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如何改進(jìn)工作流程（如何改進(jìn)工作流程提高工作效率）

發(fā)布時間：2023-04-03 15:32:04 稿源：創(chuàng)意嶺閱讀： 85 當(dāng)前文章關(guān)鍵詞排名出租

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本文目錄:

1、如何改進(jìn)工作方法，提升工作效率
2、如何改善企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，提高作業(yè)水平？
3、如何落實工作流程，說出明確的做法
4、如何把工作流程化？三步走

如何改進(jìn)工作流程（如何改進(jìn)工作流程提高工作效率）

一、如何改進(jìn)工作方法，提升工作效率

1、了解自己的時間分配，找出浪費的原因，分析如何解決這個時間的浪費問題；

2、建立和強(qiáng)化時間概念，利用日程表記錄每天的工作內(nèi)容，要時刻清楚，這小時我干什么？

工作統(tǒng)籌能力不足。

這個能力的提高，是跟新人類在職場的時間的長短成正比的。這個能力的缺失使得新人類無法合理安排自己的工作，不能夠按照事情的輕重緩急、進(jìn)行合理的安排工作，往往導(dǎo)致一個任務(wù)沒有完成，因為上司催促另一個任務(wù)，而放棄原來的任務(wù)趕緊完成上司的緊急任務(wù)，等上司的緊急任務(wù)完成了，自己第一個做的任務(wù)卻因為時間長，又不得不重新清理思路導(dǎo)致時間的浪費。

針對工作統(tǒng)籌能力的提高，需要從以下幾個方面著手處理。

1、先把已經(jīng)確定時間的任務(wù)羅列出來，并根據(jù)已確定時間間隔安排其他工作；

2、逐步培養(yǎng)自己的日程安排能力，根據(jù)自己的喜好，將相應(yīng)的任務(wù)安排在合適的時間段里；

3、相似的工作排在一起，盡量減少主觀思維上的變化；

4、工作不要排的太滿，始終給自己保留一定的彈性時間。

任務(wù)分解能力不足。

有些復(fù)雜的工作，工作多年的好手，會仔細(xì)的把這個復(fù)雜的工作進(jìn)行拆解，并逐步分類，以各個完成。然而新人類并不具備任務(wù)分解的能力，這導(dǎo)致了缺乏思路無從下手，越想越繁雜，無法很好的系統(tǒng)的完成該項工作。

對于任務(wù)分解能力上的不足，這需要新人類時刻保有項目管理的概念，不論事情巨細(xì)大小，一律按照項目案來處理，抓到問題就分解，按類別來逐步逐步完成自己的工作，形成自己的任務(wù)分解能力。

實際上，這些能力具備了，新人類也步入了老人類的行列了。如果此時你問他的話，他也會象上面那樣回答這個時間問題了。

二、如何改善企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，提高作業(yè)水平？

CRM系統(tǒng)把復(fù)雜問題簡單化、簡單問題流程化、流程問題標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)問題信息化，幫助企業(yè)把復(fù)雜的流程變簡單，從而提升效率。

CRM系統(tǒng)即可以幫助企業(yè)主在客戶管理層面提高客戶價值、提升客戶滿意度、提高客戶持續(xù)購買力、提高客戶忠誠度；在銷售管理層面縮短銷售周期、尋找到新的市場化渠道、增加銷售收入并有效降低成本；也可以幫助銷售人員實現(xiàn)自我管理，輔助其養(yǎng)成提高效能的銷售工作習(xí)慣，從而提升自身價值；特別是可以幫助企業(yè)把復(fù)雜的流程變簡單，從而提升效率。其詳細(xì)體現(xiàn)出來在于以下方面：

1、客戶管理化繁為簡，提升贏單率

銷售代表業(yè)務(wù)繁忙、客戶眾多，總需要花費大量時間管理客戶數(shù)據(jù)，并且回答客戶問題、與客戶商討合作細(xì)節(jié)等一些必須與客戶直接接觸的工作。他們需要以最快的速度了解公司目前的銷售方案，促銷計劃甚至對手的動態(tài)等，以應(yīng)對客戶的疑問。因此，如何簡化見到客戶之前的前期工作便成了當(dāng)務(wù)之急。

CRM系統(tǒng)讓繁雜的工作變得簡單，CRM系統(tǒng)能夠為銷售代表提供全方位的客戶信息管理。使用者可在一個界面中查看到一個客戶的所有的信息，包括客戶基礎(chǔ)資料、商機(jī)信息、交易明細(xì)以及同這個客戶的往來郵件等等。有效的簡化了見到客戶之前的前期工作。

2、多維度智能數(shù)據(jù)分析，提升客戶體驗

銷售工作中會產(chǎn)生大量的工作記錄，如：周報、月報、季報。一則方便上級閱覽，二則了解自己的工作績效，分析自己聯(lián)系的客戶等。如此多的數(shù)據(jù)可通過CRM提供的可視化的客戶分析、經(jīng)營分析、商機(jī)分析等進(jìn)行多維度的數(shù)據(jù)分析。

CRM系統(tǒng)一方面讓管理者能夠全面了解業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況、監(jiān)控執(zhí)行效果，為新的決策提供依據(jù)。另一方面可以幫助銷售人員快速、高效地對客戶潛在需求進(jìn)行反應(yīng)，提升客戶體驗，提高客戶滿意度和忠誠度。

3、信息資源共享，提升銷售業(yè)績

在整個銷售過程中，銷售人員需要與管理層、各部門進(jìn)行反復(fù)溝通，有時甚至需要對結(jié)款、折扣等進(jìn)行層層審批，這樣無形中增加了業(yè)務(wù)周期。

CRM系統(tǒng)的出現(xiàn)能夠幫助銷售人員通過各種信息溝通工具對整個銷售過程做實時了解，同時管理者也可通過CRM系統(tǒng)即時掌握銷售人員的工作計劃安排和實際的工作情況。CRM系統(tǒng)還提供了一個信息共享平臺，使得企業(yè)各部門能夠輕松解決數(shù)據(jù)共享問題。

三、如何落實工作流程，說出明確的做法

分析流程制度在企業(yè)運(yùn)行中存在的種種問題,我們必須從多個層面進(jìn)行觀察和分析,而改進(jìn)措施大致有如下幾點.

