦公室行政管理知識——辦公室人員應(yīng)該具備的工作作風(fēng)

辦公室人員的作風(fēng)，關(guān)系到辦公室工作乃至本單位的工作質(zhì)量、辦事效率、精神面貌和總體形象，辦公室人員只有不斷加強(qiáng)自身的作風(fēng)修養(yǎng)，才能在參與政務(wù)、管理事務(wù)飛搞好服務(wù)的過程中，更好地體現(xiàn)團(tuán)結(jié)、勤奮、廉潔、高效、務(wù)實(shí)、創(chuàng)新的精神，把辦公室各項(xiàng)工作做好。辦公室人員作風(fēng)修養(yǎng)是多方面的，包括思想作風(fēng)修養(yǎng)、工作作風(fēng)修養(yǎng)、生活作風(fēng)修養(yǎng)等。可以用以下十個(gè)字概括：勤、深、實(shí)、謙、細(xì)、快、廉、嚴(yán)、穩(wěn)、和。

勤：勤奮努力，勤勤懇懇。在日常工作中做到手勤、腿勤、眼勤、嘴勤、腦子勤。

深：深入實(shí)際，深入群眾，領(lǐng)會上情，吃透下情。

實(shí)：求真務(wù)實(shí)，實(shí)是求是。不搞形式主義，不唯書，不唯上，只唯實(shí)。有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂，不說大話、空話、假話、套話。

謙：謙虛謹(jǐn)慎，謙恭謙讓。只有虛懷若谷，謙以待人，才能博聞廣收，搞好協(xié)調(diào);只有謙虛謹(jǐn)慎，才能頭腦清醒，持之有度。對領(lǐng)導(dǎo)要謙恭尊重，不卑不亢，盡心服務(wù)，積極主動(dòng)地當(dāng)好參謀助手，不能不講分寸，喧兵奪主，越俎代庖，攬權(quán)越位。與同級或基層單位的同志打交道，要待人以禮，待人以誠，平等商量，以理服人，多向別人請教，切不要以自己在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作而妄自尊大，更不能以領(lǐng)導(dǎo)自居，盛氣凌人，頤指氣使。

細(xì)：細(xì)致周到，一絲不茍。辦公室工作無小事，哪個(gè)環(huán)節(jié)有疏漏都會貽誤工作，造成損失。

快：節(jié)奏要快，雷厲風(fēng)行。比如對突發(fā)事件的處理。

廉：廉潔奉公，廉政為民。嚴(yán)格遵守單位廉政建設(shè)各項(xiàng)規(guī)定。

嚴(yán)：嚴(yán)守紀(jì)律，嚴(yán)格要求。模范執(zhí)行單位各項(xiàng)規(guī)定，對工作和個(gè)人作風(fēng)都要嚴(yán)格要求。

穩(wěn)：穩(wěn)重沉著，穩(wěn)妥可靠。辦公室工作千頭萬緒，既要辦理瑣碎小事，又要處理大事、要事、爭事、難事，這就需要辦公室人員要做到心中有數(shù)，沉著冷靜，穩(wěn)重妥帖，應(yīng)付自如。越是急難新重的任務(wù)，越是遇到棘手問題，尤其是處置突發(fā)事件，越要分清輕重緩急，抓住主要矛盾，泰然處之，考慮周全，內(nèi)緊外松，舉重若輕，穩(wěn)扎穩(wěn)打，妥善處理。切不可手忙腳亂，驚慌失措，毛毛躁躁，亂了陣腳，失去方寸。

和：團(tuán)結(jié)協(xié)作，善與人和，這樣才能營造一個(gè)良好的工作氛圍。

二、辦公室行政管理知識——辦公室的作用

辦公室的作用是指辦公室通過其職能發(fā)揮在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中所起的作用，包括以下四個(gè)方面。

1、參謀與助手作用

2、樞紐與心臟作用

3、協(xié)調(diào)與溝通作用

4、形象與管家作用

辦公室是組織對外形象展示的窗口，組織的精神風(fēng)貌、政策水平、工作作風(fēng)、辦事效率都可以通過這個(gè)窗口反映出來。辦公室還是個(gè)管家，它肩負(fù)多種任務(wù)，吃、喝、用、住、行、資產(chǎn)管理等無所不包;一些突擊性、臨時(shí)性的工作均由辦公室這個(gè)管家受理，其他專業(yè)部門職責(zé)范圍之外的事項(xiàng)往往也通過辦公室來協(xié)調(diào)、落實(shí)。

辦公室的窗口和管家職能還有更深一層的含義，那就是辦公室的把關(guān)作用：辦公室要把好文字關(guān)，提高公文質(zhì)量，削低“文山”;辦公室要把好財(cái)物關(guān)，厲行節(jié)約，反對浪費(fèi)，用較少的投入換來較多的產(chǎn)出;辦公室要把好會議關(guān)，加強(qiáng)會議的審查，不該開的會堅(jiān)決不開，能合并的會合并開，能開電話會的就不見面開，以提高工作效率;辦公室還把好信息關(guān)，要對各方面信息進(jìn)行精選、提煉、加工，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、真實(shí)、高質(zhì)量的信息。

三、辦公室行政管理知識——辦公室工作的特點(diǎn)

辦公室所擔(dān)負(fù)工作的性質(zhì)決定了它具有輔助性、事務(wù)性、綜合性、中樞性、機(jī)要性等特點(diǎn)。

1、輔助性

辦公室是為領(lǐng)導(dǎo)及整個(gè)組織提供輔助支持、服務(wù)的部門，輔助首先必須服從于領(lǐng)導(dǎo)，在工作中體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意志，不可超越自己的管理權(quán)限，違背組織方針自行其是。辦公室工作的輔助性主要體現(xiàn)在兩方面：第一，全力支持組織的各項(xiàng)工作。這是指辦公室輔助領(lǐng)導(dǎo)對組織的各項(xiàng)工作進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)和督促檢查，必要時(shí)要調(diào)動(dòng)所掌握的信息人力及物力，協(xié)助有關(guān)人員及部門完成工作。第二，就是以協(xié)助者的角色完成各項(xiàng)工作。辦公室是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層工作的機(jī)構(gòu)，除領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)外，一般它對各職能機(jī)構(gòu)和各項(xiàng)工作的管理沒有直接的指揮和監(jiān)督權(quán)力，只承擔(dān)協(xié)調(diào)和服務(wù)等輔助性管理工作，以協(xié)助者的角色推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)，不能擅作決定，自作主張。

2、事務(wù)性

辦公室工作的事務(wù)性表現(xiàn)在辦公室工作的方方面面。值班、接待、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、后勤服務(wù)等，很多都是非常具體、瑣碎的事務(wù)。有人認(rèn)為辦公室整天為別人忙，工作價(jià)值不高，但事實(shí)并非如此。首先，這些工作是維系組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分，需要有專門的部門或人員去完成，而組織分工恰恰是將這樣的職能和使命賦予了辦公室。其次，這些工作平常似乎不引人注意，但卻是基礎(chǔ)性的工作，其價(jià)值會通過領(lǐng)導(dǎo)及其他管理人員的工作折射出來。

3、綜合性

辦公室工作以單位中心工作和主要領(lǐng)導(dǎo)為服務(wù)重點(diǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)的工作提供全方位的支持，因此，領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)就是辦公室的工作目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)的工作重點(diǎn)就是辦公室的工作重點(diǎn)。領(lǐng)導(dǎo)的工作是綜合性、全局性的工作，所以辦公室的工作必然是綜合性、全局性的工作。辦公室具有綜合協(xié)調(diào)職能。涉及單位全局的工作，往往由辦公室牽頭，協(xié)調(diào)組織內(nèi)各部門完成任務(wù)。辦公室的業(yè)務(wù)可能涉及組織內(nèi)各個(gè)部門、各位工作人員，起組織、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查等作用。