一是要形成執(zhí)行流程制度的文化.在一個重視流程制度的企業(yè)中,照章辦事將會深深地印在每個員工的腦袋中.但照章辦事的文化短時間內(nèi)在中國企業(yè)靠員工自覺形成的可能性不大,是要靠長期的公司宣傳、甚至老板親自力行才能慢慢成為文化.

聯(lián)想能有今天的輝煌與柳傳志重視按流程制度辦事不無關(guān)系,他曾在公司強(qiáng)調(diào)：“員工做事,有流程制度的一定要按流程制度辦事；流程制度有問題,那就先按流程制度辦事,然后提出改進(jìn)建議；沒有流程制度,先按公司文化要求辦,然后提出建設(shè)流程制度的建議.”

二是各級領(lǐng)導(dǎo)對流程建設(shè)應(yīng)足夠重視.有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為接見重要客戶、制定戰(zhàn)略規(guī)劃和目標(biāo)、重大投資決策等工作是自己的職責(zé),流程建立、制度優(yōu)化無關(guān)大局,是流程管理人員的事情,你們自己搗鼓就行了,這種現(xiàn)象在企業(yè)中是非常普遍的.

企業(yè)流程制度就象一個國家的法律制度,它規(guī)定了企業(yè)人員業(yè)務(wù)工作要共同遵守的準(zhǔn)則,流程建立之時,是企業(yè)各職能部門、各崗位職責(zé)的再分配,是各角色接口關(guān)系的再明確,也是權(quán)力的再分配過程,在一些關(guān)鍵職責(zé)分配上,如果各級領(lǐng)導(dǎo)不點頭,下面人員往往是議而不決、往往是爭得面紅耳赤而沒有結(jié)果；再者,在新的流程制度推行時,由于領(lǐng)導(dǎo)不重視,下面人員往往由于慣性而不去遵守、甚至抵制.因此,在新流程體系建立與推行過程中,需要各級領(lǐng)導(dǎo)尤其是高級領(lǐng)導(dǎo)人在一些關(guān)鍵里程碑點進(jìn)行表態(tài).

三是不能為認(rèn)證而認(rèn)證.近年來,我們開始重視管理體系的認(rèn)證,這些體系認(rèn)證,無疑對企業(yè)管理改進(jìn)指明了道路.但是,有些企業(yè)對認(rèn)證的做法已經(jīng)變了味,“為認(rèn)證而認(rèn)證,為拿證而拿證,為獎勵而認(rèn)證”成了一些企業(yè)認(rèn)證的初衷,最終會導(dǎo)致為認(rèn)證而制訂的管理流程形同虛設(shè).

四、如何把工作流程化？三步走

三步走：

首先要界定好目標(biāo)是什么，要得到什么結(jié)果。拿到一個任務(wù)，先確定目標(biāo)，以終為始，確保目標(biāo)不偏離。

然后基于總體目標(biāo)，利用MECE原則（相互獨立，完全窮盡），拆解成一個個小目標(biāo)、小節(jié)點，分析每個節(jié)點需要的資源和溝通工作等，逐一完成。

梳理出影響目標(biāo)的關(guān)鍵指標(biāo)，并將關(guān)鍵指標(biāo)拆解。某些特定指標(biāo)是可以用公式化的形式串聯(lián)起來，這樣有助于進(jìn)行數(shù)據(jù)監(jiān)控和流程優(yōu)化。

或許我們并不一定能夠精確搜集到部分?jǐn)?shù)據(jù)，但是我們能夠由此挖掘到更為可控的關(guān)鍵指標(biāo)，從而聚焦力量進(jìn)行優(yōu)化，讓整體目標(biāo)趨于接近。

在確定了整個流程的關(guān)鍵節(jié)點后，如果還能夠挖掘到關(guān)鍵節(jié)點中可以撬動的杠桿，就能快速放大效果。

為什么要找到杠桿，源于項目的預(yù)算有限或者是創(chuàng)業(yè)型公司資源緊張等情況。

找到杠桿意味著可以通過一個支點去快速破局，破局點的關(guān)鍵在于，對合作雙方而言，能夠為對方提供什么有價值的東西，以實現(xiàn)雙贏。

小結(jié)：要把工作流程化，可以分三步走：先梳理核心目標(biāo)，基于核心目標(biāo)進(jìn)行關(guān)鍵指標(biāo)的拆解，找到能夠撬動流程中的關(guān)鍵指標(biāo)的杠桿，從而讓工作更為穩(wěn)定可控，高效開展。

參考文獻(xiàn)：《持續(xù)增長》[1]朱少鋒.持續(xù)增長：從零搭建企業(yè)新媒體運(yùn)營體系[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社,2019:212-216.

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