4、中樞性

辦公室不同于其他職能部門，它附屬于管理層，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，是領(lǐng)導(dǎo)的延伸，為整個(gè)組織活動(dòng)輸送信息，溝通協(xié)調(diào)，組織聯(lián)絡(luò)，處理組織活動(dòng)所產(chǎn)生的內(nèi)部事務(wù);如果沒有這些工作，組織將無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。它是聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁，是組織同外界各方面聯(lián)絡(luò)的窗口，因此它是組織中名副其實(shí)的中樞機(jī)構(gòu)。

5、機(jī)要性

辦公室在工作過程中，由于離領(lǐng)導(dǎo)層較近，得知的組織消息更多更早，如有關(guān)政策的修改和人員的任免等，這些信息具有一定的機(jī)要性，并且不適宜在更大的范圍內(nèi)和更早的時(shí)間為一般人員所知曉，這就需要辦公室人員在履行職能的過程中具有一定的保密意識。

四、辦公室行政管理知識——辦公室工作的主要內(nèi)容

隨著組織所處的時(shí)期和擔(dān)負(fù)中心任務(wù)的不同，辦公室的工作內(nèi)容也有變化，但其常規(guī)工作可以概括為以下幾個(gè)方面。

1、辦文工作

辦文工作主要是圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分三項(xiàng)事務(wù)：

(1)文字工作，主要指文書、信函、稿件等的撰寫，包括領(lǐng)導(dǎo)需要的各種文字材料的準(zhǔn)備和起草。

(2)文書處理和檔案工作，主要指文件辦理方面的工作，如文書的打印、制作、收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞，機(jī)要文件的傳遞、立卷、歸檔、保存等工作。

(3)電子文件的撰寫、傳輸、管理、歸檔等方面的工作，如電子郵件的發(fā)送、電子文件數(shù)據(jù)庫的建立、管理與檢索等。

2、辦會工作

辦會工作指對各類會議的籌備、組織、服務(wù)、管理等工作，包括會前的籌劃和準(zhǔn)備、會中的組織和服務(wù)、會后的善后和落實(shí)。

3、辦事工作

辦事工作大體分為信息工作、技術(shù)工作、日常行政事務(wù)工作、臨時(shí)交辦工作四大項(xiàng)。

(1)信息工作，廣義上說，黨政機(jī)關(guān)的政策研究、公司企業(yè)的市場預(yù)測分析和調(diào)查、領(lǐng)導(dǎo)決策前的調(diào)查研究與情況綜合、情報(bào)動(dòng)態(tài)的每日分析整理、組織內(nèi)簡報(bào)的編發(fā)等，都是信息工作，收集資料摘要、編寫大事記、組織史志編寫、編制各種范圍的聯(lián)絡(luò)手冊、收集保管名片等，也是信息工作。

(2)技術(shù)工作，主要指機(jī)要工作、現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用維護(hù)工作。機(jī)要工作指組織內(nèi)機(jī)密文件的保管、傳遞、以及單位內(nèi)保密事務(wù)、保衛(wèi)工作的安排、檢查、落實(shí)。計(jì)算機(jī)安全工作主要指計(jì)算機(jī)信息安全工作，如防黑客襲擊、防計(jì)算機(jī)病毒、信息安全教育等現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用和維護(hù)主要指多媒體會議設(shè)備、數(shù)碼攝錄像設(shè)備、現(xiàn)代辦公環(huán)境的主控室設(shè)備的操作和日常維護(hù)等。

(3)日常和行政事務(wù)工作，主要指值班、接待、印章管理、環(huán)境管理、車輛管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、對外聯(lián)絡(luò)、安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)等。

安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致而又很具體的工作，指為領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)體和群體安排的各種活動(dòng)，包括各種會議、外出參觀考察、調(diào)查研究、檢查指導(dǎo)工作、外事工作等。辦公室在安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)時(shí)，要在滿足工作需要的前提下盡量從簡，減少領(lǐng)導(dǎo)不必要的社會性應(yīng)酬活動(dòng)，保證領(lǐng)導(dǎo)有足夠的時(shí)間，集中精力抓好大事，搞好調(diào)查研究。

督查是辦公室一項(xiàng)重要工作，督查是指辦公室圍繞單位的中心工作、重要決策和領(lǐng)導(dǎo)的重要批示，對負(fù)責(zé)承辦的部門和責(zé)任人員進(jìn)行督促和檢查，協(xié)助做好必要的溝通工作，以保證承辦事項(xiàng)按時(shí)落實(shí)。

在黨政機(jī)關(guān)還專門設(shè)立信訪辦公室，負(fù)責(zé)辦理群眾來信，接待群眾來訪及相關(guān)事項(xiàng)，同時(shí)也負(fù)責(zé)對報(bào)刊上的批評、建議的處理工作。其他組織一般不設(shè)立信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。在不設(shè)公關(guān)部的公司企業(yè)，辦公室還承擔(dān)公關(guān)事務(wù)。

(4)臨時(shí)交辦工作，在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常有事臨時(shí)事項(xiàng)交由辦公室去具體承辦落實(shí)。

辦公室工作綜合性很強(qiáng)，既涉及政治方面，也涉及經(jīng)濟(jì)、文化方面，還可能涉及法律、法規(guī)等，需進(jìn)行各方面的協(xié)調(diào)。在具體業(yè)務(wù)中，如承辦文電，不論是上報(bào)還是下發(fā)，往往涉及幾個(gè)部門會簽或辦理，需要辦公室一一溝通、協(xié)商并組織落實(shí)。由此可以看出，辦公室工作人員必須有寬泛的知識背景、較強(qiáng)的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風(fēng)。

五、辦公室行政管理知識——辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)

“參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)”的角色定位，決定了辦公室工作的重要性，也決定了辦公室工作人員必須具備的職業(yè)道德素養(yǎng)。我國早在封建社會就已經(jīng)出現(xiàn)了輔佐各級官員辦公的幕友、師爺?shù)乃麄兛梢员豢醋魇敲貢那吧?，其素質(zhì)備受人們重視。曾有人將對幕友、師爺?shù)?素質(zhì)要求歸納為“十不”：一筆好字不錯(cuò);二等才情不露;三斤酒量不吐;四季衣服不當(dāng);五子圍棋不悔;六出昆劇不推;七字歪詩不遲;人張馬吊不查;九品頭銜不選;十分和氣不俗。從這里不難看出做個(gè)稱職的幕友、師爺，既要有寫一筆好字、才思敏捷、記憶力強(qiáng)這樣的技能，也要兼具琴棋書畫多方面的藝術(shù)修養(yǎng)，還要做謙謙君子，有不慕功名、甘居人后的人品。其中不少內(nèi)容在今天依然適用。

今天對辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)要求主要體現(xiàn)在職業(yè)道德、職業(yè)意識、職業(yè)能為三方面。

1、辦公室人員的職業(yè)道德

所謂職業(yè)道德，是指擔(dān)負(fù)不同社會責(zé)任和服務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)遵循的道德準(zhǔn)則。它通過人們的信念、習(xí)慣和社會輿論而起作用，成為人們評判是非、辨別好壞的標(biāo)準(zhǔn)和尺度，從而促使人們不斷增強(qiáng)職業(yè)道德觀念，不斷提高服務(wù)水平。辦公室工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，主要有以下八個(gè)方面：

(1)良好的品格

品格是指人對現(xiàn)實(shí)的穩(wěn)固態(tài)度及其習(xí)慣化的行為方式，主要表現(xiàn)為：

①對現(xiàn)實(shí)的態(tài)度，是一個(gè)人的基本道德品質(zhì)，是個(gè)人品格中的核心內(nèi)容。如愛集體、愛勞動(dòng);敬業(yè)愛崗、或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等。

②情緒特征，主要指情感方面的強(qiáng)弱、持續(xù)時(shí)間的長短等。

③意志特征，如行為目標(biāo)是否明確堅(jiān)定，行為的自控水平，遇事鎮(zhèn)定果斷與否等。

④理智特征，是在想象事物的過程中表現(xiàn)為理想主義還是現(xiàn)實(shí)主義、在感知事物的過程中是主動(dòng)觀察還是被動(dòng)感知。

一個(gè)人的品格對工作和生活影響很大。辦公室人員應(yīng)當(dāng)具備良好的品格嚴(yán)格要求自己，克服不良習(xí)慣，主動(dòng)適應(yīng)工作環(huán)境來開展工作。

(2)忠于職守

忠于職守是指辦公室工作人員忠于辦公室這個(gè)特定的崗位、職責(zé)。大而言之是忠于黨、國家和人民利益;小而言之，是指忠于本單位的利益，這兩者從根本上說是統(tǒng)一的。辦公室工作人員忠于職守表現(xiàn)在能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問題，敢于諍諫，表現(xiàn)在對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)請示、匯報(bào)手檢查、總結(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示，反映信息及時(shí)、準(zhǔn)確。忠于職守還意味著恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)無名英雄，不越權(quán)或?yàn)E用職權(quán)。

(3)公道正派

辦公室工作人員只有公道正派才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。

辦公室工作人員經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)熟悉、關(guān)系密切。這種情況下尤其要注意自重自強(qiáng)，不能將為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)理解為主仆關(guān)系而獻(xiàn)媚領(lǐng)導(dǎo)、阿訣奉承、溜須拍馬。對待來賓，不管是上級領(lǐng)導(dǎo)，還是基層群眾，不論其資歷高低職務(wù)大小，都要一視同仁、平等相待。切忌因人而異，親疏有別。更不能看來頭辦事情，隨風(fēng)轉(zhuǎn)。

(4)嚴(yán)守機(jī)密

(5)講求效率

(6)恪守信用

(7) 善于合作

(8)文明禮貌

2、辦公室人員的職業(yè)意識

職業(yè)意識是指在職業(yè)選擇與定向過程中，對未來或已經(jīng)從事的職業(yè)的認(rèn)識、評價(jià)及自己相應(yīng)的情感態(tài)度等心理成分的綜合，它是職業(yè)道德、職業(yè)操守和職業(yè)行為等職業(yè)要素的總和。作為在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的辦公室人員，應(yīng)具備的職業(yè)意識主要是幕后意識、信息意識、多能意識、時(shí)間意識、合作意識和保密意識。

(1)幕后意識

幕后意識是指辦公室人員應(yīng)認(rèn)識到辦公室工作的輔助性、服務(wù)性，其工作成績一般不會獨(dú)立完整地顯示出來，而是附著于單位整體工作成績或領(lǐng)導(dǎo)的有效決策及以后的貫徹之中。在鮮花和榮譽(yù)面前，要擺正自己的位置，甘當(dāng)幕后英雄，不奪領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)采，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)形象。

(2)保密意識

辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，了解本單位人事、財(cái)務(wù)或政策等方面的信息要比其他人多一些、早一些，如果辦公室人員保密意識不強(qiáng) ，在一些敏感信息還沒有公布于眾之前提前泄露出去，會使領(lǐng)導(dǎo)處于被動(dòng)地位，不利于工作的開展。辦公室人員要嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定，做好文件保密、會議保密、通信保密、辦公自動(dòng)化設(shè)備保密。

(3)時(shí)間意識

辦公室工作瑣碎繁雜，辦公室人員不僅要做好辦公室日常事務(wù)性王作，還要接待來訪賓客，為領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性工作奔波。辦公室人員要有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，對工作有統(tǒng)籌計(jì)劃和安排，今日事今日畢，不能養(yǎng)成拖拉的習(xí)慣，提高工作效率。

(4)合作意識

辦公室是一個(gè)組織或部門的樞紐和心臟，它擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)、內(nèi)外聯(lián)系、溝通協(xié)調(diào)的任務(wù)，和方方面面發(fā)生著這樣那樣工作上的聯(lián)系。辦公室人員必須具備良好的協(xié)作必態(tài)和合作精神，能幫助別人的事就不推諉，需要?jiǎng)e人幫助或配合時(shí)應(yīng)誠懇禮貌，只有這樣，才能贏得別人的尊重、體諒與配合。

(5)信息意識

隨著互聯(lián)網(wǎng)的日益發(fā)展和滲透，辦公室人員收集、篩選和利用信息的能力從一個(gè)側(cè)面來說，可以反映他們工作效率的高低，證明他們工作能力的強(qiáng)弱。要履行好“參政議政、輔助決策”的職能，就要熟悉各種信息獲取方法，了解和掌握工作各方面的相關(guān)信息。

(6)多能意識

現(xiàn)代社會對辦公室工作人員的要求是多方面和全方位的：不僅要具備基本的辦文、辦會和辦事能力，還要能夠充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀或“外腦”，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，并有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和組織策劃能力等。

3、公室人員的職業(yè)能力

辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)能力主要可從知識結(jié)構(gòu)、辦公能力兩個(gè)方面來概括。

(1)知識結(jié)構(gòu)

辦公室工作綜合性強(qiáng)，接觸面廣，辦公室工作人員必須具有廣搏的知識與合理的知識結(jié)構(gòu)，才能視野開闊，工作游刃有余。

①基礎(chǔ)知識。主要包括科學(xué)文化知識、基本政治理論、政策法規(guī)基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識四大部分。有了科學(xué)文化基礎(chǔ)知識，才能談得上學(xué)習(xí)和掌握其他的知識;只有掌握了正確的世界觀和方法論，才能在工作中表現(xiàn)出堅(jiān)定正確的政治方向和較高的理論水平;了解黨的現(xiàn)行路線、方針運(yùn)政策，國家憲法和法律，各種行政法規(guī)和部門的規(guī)章制度，才能準(zhǔn)確理解、執(zhí)行上級意圖，依法辦事;熟悉、熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識，才能夠適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的要求，提高工作效率。

②專業(yè)知識。專業(yè)知識是辦公室人員知識結(jié)構(gòu)的核心內(nèi)容，主要有工作背景知識、辦公室工作專業(yè)知識和相關(guān)知識三部分。

工作背景知識。辦公室工作人員在哪一行業(yè)工作，就應(yīng)學(xué)會哪一行業(yè)的專業(yè)知識。如在政府機(jī)關(guān)工作的就必須有行政管理知識;在醫(yī)藥部門工作的要有醫(yī)藥衛(wèi)生知識;在農(nóng)業(yè)部門工作的，就要有農(nóng)業(yè)科學(xué)知識;在學(xué)校和文化團(tuán)體工作，則要具有教育學(xué)、文化學(xué)等方面的知識等。

辦公室工作專業(yè)知識。包括秘書學(xué)、文書學(xué)、應(yīng)用寫作、檔案管理、辦公設(shè)備使用與維護(hù)、行政管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、信息學(xué)、信訪學(xué)、調(diào)研學(xué)、速記學(xué)等。

相關(guān)知識。相關(guān)知識是指與專業(yè)知識密切相關(guān)而又有區(qū)別的知識，學(xué)習(xí)這些知識對于提高辦公室人員的工作效率和水平，具有重要的意義。主要有：方法論知識、如系統(tǒng)論、信息論、控制論等;心理學(xué)知識、包括普通心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、管理心理學(xué)、社會心理學(xué)、秘書心理學(xué)等;社交知識、包括人際關(guān)系學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、禮儀學(xué)等;財(cái)務(wù)會計(jì)知識，包括會計(jì)學(xué)、財(cái)務(wù)報(bào)表等;其他科學(xué)知識，主要是行為學(xué)、預(yù)測學(xué)、咨詢學(xué)、倫理學(xué)、編輯學(xué)、傳播學(xué)、文學(xué)藝術(shù)等。

(2)辦公能力要求

作為辦公室的主要人員，主要應(yīng)具備以下一些能力：

①良好的寫作能力。寫作能力是辦公室工作人員的基本功。辦公室需要經(jīng)常撰寫各種文稿，很多單位招聘秘書的要求之一就是會寫文稿及進(jìn)行文件處理二秘書在起草文件時(shí)應(yīng)突出重點(diǎn)，觀點(diǎn)鮮明，邏輯、層次清晰;公文處理要快速及時(shí)，避免出現(xiàn)起草文件事無巨細(xì)，輕重不分，詞不達(dá)意的情況。這就要求每個(gè)工作人員不僅應(yīng)具備一般的寫作能力和寫作技巧，而且應(yīng)熟知各種應(yīng)用文體的寫作。

②口頭表達(dá)能力?？陬^表達(dá)能力就是如何運(yùn)用口頭語言表達(dá)思維的能力。辦公室工作人員雖然很少去演說，但卻要經(jīng)常說話：上傳下達(dá)要說話，匯報(bào)情況要說話，接待來訪要說話，打電話要說話。說話機(jī)會如此之多，就須講究說話藝術(shù)，一要清楚明白，二要注意分寸，三要生動(dòng)活潑，四要反應(yīng)敏捷。

③辦事能力。能辦事是辦公室人員的優(yōu)勢所在，這主要表現(xiàn)在善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系上：一是與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)。辦公室人員要熟悉和了解領(lǐng)導(dǎo)的性格、習(xí)慣、工作方法，自覺地站在領(lǐng)導(dǎo)的立場去思考和處理問題。辦公室人員辦事，不能超越領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)范圍，更不能違背領(lǐng)導(dǎo)的意圖。二是領(lǐng)導(dǎo)與群眾關(guān)系的協(xié)調(diào)。辦公室人員是溝通領(lǐng)導(dǎo)與群眾聯(lián)系的橋梁，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系是辦公室職責(zé)所在。三是職能部門之間的協(xié)調(diào)。辦公室人員應(yīng)及時(shí)地向各個(gè)部門傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意見，協(xié)調(diào)好各職能部門工作。此外，在某些場合辦公室要代表單位進(jìn)行內(nèi)外關(guān)系協(xié)調(diào)，這要求辦公室人員要有公關(guān)意識，善于樹立良好的組織形象。

④熟練使用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力。隨著以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代辦公設(shè)備大量進(jìn)入辦公室，辦公室工作人員的思維方式、行為方式(主要是工作、學(xué)習(xí)方式)和自身素質(zhì)首當(dāng)其沖地受到現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的沖擊和挑戰(zhàn)，這突出表現(xiàn)在信息技術(shù)所帶來的閱讀方式、寫作方式、通訊方式和信息查找等方面的重大變革上和辦公現(xiàn)代化設(shè)備的充分運(yùn)用上。所有這一切變化，都要求我們辦公室人員必須具備熟練使用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力。

⑤敏銳的分析判斷能力。辦公室人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，還需要有敏銳的思維和善于發(fā)現(xiàn)問題的能力，靈敏的信息嗅覺和較強(qiáng)的洞察、判斷能力。主要善于綜合分析，善于在錯(cuò)綜復(fù)雜的情況下抓住問題的關(guān)鍵，并為領(lǐng)導(dǎo)找出解決矛盾、問題的途徑。

⑥社交能力。辦公室工作人員在日常工作中要接觸許多人，應(yīng)付許多交往活動(dòng)，待人接物是辦公室工作的重要組成部分。因此，辦公室工作人員需要了解人際交往的特點(diǎn)，克服人際交往的心理障礙，掌握人際交往的原則和方法。這樣，才能處理好同各個(gè)方面的關(guān)系，建立起和諧融洽的工作環(huán)境。

另外，辦公室工作人員還應(yīng)該具備良好的心理素質(zhì)，較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力、調(diào)研能力等。

以上就是小編對于辦公室管理的根本特征問題和相關(guān)問題的解答了，如有疑問，可撥打網(wǎng)站上的電話，或添加微信。